Está viendo un tema de ayuda de Laserfiche Cloud. Si no está utilizando Laserfiche Cloud, consulte la Guía del usuario de Laserfiche o la Guía de administración de Laserfiche.Concepto de ciclo de vida
La gestión de registros gira en torno al concepto de un ciclo de vida de registro y la idea de que el uso de un registro puede cambiar con el tiempo. Normalmente, se utiliza un registro (es decir, está activo) cuando se está llevando a cabo el proyecto, evento o actividades descritos por él. La importancia de un registro en términos de uso diario es a menudo inversamente proporcional a su edad, porque a medida que pasa el tiempo, el registro se necesita cada vez con menos frecuencia.
Hay varios pasos o etapas principales que abarcan el ciclo de vida de la gestión de registros:
- Corte:(Acción) En Laserfiche, el corte indica el comienzo de la retención de un registro. El registro se convierte en de solo lectura y se considera inactivo en el sistema.
- Retención: Una vez que se corta el registro, comienza su período de retención (es decir, etapa inactiva). La cantidad de tiempo que un registro se mantendrá en retención depende de las leyes y regulaciones que su organización debe seguir. Los períodos de retención pueden variar dependiendo del tipo de registro que se retenga. La retención dictada para sus registros se traduce en Laserfiche en forma de un programa de retención; esto incluye cualquier transferencia provisional y el tipo de disposición final. Las siguientes acciones se pueden realizar registros mientras se está retencionando:
- Transferencias provisionales
- Disposición final
- Disposición final:(Acción) Al final de la retención, los registros pueden someterse a uno de los siguientes métodos de disposición final:
- Destrucción: Los registros se purgan del sistema.
- Adhesión: Los registros se envían a una organización de archivo para su conservación continua.
- Ninguno: No hay disposición. Los registros se mantienen indefinidamente.