Puede realizar cambios en el contenido de los documentos: reorganizar o quitar páginas, realizar cambios en los documentos de Microsoft Office y realizar cambios en otros tipos de archivos electrónicos.
Puede desprote saber un documento antes de empezar a trabajar en él. Desproteger un documento lo bloqueará para que otros usuarios no puedan realizar cambios en ese documento hasta que lo haya vuelto a registrar, aunque todavía pueden verlo. Todos los documentos electrónicos se pueden facturar; además, los documentos sin un archivo electrónico se pueden desprotegido si están bajo control de versiones. Cuando se instala la integración de Office, los documentos de Microsoft Office se desprotegen automáticamente al abrirlos para su edición y se volverán a registrar cuando los guarde y cierre.
Los documentos que ha traído se pueden encontrar en la sección Documentos en uso del repositorio. Consulte Documentos con estrellas, Documentos recientes y Documentos en uso para obtener más información.
Los documentos se pueden desprotegir manualmente seleccionando el documento en el navegador de carpetas, haciendo clic en el botón Más ( ) y
seleccionando Desprotege documento, Si el documento tiene páginas de imagen, también puede desprotegrlo abriéndolo en el visor de documentos, haciendo clic en el nombre del documento en la esquina superior izquierda y seleccionando Desprotegiendo documento. (También puede consultar los documentos de Microsoft Word manualmente de esta manera si no desea que se vuelvan a registrar tan pronto como cierre Office.)
Cuando haya terminado de realizar cambios en un documento desprotegido, puede registrarlo seleccionando el documento y seleccionando Registrar documento en cualquiera de los mismos menús. También puede descartar los cambios seleccionando Deshacer desprotegue.
Si un documento está bajo control de versiones, todos los cambios que realice durante una única desprotesión se guardarán en una sola versión.
Si está trabajando con un documento que contiene páginas (incluidos archivos PDF, pero sin incluir documentos con un archivo electrónico, como un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel), puede reorganizar esas páginas, moverlas de un documento a otro, usarlas para crear un nuevo documento o eliminarlas.
Una vez que haya realizado un cambio en un documento, hasta que lo guarde, se bloqueará para su edición y no podrá ser modificado por otros usuarios. También aparecerá en la sección Documentos en uso del repositorio. Consulte Documentos con estrellas, Documentos recientes y Documentos en uso para obtener más información.
Puede reorganizar las páginas dentro de sus documentos, ya sea en el explorador de carpetas o en el visor de documentos. En el navegador de carpetas, las miniaturas de página estarán a la derecha, en la pestaña Miniaturas. En el visor de documentos, las miniaturas estarán a la izquierda. Para reorganizarlos, seleccione una página o páginas y arrástrela y, a continuación, suéltela donde desee colocarla.
Si una página se escanea accidentalmente hacia los lados o al revés, puede girarla a su orientación correcta. Para rotar una página, seleccione la página y haga clic en el botón Girar en el sentido de las agujas del reloj, o haga clic con el botón derecho en la página y seleccione Girar en el sentido de las agujas del reloj. Continúe haciendo esto hasta que la página se gire correctamente.
Puede mover páginas entre documentos en el explorador de carpetas. Seleccione un documento y, a continuación, haga clic en la pestaña Miniaturas de la derecha para mostrar las miniaturas de página. Seleccione una página o páginas y arrástrela a un documento para mover las páginas al documento o a una carpeta para crear un nuevo documento con esas páginas en la carpeta especificada.
También puede mover o copiar páginas seleccionando las páginas y, a continuación, haciendo clic en el botón Mover páginas a ( ) o Copiar
páginas a ( ) y 
navegando a la ubicación donde desea mover las páginas.
De forma predeterminada, las páginas se generarán a partir de archivos PDF cuando se importen en el repositorio, lo que le permite utilizar anotaciones Laserfiche en el contenido, reorganizar y rotar páginas y utilizar otras herramientas de visor de documentos. Si se ha importado un PDF al repositorio sin páginas generadas, o si necesita actualizar las páginas, puede generar páginas manualmente.
Para ello, seleccione el documento PDF en el navegador de carpetas. Haga clic en el botón Más ( ) y seleccione Generarpáginas. Si el documento ya tiene páginas, se le pedirá que confirme que desea sobrescribir esas páginas existentes.
Para eliminar páginas, abra el documento en el visor de documentos y seleccione la miniatura de la página o páginas que desea eliminar. Pulse la tecla SUPR. Las páginas eliminadas irán a la papelera de reciclaje; Consulte Eliminación de documentos y carpetas para obtener más información.
Integración de Office es un componente Laserfiche que permite a los usuarios aprovechar las características de Laserfiche al trabajar con documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint y mensajes de Outlook en sus aplicaciones nativas de Microsoft Office. Integración de Office le permite guardar archivos de Office directamente en el repositorio desde la cinta de opciones o la barra de herramientas de Office y realizar cambios en los metadatos de un documento sin salir de Office.
Si nunca ha utilizado Office Integration en la estación de trabajo antes, deberá instalarla. Puede hacerlo abriendo cualquier documento de Microsoft Office en el repositorio. Se le pedirá automáticamente que descargue e instale la integración de Office. Esto guardará un archivo en el equipo, que puede ejecutar para instalar la integración de Office. Una vez que haya instalado La integración de Office, es posible que se le pida que cierre las aplicaciones de Microsoft Office que tenga abiertas o que reinicie el equipo. Si no se le pide que lo haga, deberá cerrar y volver a abrir las aplicaciones de Office después de la instalación.
Una vez instalada la integración de Office, simplemente puede abrir documentos de Microsoft Office seleccionándolos en el explorador de carpetas y se abrirán en la aplicación de Microsoft Office adecuada. Puede realizar los cambios que desee (incluidos los metadatos del documento) y, a continuación, guardar y cerrar el documento. Se volverá a registrar automáticamente.
La integración de Office tiene una serie de características para ayudarle a trabajar con sus documentos. Para acceder a ellos en la aplicación de Office, seleccione la pestaña Laserfiche. Puede elegir guardar inmediatamente el documento en Laserfiche, registrarlo manualmente, realizar comentarios de versión si el documento está bajo control de versiones y modificar la información de campo, etiqueta, versión y vínculo directamente desde la integración de Office. También puede agregar tokens al documento de Office que extraerán información directamente del repositorio, como el nombre o el creador del documento, y los valores de campo.
Si desea simplemente ver un documento sin realizar cambios, haga clic con el botón derecho en el documento, seleccione Abrir y seleccione Descargar como solo lectura. También puede abrir el documento en el visor de documentos; esto no mostrará el documento de Office en sí, pero puede ver los metadatos y el texto del documento. Para ello, haga clic con el botón derecho en el documento, seleccione Abrir y seleccione Visor dedocumentos.
Puede realizar cambios en otros tipos de archivos electrónicos desproteger el documento y abrirlo para editarlo. El documento se guardará localmente en su ordenador. Cuando haya terminado de realizar cambios, vuelva a registrar el documento. Se le pedirá que cargue la versión actualizada del documento, que reemplazará el archivo existente.
Todos los documentos y carpetas contienen varios metadatos, incluidos los metadatos creados por el usuario, como campos, etiquetas, vínculos y versiones, y otra información como el nombre, la ubicación, la fecha de creación y modificación del documento, etc. Para obtener más información sobre cómo trabajar con metadatos de documentos, consulte Metadatos.
Una vez que haya realizado un cambio en un documento, hasta que lo guarde, se bloqueará para su edición y no podrá ser modificado por otros usuarios. También aparecerá en la sección Documentos en uso del repositorio. Consulte Documentos con estrellas, Documentos recientes y Documentos en uso para obtener más información.
De forma predeterminada, el texto se generará a partir de archivos electrónicos y archivos PDF cuando se importen en el repositorio. (Además, se generará texto para documentos escaneados, documentos impresos con Instantánea y documentos importados con el Import Agent.) Si se ha importado un archivo electrónico o PDF en el repositorio sin necesidad de generar texto, o si necesita actualizar el texto, puede generar texto manualmente.
Para ello, seleccione el documento en el explorador de carpetas. Haga clic en el botón Más ( ) y seleccione Generar texto. Si el documento ya tiene páginas, se le pedirá que confirme que desea sobrescribir esas páginas existentes.
Nota:No se puede generar texto para documentos con páginas, pero sin un archivo electrónico o una parte PDF si ya están en el repositorio.