).Los filtros de búsqueda le permiten crear búsquedas detalladas que localizarán entradas basadas en los filtros de búsqueda específicos.
Al realizar una búsqueda mediante un filtro de búsqueda, puede seleccionar exactamente en qué criterios desea buscar. Si busca en varios criterios, los documentos solo se devolverán si cumplen todos los criterios.
Para realizar una búsqueda con filtros de búsqueda, haga clic en Filtros de búsqueda junto a la barra de búsqueda en la parte superior del Navegador de carpetas. Aparecerá el panel Filtros de búsqueda. Los filtros de búsqueda más comunes se mostrarán de forma predeterminada, y puede hacer clic en Agregar filtro para seleccionar búsquedas adicionales. Para agregar un filtro de búsqueda de Administración de registros, haga clic en Agregar filtro y, a continuación, seleccione el filtro de búsqueda Administración de registros que desea agregar. Rellene los términos de búsqueda en los que desea buscar y haga clic en Buscar o haga clic en Restablecer para desactivar el cuadro de diálogo Filtros de búsqueda.
Consejo:Si desea ver la sintaxis de búsqueda de la búsqueda que está realizando, puede seleccionar el botón Más acciones y, a continuación, seleccionar Ver sintaxis de búsqueda. Esta es una forma útil de aprender a crear una búsqueda de sintaxis de búsqueda. También puede copiar la sintaxis de este cuadro y pegarla en la opción de búsqueda de sintaxis de búsqueda y, a continuación, ajustarla sin tener que escribir la sintaxis desde cero.
Una vez que haya configurado el filtro de búsqueda, puede hacer clic en Guardar en la esquina inferior izquierda del panel Filtros de búsqueda. Esto guardará la búsqueda para que pueda ejecutarla rápidamente más tarde. En el cuadro de diálogo Guardar búsqueda, puede seleccionar Guardar como una nueva búsqueda y escribir un nombre para guardarlo, o seleccionar Reemplazar una búsqueda existente para seleccionar una búsqueda que ya haya guardado y reemplazarla por la búsqueda actual. Haga clic en Aceptar para guardar labúsqueda.
Una vez que haya guardado una búsqueda, puede cargarla abriendo el panel Filtros de búsqueda y haciendo clic en Búsquedas guardadas. Seleccione una búsqueda para cargarla y, a continuación, haga clic en Buscar para ejecutar esa búsqueda.
Las búsquedas guardadas son específicas de un usuario determinado. Las búsquedas que cree no se mostrarán para otros usuarios.
También puede eliminar una búsqueda guardada seleccionándola y haciendo clic en el botón Eliminar ().
Consejo:Si crea una búsqueda de fecha en la que el valor de búsqueda es un marco de tiempo relativo, como "en los últimos 5 días", la búsqueda se actualizará automáticamente cada vez que la ejecute. Esto le permite realizar rápidamente estas búsquedas sin tener que volver a configurar el intervalo de fechas cada vez.
Al realizar búsquedas con filtros de búsqueda, puede utilizar búsquedas guardadas anteriores. Además, puede crear nuevos filtros de búsqueda.
Cómo crear un filtro de búsqueda personalizado
Cómo agregar o eliminar filtros de búsqueda:
Los siguientes filtros de búsqueda están disponibles en el panel Filtros de búsqueda. (Véase Filtros de búsqueda de Administración de registros, a continuación, para obtener información sobre las búsquedas de administración de registros.)
El filtro de búsqueda Anotación le permite buscar documentos que contengan un término de búsqueda determinado en nombre desello, texto de llamada, texto de nota adhesiva, texto del cuadro de texto o en el comentario de cualquier tipo de anotación.
