Administración de Gestión de Registros

Cierta configuración administrativa es necesaria antes de empezar a crear y administrar registros. Deberá asegurarse de que los administradores de registros tienen los derechos correctos para realizar acciones de administración de registros y deberá crear las instrucciones y definiciones de administración de registros pertinentes (como programaciones de retención e instrucciones de corte) que se usarán para controlar los registros.

Seguridad de la gestión de registros

Hay varios derechos específicos para la administración de registros: el privilegio Administración de registros y varios derechos de acceso de entrada específicos de la administración de registros. Además, los administradores de registros deben tener todos los demás derechos pertinentes para ver la información de registro.

Privilegio de administración de registros

El privilegio Administración de registros permite a los administradores de registros crear una definición de administración de registros, como programaciones de retención e instrucciones de corte en Administración de repositorios, y realizar acciones de registro como el límite y la disposición final en el repositorio. Este privilegio no omite otras formas de seguridad; los usuarios deben tener otros derechos apropiados para ver y modificar registros. (Los usuarios sin este privilegio todavía pueden ver y modificar el contenido del registro, como páginas y metadatos, y ver, pero no modificar las propiedades del registro, como el estado del ciclo de vida, siempre que tengan otros derechos suficientes.)

Las programaciones de retención, las instrucciones de corte, los eventos, las definiciones de ciclo y las ubicaciones deben crearse en Administración de repositorios antes de que se puedan aplicar a series de registros, carpetas de registros y registros.

Derechos de acceso de entrada de administración de registros

Las operaciones de administración de registros que no están controladas por el privilegio Administración de registros se controlan mediante cuatro derechos de acceso de entrada:

• Establecer fecha de última revisión: establezca, desafie o modifique la fecha de revisión en un registro vital.
• Cerrar/Reabrir carpeta: Cierre y vuelva a abrir carpetas de registros y archivos nuevos registros en carpetas de registros cerradas.
• Agregar o quitar retención: Agregue y elimine retenciones en las entradas.
• Establecer hora del evento: establezca, desafie o modifique la fecha del evento en una carpeta de registro. Establezca, desafie o modifique la fecha del evento de retención alternativo.

Derechos de acceso de entrada de administración de registros y seguridad básica de Laserfiche

Además de los derechos de acceso de entrada de administración de registros, se siguen aplicando las reglas de seguridad estándar de Laserfiche. Si los usuarios no pueden ver un registro, no podrán realizar acciones de administración de registros en ese registro. Los usuarios deben tener los derechos de acceso de entrada de exploración y lectura en una carpeta o registro de registros para realizar cualquier función de administración de registros en ella.

Para obtener más información, consulte Seguridad.

Instrucciones y definiciones de gestión de registros

En Administración de repositorios, puede configurar programaciones de retención, instrucciones de corte, eventos, definiciones de ciclo y ubicaciones que se usan para controlar los registros del repositorio.

Horarios de retención

Los registros entran en su período de retención después de que se cortan. Una programación de retención es una colección de reglas, normalmente dictadas por las regulaciones de cumplimiento, que rige cómo se van a almacenar los registros y durante cuánto tiempo.

Las programaciones de retención se crean y definen en la consola de Laserfiche Administration y se aplican a series de registros, carpetas de registros o registros individuales en el Laserfiche Client o el acceso web. Se le debe asignar el privilegio Administración de registros para crear, modificar y aplicar programaciones de retención.

Retención de metadatos

Al configurar las programaciones de retención, puede seleccionar conservar la información de metadatos del registro después de quitar el registro del repositorio Laserfiche. Esto significa que las imágenes, el texto y los archivos electrónicos del registro se eliminarán del repositorio, pero se conservarán los valores de campo, el estado de administración de registros y otros metadatos (con la excepción del historial de versiones). Los metadatos se conservan de forma predeterminada y no se deben eliminar a menos que haya una razón válida para hacerlo, ya que también prueba que los registros se conservaron correctamente incluso después de que se destruyen.

La programación de retención define lo siguiente:

• Cuánto tiempo deben conservarse los registros.
• El pedido, la duración, la ubicación y las instrucciones para las transferencias provisionales.
• La disposición final de los registros.
• El evento o los eventos que desencadenarían una programación de retención alternativa, si procede.

Para crear una programación de retención

Antes de crear una programación de retención, primero cree las ubicaciones y eventos que se usarán.

