Está viendo un tema de ayuda de Laserfiche Cloud. Si no está utilizando Laserfiche Cloud, consulte la Guía del usuario de Laserfiche o la Guía de administración de Laserfiche.Importar perfiles
Un perfil de importación le permite configurar un nombre, una ruta de carpeta, una plantilla y un volumen predeterminados para documentos importados de un tipo determinado. Al importar un documento, puede seleccionar el perfil de importación de la lista, en lugar de seleccionar manualmente la ruta de acceso, la plantilla, etc. Esto le permite configurar rápidamente los valores predeterminados para los tipos de documento que necesita importar con frecuencia.
También puede extraer información del nombre de archivo y utilizarla para crear dinámicamente el nombre o la ruta de acceso del documento. Por ejemplo, si los nombres de archivo de aplicación siempre contienen el nombre del solicitante, puede extraer esa sección del nombre de archivo y usarla para almacenar automáticamente el documento en una carpeta con el nombre del solicitante.
Los perfiles de importación se configuran por usuario; puede crear tantos perfiles de importación como desee sin afectar a otros usuarios. Los administradores con el privilegio Administrar configuración de repositorio también pueden aplicar perfiles de importación a grupos, incluido el grupo Todos, para poner fácilmente los perfiles a disposición de varios usuarios.
Para crear o modificar un perfil de importación en el Web Client
- Seleccione su nombre de usuario en la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione Opciones.
- Seleccione Nuevo documento.
- En la sección Importar perfiles, seleccione Agregar para crear un nuevo perfil de importación o seleccione el botón de edición (
) situado junto a un perfil de importación existente para modificarlo. - En la opción Nombre de perfil, escriba un nombre para el perfil de importación.
- Para extraer información del nombre de archivo de los archivos importados, seleccione Importar en función del nombre de archivo y, a continuación, siga estos pasos:
- En la opción Formato de nombre de archivo, especifique un nombre de token personalizado que represente el primer componente del nombre de archivo. (Los componentes de nombre de archivo están separados por el delimitador especificado en el paso 8. Para extraer todo el nombre de archivo, no especifique un delimitador.) A continuación, este token se puede usar para rellenar dinámicamente el nombre y la ruta de acceso del documento.
- Para especificar más de un componente del nombre de archivo, seleccione el botón más (
) y especifique un nombre de token personalizado que represente el segundo componente del nombre de archivo. Repita el proceso para todos los componentes del nombre de archivo. - En la opción Delimitador, especifique el delimitador que separa los componentes del nombre de archivo.
Ejemplo:Los CV se almacenan con el nombre de archivo estándar ApplicantCode -ApplicantName - Date -Resume. Un nombre de archivo de ejemplo sería "AB1234-JSmith-20140714-Resume.pdf". Para extraer el código del solicitante y el nombre del solicitante, puede especificar un delimitador de "-" y especificar dos componentes, ApplicantCode y ApplicantName. A continuación, puede usar los tokens personalizados %(ApplicantCode) y %(ApplicantName), junto con los tokens Laserfiche estándar, para crear dinámicamente una ruta de acceso de carpeta y un nombre de archivo adecuados.
- En la opción Nombre de documento, especifique el nombre de los documentos creados con este perfil de importación. Si no especifica un valor, se utilizará el nombre de archivo del archivo importado. Puede usar tokens, incluidos tokens personalizados creados en el paso 5, para asignar un nombre dinámico al documento.
- En la opción Ruta de documento, especifique la ruta de acceso de los documentos creados con este perfil de importación. Si no especifica una ruta de acceso, se utilizará la carpeta que tenga abierta en el momento de la importación. Puede usar tokens, incluidos tokens personalizados creados en el paso 5, para especificar dinámicamente una ruta de acceso. Si las carpetas que especifique aún no existen, se crearán en el momento de la importación.
- En la opción Plantilla, especifique la plantilla para los documentos creados con este perfil de importación o seleccione <Usar plantilla de carpeta principal>para utilizar automáticamente la plantilla asignada a la carpeta en la que se creará el documento. Si no desea especificar una plantilla predeterminada, seleccione Sin plantilla asignada.
- En la opción Volumen, especifique el volumen de los documentos creados con este perfil de importación o seleccione <Usar el volumen predeterminado de la carpeta principal>para utilizar automáticamente el volumen asignado a la carpeta en la que se creará el documento.
- Seleccione Aplicar a mí mismo para guardar el perfil de importación solo para usted o Aplicar al siguiente grupo para compartir el perfil de importación con un grupo determinado. Puede seleccionar el grupo Todos para compartir el perfil de importación con todos los usuarios.
Nota:Debe tener el privilegio Administrar configuración de repositorio para compartir perfiles de importación con un grupo.
- Seleccione Aceptar para guardar el perfil deimportación.