El filtro Búsqueda de fecha le permite buscar documentos o carpetas creados y/o modificados en un día determinado o en un intervalo de fechas determinado. Puede buscar documentos Ultima modificación, Creado o Creado o modificado por última vez en cualquiera de los siguientes períodos de tiempo:En una fecha determinada, Antes o Después de una fecha determinada, o Entre dos fechas. También puede seleccionar En el pasado y especificar un número de días, semanas, meses o años. Este filtro de búsqueda se utiliza normalmente junto con otras búsquedas, para limitar el número de resultados.
El filtro Búsqueda de campos le permite buscar en función de una plantilla o valores de campo. Hay tres formas de usar el filtro de búsqueda de campos: puede especificar una plantilla y buscar todos los documentos o carpetas con esa plantilla, puede especificar una plantilla y proporcionar valores de campo y buscar todos los documentos o carpetas con esa plantilla y con esos valores de campo, o puede especificar uno o más campos sin especificar una plantilla y buscar documentos o carpetas que contengan los valores de campo proporcionados , independientemente de la plantilla.
Para buscar todos los documentos con una plantilla determinada, abra el menú desplegable Elegir plantilla y seleccione una plantilla. Los documentos con esa plantilla se devolverán, independientemente de sus valores de campo.
Para buscar documentos con una plantilla determinada y un valor o valores de campo determinados, abra el menú desplegable Elegir plantilla y seleccione una plantilla y, a continuación, rellene los términos de búsqueda en uno o varios campos de esa plantilla. Se devolverán los documentos con esa plantilla y esos valores de campo concretos.
Para buscar documentos con un campo y valores de campo concretos, haga clic en Elegir campos y seleccione uno o varios campos y, a continuación, rellene los términos de búsqueda en el campo o campos. Los documentos con esos valores de campo se devolverán, independientemente de su plantilla.
El filtro de búsqueda Palabras clave recopila varias búsquedas de palabras clave en una sola búsqueda. Escriba los términos de búsqueda en la opción de búsqueda Palabras clave y seleccione una o varias de las siguientes búsquedas:Texto del documento , Todos los campos ,Nombres de entrada y/o Texto de anotación.
El filtro de búsqueda Vincular le permite buscar documentos o carpetas que están vinculados a otro documento o carpeta mediante una relación de documento determinada. Seleccione si desea buscar documentos y carpetas que usen Cualquiera o Todos los tipos de relación especificados y haga clic en Elegir relación para seleccionar una o varias relaciones en las que buscar.
El filtro Búsqueda de ubicación le permite buscar documentos y carpetas con una ubicación dentro de un radio específico de un punto de mapa y/o por descripción de ubicación. Puede especificar la distancia desde la ubicación del mapa en millas, kilómetros o metros. Para especificar una ubicación de mapa, escriba la dirección en el cuadro de dirección. Una vez que haya colocado una ubicación, puede modificarla seleccionando y arrastrando el marcador de ubicación rojo a una nueva posición. También puede buscar ubicaciones con una descripción específica en la opción Descripción de ubicación.
El filtro de búsqueda Nombre le permite buscar documentos o carpetas con un nombre de entrada o un ID de entrada determinados. (Un identificador de entrada es el identificador único de un documento, carpeta o acceso directo determinado. Se puede encontrar seleccionando la pestaña Metadatos del panel derecho en el Visor de documentos o el Navegador de carpetas. Haga clic en Mostrar avanzado para mostrar el ID de entrada.)
El filtro de búsqueda Páginas le permite buscar en función de si un documento tiene páginas de texto, cuál es su tamaño total y/o qué extensiones de archivo están asociadas con el archivo electrónico en el documento (si la hay).
Para buscar documentos en función de si tienen texto, en la opción Contiene texto en, elija Todas las páginas , Algunaspáginas o Sin páginas.
Para buscar documentos en función de su tamaño, en la opción Tiene tamaño total, elija Más que , Menos que , o Entre y, a continuación, especifique un tamaño.
Para buscar documentos basados en su extensión de archivo (o si no tienen un archivo electrónico), haga clic en Seleccionar extensiones de archivo. Elija No file (No file ) para devolver documentos sin archivo electrónico o seleccione una o varias extensiones para devolver todos los documentos con un archivo electrónico de ese tipo.
