) en el historial de versiones. En el cuadro de diálogo Importar nueva versión, haga clic en Cargar y busque un archivo para importar. Haga clic en Aceptar. El archivo se cargará y guardará como la última versión del documento.Las versiones son un tipo de metadatos en Laserfiche que proporcionan una manera de guardar los cambios en un documento sin sobrescribir el documento o perder el historial de ese documento. Cuando el control de versiones está habilitado en un documento, las modificaciones del documento se guardarán como nuevas versiones, con versiones anteriores del documento también conservadas en el historial de documentos. Por ejemplo, si abre un documento que está bajo control de versiones y cambia el valor en un campo y, a continuación, guarda los cambios, se crearía una nueva versión con la nueva información de campo. Lo mismo ocurre con otros cambios, como modificaciones en páginas, archivos electrónicos, anotaciones, plantillas o campos.
Las versiones anteriores de un documento se guardan en el historial de versiones del documento. Esto le permite conservar y revisar versiones anteriores de un documento, comparar las diferencias entre dos versiones o volver a una versión anterior si desea descartar los cambios. También puede copiar una versión antigua y pegarla como un documento nuevo, o exportarla a su escritorio.
También puede guardar comentarios en versiones individuales de un documento. Por ejemplo, podría usar un comentario para resumir los cambios realizados en un documento. Estos comentarios se pueden buscar más adelante.
Cuando un documento está bajo control de versiones, la mayoría de las partes de ese documento se guardarán en el historial de versiones cuando se modifiquen. Por ejemplo, si cambia las páginas de imagen de un documento que está bajo control de versiones, las páginas originales se almacenarán intactas en el historial de versiones para futuras referencias. Todas las siguientes propiedades de una versión se guardan en el historial de versiones: páginas de imagen, páginas de texto, archivos electrónicos, anotaciones, plantillas y campos. Sin embargo, algunas propiedades no se pueden guardar en el historial de versiones: el nombre del documento, la ubicación en el repositorio, la configuración de seguridad, las etiquetas y la información del vínculo.
Para iniciar el seguimiento de las versiones de un documento, deberá habilitar el control de versiones para el documento.
Hay dos maneras de habilitar el control de versiones: mediante el seguimiento de versiones en documentos individuales o mediante la configuración de una carpeta para colocar automáticamente todos los documentos nuevos contenidos en ella bajo control de versiones.
Una vez que un documento está bajo control de versiones, puede revisar información sobre las versiones del documento, abrir versiones anteriores, ver o modificar comentarios de versión, comparar versiones, revertir a versiones anteriores, eliminar versiones y exportar versiones. Además, puede buscar documentos en función de la información sobre sus versiones.
Nota: Una vez que se ha habilitado el control de versiones para un documento, no se puede deshabilitar.
Una vez que haya habilitado el control de versiones en un documento, los cambios que realice en ese documento se guardarán como nuevas versiones del documento. Se le pedirá que establezca un comentario sobre la nueva versión.
Si realiza cambios en las páginas de un documento (como agregar o quitar páginas, o reemplazar una página por otra), en el texto del documento, en anotaciones aplicadas a las páginas del documento o en los metadatos del documento, los cambios se guardarán como una nueva versión tan pronto como suelte el bloqueo en el documento. (Esto sucederá cuando guarde y cierre el documento para documentos que no están desprotegido, o cuando se registra el documento si está desprotegido.)
Si realiza cambios en un archivo electrónico de Microsoft Office (como un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel) mediante la integración de Laserfiche Office, puede elegir guardar los cambios como una nueva versión mediante el comando Guardar en Laserfiche y seleccionar como una nueva versión. También se le pedirá que guarde el documento en Laserfiche cuando cierre la aplicación de Office y puede elegir Guardar como una nueva versión en ese momento.
Si realiza cambios en otros tipos de archivos electrónicos, se le pedirá que guarde el documento en Laserfiche cuando registre el documento.
Al ver el historial de versiones de un documento, se mostrarán todas las versiones del documento, incluida la información sobre esas versiones. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, puede ver versiones anteriores, comparar versiones, modificar comentarios de versión, cargar una nueva versión de archivos en el equipo, volver a una versión anterior del documento, eliminar versiones, exportar versiones, copiar versiones y firmar digitalmente versiones.
