Laserfiche ofrece varias maneras de imprimir o exportar información de Laserfiche. Puede imprimir documentos individuales o partes de documentos. Al exportar un documento, puede exportar páginas como PDF y exportar archivos electrónicos en sus formatos originales; además, puede exportar carpetas y su contenido como archivos ZIP. También puede enviar documentos por correo electrónico desde el repositorio o adjuntar documentos directamente a correos electrónicos en Microsoft Outlook.
El método de impresión varía en función de si está imprimiendo un documento con páginas (incluidos los archivos PDF) o imprimiendo un archivo electrónico.
Puede imprimir un documento con páginas (incluidos archivos PDF) desde el Navegador de carpetas o el Visor de documentos. En el Navegador de carpetas, seleccione el documento y haga clic en el botón Más (
) y, a continuación, haga clic en Imprimir. En el Visor de documentos, haga clic en el nombre del documento en la parte superior izquierda y seleccione Imprimir. A continuación, puede elegir imprimir todo el documento o solo un intervalo de páginas especificado.
Para imprimir un documento con un archivo electrónico, primero abra el archivo o expórtelo y, a continuación, ábralo en su aplicación nativa. A continuación, puede imprimirlo mediante el comando print en la aplicación nativa.
Al descargar documentos, puede personalizar la información sobre cómo se descargarán. Tenga en cuenta que todos los formatos de documento se pueden descargar como un maletín; Consulte Exportación de una colección de documentos y carpetas como maletín, a continuación, para obtener más información.
Para descargar un documento electrónico
Nota: Si su archivo electrónico tiene páginas o texto, también tendrá la opción de descargar esos componentes en lugar del archivo en sí. Consulte Para descargar un documento con páginas , acontinuación, para obtener más información.
Para descargar un documento con páginas
Para descargar varios documentos como un archivo ZIP
Si selecciona una carpeta para exportar, la carpeta y todo su contenido se exportarán como un único archivo ZIP. Los documentos como páginas se exportarán como PDF, mientras que los documentos con archivos electrónicos se exportarán en su formato original. Además, la estructura de carpetas se conservará dentro del archivo ZIP.
Para exportar una carpeta, seleccione la carpeta y haga clic en el botón Más ( )y, a continuación, seleccione Descargar.
Consejo:También puede generar un informe de todo el contenido de una carpeta sin descargar el contenido ellos mismos.
Un maletín es una colección especial de documentos Laserfiche, incluidos sus metadatos, que se pueden exportar y volver a importar en el repositorio. Los maletines son útiles para compartir documentos con otros sitios que utilizan Laserfiche, o para realizar copias de seguridad de un conjunto de documentos. Un maletín incluye no sólo los propios documentos, sino también su estructura de carpetas e información específica de Laserfiche, como anotaciones y metadatos.
Los maletines se guardan como archivos con la extensión LFB.
Para exportar un maletín, seleccione un grupo de documentos y/o carpetas. Haga clic en el botón Más () y, a continuación, haga clic en Exportar maletín. Proporcione un nombre para el maletín y especifique si desea incluir subcarpetas de las carpetas seleccionadas. Si desea cifrar el maletín, proporcione una contraseña. La colección de documentos y carpetas, incluidos sus metadatos, se exportará como un único archivo LFB.
Uso de Laserfiche directo compartido
El uso compartido directo de Laserfiche le permite compartir contenido de su repositorio Laserfiche con usuarios externos de una manera que se rastrea y protege dentro de Laserfiche. A través del recurso compartido directo, puede agregar un requisito de contraseña para que el destinatario pueda ver el contenido compartido. Esta contraseña debe compartirse por separado a través de un mecanismo diferente. Cuando envíe documentos a través de recurso compartido directo, el destinatario recibirá una dirección URL a través de la cual podrá acceder a los archivos. Puede especificar el número de días hasta que expire el vínculo URL.
Con compartir directamente puedes:
Nota:Para utilizar el recurso compartido directo usted necesita tener la característica de la exportación derecha.
Para enviar un documento a través de la participación
Nota:Antes de enviar un enlace a través de compartir directamente, es posible que deba validar su correo electrónico. Para ello, haga clic en el selector de aplicaciones en la parte superior derecha y vaya a Cuenta. Busca tu cuenta y junto a tu correo electrónico, haz clic en Verificar para enviar un enlace de verificación a tu correo electrónico. Una vez que reciba el correo electrónico "Bienvenido a Laserfiche", haga clic en Verificar. Alternativamente, desde la página Administración de cuentas, haga clic en su nombre de usuario en la parte superior derecha junto al selector de aplicaciones y haga clic en Mi cuenta. Desde allí se le llevará a la página Mi cuenta, desde donde puede verificar su correo electrónico.
Para ver los enlaces URL enviados a través de la página Administración de repositorios
Nota:Si tiene el privilegio Administrar acceso de entrada, puede ver información sobre todo el contenido compartido en un repositorio. También puede revocar enlaces URL haciendo clic en el icono Desactivar enlace.
Para ver el estado de los archivos que ha compartido
Desde la página del repositorio, haga clic en el icono Compartido en el panel de carpetas. Verá con quién ha compartido su contenido, el estado, la fecha compartida, la fecha de caducidad de la DIRECCIÓN URL, los nombres de los documentos y si los archivos se han descargado. También puede desactivar los enlaces que ha enviado haciendo clic en el documento y luego en el icono de desactivar.
Para enviar documentos por correo electrónico desde Laserfiche, seleccione uno de más documentos y haga clic en el botón Correo electrónico. Se abrirá la cesta de correo electrónico. En la cesta de correo electrónico, puede configurar las siguientes opciones:
Con la integración de Office, puede adjuntar documentos desde el repositorio directamente en un correo electrónico en Outlook sin necesidad de abrir el repositorio en un explorador. Cree el correo electrónico y, a continuación, abra la cinta de opciones o la barra de herramientas de Laserfiche. Seleccione Adjuntar documento Laserfiche. Se le pedirá que inicie sesión. Una vez que haya iniciado sesión, puede buscar un documento en el repositorio y agregarlo al correo electrónico como documento.
Nota:Para usar esta característica, debe tener office Integration instalada. Consulte Trabajar con documentos de Microsoft Office para obtener más información.
Dependiendo de la configuración del repositorio, es posible que se le pida que proporcione un motivo al imprimir y exportar. Si este es el caso, se le proporcionará una lista de posibles razones. Seleccione el motivo más relevante para su tarea de exportación o impresión. Opcionalmente, también puede proporcionar un comentario que se guardará en el registro de Audit Trail junto con el motivo seleccionado.
Puede personalizar muchos de los ajustes de sus documentos exportados o enviados por correo electrónico en Laserfiche. Las opciones de exportación y correo electrónico determinan qué anotaciones se incluirán en los archivos exportados, el formato PDF y el nivel de calidad de los archivos PDF exportados y cómo se manejarán los documentos al enviar documentos por correo electrónico. Consulte Opciones de descarga para obtener más información.