Estas opciones se pueden combinar. Por ejemplo, para buscar archivos PDF de más de 500 KB, especifique un tamaño total y, a continuación, seleccione la extensión PDF.
El filtro de búsqueda de sintaxis de búsqueda le permite combinar búsquedas de maneras más eficaces de lo que puede usar filtros de búsqueda. Puede ver la sintaxis de búsqueda para cualquier búsqueda que realice haciendo clic en Mostrar sintaxis de búsqueda, o puede construir manualmente una búsqueda de sintaxis de búsqueda seleccionando el filtro de búsqueda de sintaxis de búsqueda. Para obtener más información, consulte Sintaxis de búsqueda.
El filtro de búsqueda de etiquetas le permite buscar en función de qué etiquetas se han aplicado al documento o carpeta, o en función de los comentarios de etiqueta proporcionados cuando se aplicó la etiqueta. Puede elegir buscar entradas Con una o más , Con todas o Sin etiquetas especificadas. Haga clic en Elegir etiquetas y seleccione una o varias etiquetas para buscar.
El filtro de búsqueda de texto le permite buscar en función del texto de un documento. La búsqueda de texto solo puede recuperar documentos que tengan texto asociado a ellos. Si un documento contiene solo imágenes o un archivo electrónico que no incluye texto, no se puede localizar mediante la búsqueda de texto.
Para realizar una búsqueda de texto, escriba los términos de búsqueda en el cuadro de texto y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones. La búsqueda de términos le permite buscar una sola palabra o frase. Para buscar una frase exacta, incluya los términos de búsqueda entre comillas. Y la búsqueda le permite buscar todos los documentos que contienen dos palabras o frases especificadas. O la búsqueda le permite buscar todos los documentos que contienen al menos una de las dos palabras o frases especificadas. No buscar le permite buscar todos los documentos que contienen la primera palabra o frase especificada, pero no la segunda. Dentro de la búsqueda le permite buscar todos los documentos que contienen palabras o frases especificadas dentro de un número determinado de palabras entre sí.
El filtro de búsqueda Tipo le permite buscar en función del tipo de entrada. Puede buscar Documentos, Carpetas, Accesos directos o cualquier combinación. Este filtro de búsqueda se utiliza normalmente junto con otras búsquedas, para limitar el número de resultados.
El filtro de búsqueda de usuarios le permite buscar entradas creadas por, desprotegido por o modificado por última vez un usuario en particular. Escriba el nombre de usuario en el cuadro de búsqueda y, a continuación, seleccione Creado por, Desprotegido por y/o Last modified by. (Si selecciona más de una de estas opciones, devolverá todos los documentos que cumplan cualquiera de esos criterios.)
El filtro de búsqueda de versiones le permite buscar documentos bajo control de versiones que contengan versiones creadas por un usuario determinado, creadas durante un período de tiempo determinado y con comentarios de versión específicos. Para buscar por usuario, en la opción Creado por, escriba el nombre del usuario que creó la versión que desea localizar. Para buscar por fecha, en la opción Crear, seleccione un período de tiempo:en una fecha determinada, Antes o Después de una fecha determinada, o Entre dos fechas. También puede seleccionar En el pasado y especificar un número de días, semanas, meses o años. Para buscar por comentarios de versión, en la opción Comentarios de versión, escriba los comentarios que desea buscar. Si configura más de una de estas opciones, los documentos se devolverán solo si cumplen todos los criterios.
La búsqueda Dentro de la carpeta le permite buscar documentos o carpetas en una carpeta determinada. Puede elegir buscar en todo el repositorio, la carpeta abierta actualmente o dentro de una carpeta seleccionada. Si elige Buscar dentro de la carpeta seleccionada , puede especificar si desea devolverdocumentos dentro o no en la carpeta, y puede escribir o buscar una ruta de carpeta determinada. También puede elegir si desea incluir o no subcarpetas en la búsqueda. Para buscar en más de una carpeta, haga clic en el botón Agregar. Este filtro de búsqueda se utiliza normalmente junto con otras búsquedas, para limitar el número de resultados.