- Opcional:Para establecer el perfil de importación como el perfil de importación predeterminado para los documentos nuevos, selecciónelo en la opción Perfil predeterminado. Todavía puede elegir otro perfil manualmente en el momento de la importación. (Para seleccionar siempre un perfil manualmente, seleccione (Ninguno).)
Para crear o modificar un perfil de importación
- En el cliente de Laserfiche Windows, abra el menú Herramientas y seleccione Opciones .
- En Nuevo documento , seleccione Importar perfil.
- En la sección Importar perfil, haga clic en Agregar para crear un nuevo perfil de importación o seleccione un perfil existente y haga clic en Editar.
- En la opción Nombre, escriba un nombre para el perfil de importación.
- Para extraer información del nombre de archivo de los archivos importados, seleccione Generar tokens basados en el nombre de archivo y, a continuación, complete los pasos siguientes:
- En la opción Formato de nombre de archivo, especifique un nombre de token personalizado que represente el primer componente del nombre de archivo. (Los componentes de nombre de archivo están separados por el delimitador especificado en el paso 8. Para extraer todo el nombre de archivo, no especifique un delimitador.) A continuación, este token se puede usar para rellenar dinámicamente el nombre y la ruta de acceso del documento.
- Para especificar más de un componente del nombre de archivo, haga clic en el botón Agregar y especifique un nombre de token personalizado que represente el segundo componente del nombre de archivo. Repita el proceso para todos los componentes del nombre de archivo.
- En la opción Delimitador, especifique el delimitador que separa los componentes del nombre de archivo.
Ejemplo:Los CV se almacenan con el nombre de archivo estándar ApplicantCode -ApplicantName - Date -Resume. Un nombre de archivo de ejemplo sería "AB1234-JSmith-20140714-Resume.pdf". Para extraer el código del solicitante y el nombre del solicitante, puede especificar un delimitador de "-" y especificar dos componentes, ApplicantCode y ApplicantName. A continuación, puede usar los tokens personalizados %(ApplicantCode) y %(ApplicantName), junto con los tokens Laserfiche estándar, para crear dinámicamente una ruta de acceso de carpeta y un nombre de archivo adecuados.
- En la opción Nombre de documento, especifique el nombre de los documentos creados con este perfil de importación. Si no especifica un valor, se utilizará el nombre de archivo del archivo importado. Puede usar tokens, incluidos tokens personalizados creados en el paso 5, para asignar un nombre dinámico al documento.
- En la opción Ruta de documento, especifique la ruta de acceso de los documentos creados con este perfil de importación. Si no especifica una ruta de acceso, se utilizará la carpeta que tenga abierta en el momento de la importación. Puede usar tokens, incluidos tokens personalizados creados en el paso 5, para especificar dinámicamente una ruta de acceso. Si las carpetas que especifique aún no existen, se crearán en el momento de la importación.
- En la opción Plantilla, especifique la plantilla para los documentos creados con este perfil de importación o seleccione <Usar plantilla de carpeta principal>para utilizar automáticamente la plantilla asignada a la carpeta en la que se creará el documento. Si no desea especificar una plantilla predeterminada, seleccione Sin plantilla asignada.
- En la opción Volumen, especifique el volumen de los documentos creados con este perfil de importación o seleccione <Usar el volumen predeterminado de la carpeta principal>para utilizar automáticamente el volumen asignado a la carpeta en la que se creará el documento.
- Seleccione Aceptar para guardar el perfil deimportación.
- Opcional:Para establecer el perfil de importación como el perfil de importación predeterminado para los documentos nuevos, selecciónelo en la opción Perfil predeterminado. Todavía puede elegir otro perfil manualmente en el momento de la importación. (Para seleccionar siempre un perfil manualmente, seleccione (Ninguno).)
Uso de un perfil de importación
Una vez que haya creado un perfil de importación, puede seleccionarlo al importar un archivo para aplicar la configuración a ese archivo. En el Web Client de Laserfiche, seleccione Usar perfiles de importación y, a continuación, seleccione el perfil de importación que desea utilizar. En el cliente de Laserfiche Windows, seleccione el perfil de importación que desea utilizar en lalista Importar perfiles. La configuración del perfil de importación se aplicará automáticamente, pero todavía puede personalizar la configuración de este documento específico. Para obtener más información, consulte Importación de archivos.
Nota:La lista de perfiles de importación puede contener perfiles de importación creados para todo el repositorio por un administrador. Puede utilizar estos perfiles para importar documentos, pero no puede editar la definición del perfil de importación ni quitar el perfil de importación de la lista.
A la cima
Eliminación de un perfil de importación
Si ya no necesita un perfil de importación, puede eliminarlo de la lista.
En el Web Client, abra la página Opciones y seleccione Nuevo documento . En la sección Importar perfiles, seleccione el botón Eliminar (
) situado junto al perfil que desea eliminar.
En el Windows Client, abra el cuadro de diálogo Opciones y seleccione Importarperfiles en Nuevo documento . Seleccione el perfil de importación que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar.