Laserfiche Cloud es un sistema de gestión de documentos en línea, que le permite cargar, ver y trabajar con su contenido mediante una interfaz web optimizada. Con Laserfiche Cloud, puedes acceder a tu contenido dondequiera que vayas, ya sea desde un ordenador o desde un dispositivo móvil. Laserfiche Cloud también le proporciona herramientas para garantizar que sus datos estén seguros.
Con Laserfiche Cloud, tiene muchas opciones para capturar su contenido, ya sea que esté archivando documentos en papel o almacenando archivos desde su computadora. Al capturar documentos(ya sean documentos físicos escaneados o archivos electrónicos), también puede capturar información sobre esos documentos para su referencia posterior.
Laserfiche Cloud ofrece muchas maneras de capturar información, lo que le permite almacenar rápidamente toda la información que su organización necesita en un solo lugar, dondequiera que se encuentre.
Laserfiche Cloud le proporciona muchas herramientas para localizar rápidamente exactamente la información que necesita. Cuenta con un sistema de estructura de carpetas familiar e intuitivo que le permite organizar sus documentos de la mejor manera para su organización. Además, Laserfiche incluye potentes herramientas de búsqueda para ayudarle a identificar el documento que necesita. Puede realizar una búsqueda rápida para encontrar fácilmente documentos sin configuración adicional, o puede realizar una búsqueda avanzada para aprovechar las muchas opciones de búsqueda para ajustar su búsqueda. Una vez que haya localizado un documento, también puede buscar dentro de ese documento y saltar directamente a la sección que necesita.
Las vistas de acceso rápido le permiten encontrar documentos y carpetas relevantes sin necesidad de realizar una búsqueda. La vista de acceso rápido Starred muestra todos los documentos que ha marcado con una estrella, lo que le permite encontrarlos de nuevo fácilmente. También puede ver una lista de todos los documentos que ha abierto recientemente y todos los documentos que está utilizando actualmente. Además, los administradores de registros pueden encontrar rápidamente documentos listos para ciertas acciones de administración de registros.
Una vez que haya almacenado documentos en Laserfiche Cloud, la interfaz web proporciona muchas maneras de trabajar con ellos. Puede abrir y trabajar con archivos electrónicos (como hojas de cálculo o documentos de Word) en sus aplicaciones nativas. También puede ver documentos con imágenes impresas escaneadas o instantáneas directamente en Laserfiche Cloud.
Además, Laserfiche Cloud le ofrece muchas herramientas para trabajar con documentos. Las anotaciones le permiten agregar información a las páginas del documento, como redacciones para ocultar información confidencial o notas adhesivas y cuadros de texto para tomar notas para futuras referencias. Los metadatos le permiten capturar información adicional sobre el documento, organizar sus documentos y facilitar su búsqueda. Por ejemplo, puede usar un campo para almacenar información como el nombre de un cliente o un tipo de documento, o una etiqueta para categorizar el documento. A continuación, puede buscar en esta información para localizarlos rápidamente en el futuro. Para asegurarse de que la información sobre un documento nunca se pierde, puede habilitar el seguimiento de versiones, que guardará un historial de los cambios del documento para futuras referencias y le permitirá volver a una versión anterior si necesita deshacer un cambio.
El complemento Laserfiche Office también le permite trabajar fácilmente con documentos de Microsoft Office directamente en la aplicación de Office correspondiente mientras sigue aprovechando las características de Laserfiche, como metadatos y tokens. Al trabajar con documentos de Office, los documentos se desprotegerán automáticamente cuando comience a editar para asegurarse de que varios usuarios no causen ediciones en conflicto.
Las funciones de administración de registros de Laserfiche le permiten procesar registros y grabar carpetas según un ciclo de vida, a través de la creación, recuperación, almacenamiento y disposición. Los administradores de registros pueden definir planes de archivos y configurar reglas de retención específicas de su organización y, a continuación, ver las propiedades y la información de estado de registros individuales y carpetas de registros en la pestaña Registros del Panel de metadatos. Puede acceder a esta información en el Explorador de carpetas o al ver un registro en el Visor de documentos. El cronograma del ciclo de vida muestra el historial y la elegibilidad de disposición del registro, y las acciones elegibles, como el límite, la transferencia, la adhesión y la destrucción, se pueden realizar directamente en la línea de tiempo. Los administradores de registros pueden generar rápidamente informes de registros actualmente elegibles para el corte, disposición y revisión de registros vitales a través de la lista de acceso rápido de Administración de registros. Las acciones de disposición se pueden realizar directamente desde el informe.
Garantizar que su información esté segura es una parte vital de la gestión de documentos. Laserfiche ofrece muchas maneras de proteger su contenido. Los derechos de acceso de entrada le permiten determinar exactamente qué usuarios tienen los derechos para realizar qué acciones en documentos y carpetas específicos. Los privilegios conceden o restringen la capacidad de realizar ciertas tareas en todo el repositorio. Los derechos de campo y plantilla le proporcionan un control más específico sobre quién puede ver qué metadatos de un documento. Además, las etiquetas de seguridad le permiten restringir el acceso a documentos documento por documento, y las redacciones le permiten restringir el acceso a la información sobre partes específicas de las páginas de documentos.
La Audit Trail le permite realizar un seguimiento de las actividades realizadas en un repositorio de Laserfiche y generar informes de esas actividades. En combinación con otros aspectos del sistema Laserfiche, la Audit Trail no solo ayuda a mostrar el cumplimiento de las regulaciones legales, sino que también contribuye a la seguridad del repositorio Laserfiche. La Audit Trail de Laserfiche le ofrece un control preciso sobre cómo se configuran las opciones de Audit Trail, lo que le permite auditar por usuario o grupo y auditar intentos exitosos y fallidos de realizar una acción. También puede especificar que ciertos tipos de acciones (como la eliminación o exportación de documentos) requieran que los usuarios proporcionen un motivo. Una vez que haya seleccionado eventos para auditar, puede ver, filtrar y exportar información de Audit Trail en Informes de Audit Trail. Puede crear informes para analizar datos de Audit Trail, ver la información como un gráfico, filtrarla para incluir solo la información relevante para usted y exportar los datos para su uso en programas de hoja de cálculo como Microsoft Excel.
Laserfiche le ofrece muchas maneras de integrarse con otras aplicaciones. Además del complemento de Office, Laserfiche Cloud incluye integraciones nativas con Laser App y DocuSign. La integración de la Laser App le permite capturar formularios de Laser App y almacenarlos directamente en Laserfiche. La integración de DocuSign le permite solicitar firmas en sus documentos.
Además de estas integraciones, Laserfiche Cloud incluye Laserfiche Connector, que le permite integrarse con la mayoría de las aplicaciones de línea de negocio sin necesidad de codificación o experiencia técnica especializada. Con Laserfiche Connector, puede capturar información de aplicaciones de terceros, iniciar directamente una búsqueda de Laserfiche basada en información en esas aplicaciones, o abrir rápidamente documentos relevantes y actualizar sus metadatos.