Si utiliza las funciones de administración de registros de Laserfiche, puede buscar registros en función de su estado de ciclo de vida y las propiedades de registro. Están disponibles los siguientes filtros de búsqueda de administración de registros.
El filtro de búsqueda de corte le permite buscar registros en función de su estado de corte, fecha o tipo. Para buscar por estado o fecha de corte, en la opción Fecha, seleccione un período de tiempo:Yacortado, Elegible para corte antes de una fecha determinada o Elegible para corte después de una fecha determinada. Para buscar por evento, en la opción Evento, seleccione Asignado para buscar todos los registros que tienen un evento determinado en sus instrucciones de corte (si se ha establecido o no la fecha del evento) o Establecer para buscar todos los registros que tienen un evento determinado asignado y establecido y, a continuación, haga clic en Elegir eventos para seleccionar el evento o eventos específicos que desea buscar. Para buscar por tipo de instrucción de corte, seleccione los tipos relevantes en la opción Tipo de instrucción de corte. Haga clic en Elegir instrucciones para buscar instrucciones de corte específicas para buscar. Si configura más de una de estas opciones, los registros se devolverán solo si cumplen todos los criterios.
El filtro de búsqueda Disposición le permite buscar registros en función de su tipo de disposición o estado, programación de retención o ubicación actual. Para buscar por tipo de disposición, seleccione el tipo o tipos en la opción Tipo de disposición. Para buscar en función del estado de disposición, seleccione Buscar registros que sean y, a continuación, seleccione Actualmente elegible para la disposición o seleccione Elegible desde y, a continuación, proporcione un intervalo de fechas. Haga clic en Elegir programaciones para buscar registros con una programación de retención determinada y haga clic en Elegir ubicación para buscar registros que se encuentran actualmente en una ubicación determinada. Si configura más de una de estas opciones, los registros se devolverán solo si cumplen todos los criterios.
El filtro de búsqueda De retenciones le permite buscar entradas en función de si están sujetas o no a una o más retenciones. Puede buscar todas las entradas con retenciones utilizando la opción Cualquier retención o entradas sin retenciones mediante la opción Sin retenciones. También puede seleccionar la opción Retenciones específicas y, a continuación, buscar por motivo de retención y/o por fecha de vencimiento para localizar rápidamente las retenciones relacionadas con una acción específica o las retenciones que deben revisarse.
El filtro de búsqueda Nombre de registro le permite buscar registros por nombre y filtrar por tipo de registro. Proporcione el nombre que desea buscar y, a continuación, seleccione una o varias de las series Registro , Carpeta de registros y Grabación.
El filtro de búsqueda de propiedades de la serie De registros le permite buscar registros en función de la configuración configurada para su serie de registros. Puede buscar un código de serie de registros o una descripción de la serie De registros. En la opción Autoridad de disposición, puede buscar registros sin ninguna autoridad de disposición asignadao puede seleccionar Autoridad de disposición asignada y especificar una autoridad de disposición. En la opción Registro permanente, puede Buscar registros permanentes o Buscar registros no permanentes.
El filtro de búsqueda de registros vitales le permite buscar registros en función de si se designan como registros vitales; si son registros vitales, también puede buscar por fecha de revisión y ciclo. Para buscar registros que no estén designados como vitales, seleccione Buscar registros no vitales. Para buscar registros vitales, seleccione Buscar registros vitales. A continuación, puede especificar que desea encontrar cualquier registro vital, registros vitales que se hayan revisado entre determinadas fechas o registros vitales que necesiten revisarse entre determinadas fechas. También puede buscar documentos con un ciclo de revisión determinado en la opción Con el siguiente ciclo de revisión.