Puede ver el historial de versiones seleccionando un documento en el Navegador de carpetas o abrir un documento en el Visor de documentos. Seleccione la pestaña Metadatos y haga clic en el número de versión en Versiones. Se abrirá el historial de versiones. (Si no hay ningún número de versión, y en su lugar Se muestran las versiones de seguimiento de inicio, el documento aún no está bajo control de versiones.) Puede ver la fecha en que se creó la versión, el usuario que la creó, los comentarios que se guardaron con la versión y qué partes del documento cambiaron cuando se guardó esta versión.
Puede abrir cualquier versión de un documento desde el historial de versiones. Esto le permite revisar el contenido de la versión, incluyendo cualquier archivo electrónico, página de imagen, metadatos o información de anotación en la versión.
Las versiones abiertas desde el historial de versiones son de solo lectura y no se pueden modificar. Para modificar la versión más reciente, puede abrirla desde el explorador de carpetas y realizar los cambios. Las versiones anteriores no se pueden modificar. Si desea modificar una versión anterior y guardarla como una nueva versión, primero vuelva a esa versión y, a continuación, realice los cambios en la nueva versión más reciente. Si desea modificar una versión anterior y guardarla como un documento, primero copie la versión y péguela como un documento nuevo y, a continuación, modifique ese nuevo documento.
Para ver una versión determinada, seleccione un documento en el Navegador de carpetas o abra un documento en el Visor de documentos. Seleccione la pestaña Metadatos y haga clic en el número de versión en Versiones. Se abrirá el historial de versiones. Haga clic en el número de versión correspondiente a la versión que desea abrir. También puede seleccionar la versión, haga clic en Más... y, a continuación, seleccione Abrir páginas, Abrir archivo electrónico o Abrir plantilla y campos .
Puede realizar una variedad de acciones en versiones en el historial de versiones.
Para realizar cualquiera de estas acciones, seleccione un documento en el Navegador de carpetas o abra un documento en el Visor de documentos. Seleccione la pestaña Metadatos y haga clic en el número de versión en Versiones. Se abrirá el historial de versiones. Seleccione la versión en la que desea realizar una acción (o dos versiones, si va a compararlas) y haga clic en el botón Más... para seleccionar la acción que desea realizar.
Puede comparar dos versiones de un documento para determinar qué elementos del documento se han modificado. El cuadro de diálogo Comparar versión indica si se han realizado cambios en el archivo electrónico, las páginas, el texto, las anotaciones y los metadatos de un documento. (Si selecciona un solo documento, se comparará con la versión más reciente.)
Al trabajar con un documento bajo control de versiones, es posible que desee revertir el documento a una versión anterior. Al revertir un documento, seleccione una versión de destino a la que volver. El proceso de reversión crea una nueva versión y modifica su contenido para que coincida con el de la versión de destino. Se conservan todas las versiones intermedias entre el destino y la versión más reciente. Revertir un documento le permite eliminar rápidamente los cambios no deseados de un documento sin perder el historial completo de información sobre esos cambios.
Cuando se revierte un documento, los comentarios de versión de la nueva versión tendrán en cuenta que el documento se revirtió y qué versión se usó como destino de reversión.
La eliminación de una versión eliminará permanentemente esa versión del historial de versiones. La eliminación de una versión no tendrá ningún efecto en las versiones posteriores. Una vez eliminada una versión, no podrá abrir o revisar la versión, compararla con otra versión o volver a ella. Ya no aparecerá en el historial de versiones, pero la numeración del historial de versiones seguirá siendo la misma. Por ejemplo, si elimina la versión 3 de un documento, la numeración de versiones en el historial aparecerá como "1, 2, 4, 5."
No puede eliminar la versión más reciente de un documento. Si desea quitar la versión más reciente de un documento y volver a una versión anterior, puede volver a la versión a la que desea volver y, a continuación, eliminar las versiones intermedias.
Nota:Las versiones se eliminan de forma inmediata y permanente, y no van a la papelera de reciclaje. No se puede restaurar una versión eliminada.
Puede exportar cualquier versión de un documento desde su historial de versiones. Esto seguirá la configuración de exportación estándar.
Puede importar un archivo desde el equipo como una nueva versión de un documento existente. Esto hará que el archivo sea la versión más reciente del documento. Si el archivo es un documento electrónico, reemplazará la parte del archivo electrónico existente del documento en la nueva versión; si el archivo es una imagen, reemplazará las páginas del documento en la nueva versión.
Para cargar un archivo como una nueva versión, haga clic en el botón Cargar () en el historial de versiones. En el cuadro de diálogo Importar nueva versión, haga clic en Cargar y busque un archivo para importar. Haga clic en Aceptar. El archivo se cargará y guardará como la última versión del documento.