1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en el icono de cuadrícula () en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio .
2. Seleccione Registros a la izquierda.
3. Seleccione la pestaña Programaciones de retención.
4. Haga clic en el botón Agregar ().
5. En la pestaña General, escriba un nombre y una descripción.
6. En la pestaña Instrucciones, en el paso 1 , especifique el períodode retención inicial.
7. En el paso 2 , haga clic enInsertar si desea insertar instrucciones de transferencia como parte de la programación de retención. Rellene lo siguiente:
• Seleccione una ubicación para la transferencia en la opción Transferir registros a. Si la transferencia está dentro del área de archivo actual, seleccione el área archivo actual. (Ubicaciones distintas de El área de archivo actual debe haberse definido ya en el repositorio. Consulte Ubicaciones para obtener más información.)
• En la opción Retener (meses), seleccione el número de meses quese debe mantener el registro en esta ubicación.
• En la opción Acción, seleccione Conservar todos los datos para conservar toda la información cuando el registro se almacene en esta ubicación, Conservar metadatos para conservar los metadatos sobre el documento pero destruir las páginas o el archivo electrónico, o Destruir registros para destruir todo el registro.
• Opcional:escriba una descripción de la transferencia en la opción Descripción.
8. En la sección 3, seleccione la acción de disposición final para la programación de retención.
9. Si ha seleccionado Adhesión como acción de disposición final, elija Ubicación de archivo. Tenga en cuenta que no podrá seleccionar el sistema de archivo actual como una ubicación de archivo, porque la adhesión significa que está transfiriendo la responsabilidad de administración de registros y la autoridad para los registros. (Las ubicaciones deben haberse definido ya en el repositorio. Consulte Ubicaciones para obtener más información.)
10. Seleccione o desactive la opción Conservar información de metadatos en el repositorio después de realizar la acción de disposición final. En general, le recomendamos que conserve los metadatos del registro a menos que las regulaciones de cumplimiento exijan lo contrario.
11. En la pestaña Instrucción alternativa, seleccione la opción Habilitar evento de retención alternativo si existe la posibilidad de un evento de retención alternativo. En el campo Evento, escriba el nombre del evento de retención alternativo. (Los eventos deben haberse definido ya en el repositorio. Consulte Eventos para obtener más información.) En la opción Programación de retención, seleccione la programación de retención alternativa que se usará si se produce el evento de retención alternativo. (La programación de retención alternativa ya debe existir en el repositorio.)
12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva programación de retención y guardar la programación de retención.

Instrucciones de corte

Una instrucción de corte define cuándo una carpeta o registro de registros se convertirá en elegible para el corte y, por lo tanto, cuándo comenzará su programación de retención. Cada tipo de instrucción de corte proporciona una forma diferente de calcular la elegibilidad de corte, ofreciéndole una solución más flexible para administrar sus registros.

Laserfiche ofrece los siguientes tipos de instrucciones de corte:

• Hora

Las instrucciones de corte basadas en el tiempo hacen que los registros sean elegibles para el corte basado tanto en una definición de ciclo (por ejemplo, mensual o anual) como en la fecha de presentación de la carpeta de registro. El registro se convierte en elegible para el corte al comienzo del siguiente ciclo después de la fecha de presentación de la carpeta de registro. La elegibilidad de corte para el corte de tiempo se calcula en función de los ciclos y no de un intervalo de tiempo absoluto. Si desea utilizar un intervalo de tiempo absoluto, puede hacerlo con la instrucción de corte intervalo.

El límite de tiempo permite que las series de registros o las carpetas de registros de un período de tiempo específico sean elegibles para el corte al mismo tiempo para que los administradores de registros puedan agrupar y cortar todas las entradas elegibles al mismo tiempo. De forma predeterminada, la fecha de presentación es la fecha de creación de la carpeta de registro, pero se puede establecer manualmente en una fecha diferente (incluidas las fechas futuras).

Muéstrame un ejemplo

Si una instrucción de corte de tiempo tiene un ciclo de un mes, los registros con esta instrucción de corte siempre serán elegibles para el corte el primer día del mes siguiente. Por otro lado, si una instrucción de corte de intervalo se establece en un mes, los registros con esta instrucción serán elegibles para el corte exactamente un mes después de la fecha de presentación (es decir. los registros presentados el 15 de marzo serán elegibles para el corte el 15 de abril).

• Evento

Las instrucciones de corte basadas en eventos hacen que los registros sean elegibles para el corte en función de la ocurrencia de uno o más eventos. Cuando se produce un evento, un usuario con el derecho de acceso De entrada de hora de evento puede establecer la fecha del evento.

Si una instrucción de corte solo contiene un evento, la carpeta de registros será elegible en función de esa fecha de evento. Si una instrucción de corte contiene varios eventos, el administrador que configuró la instrucción de corte puede determinar cómo se gestionan los eventos múltiples: si se selecciona la elegibilidad de corte requiere todos los eventos, los registros son elegibles cuando se han establecido todas las fechas del evento y la fecha final del evento ha pasado cronológicamente (el corte se basa en la fecha final del evento); si se selecciona la elegibilidad de corte, el registro es elegible cuando se ha establecido al menos una fecha de evento y se ha pasado la fecha de corte).

Muéstrame ejemplos

Una instrucción de corte basada en eventos asignada a una carpeta de registros solo tiene un evento, "Paciente dado de alta del hospital". Un usuario autorizado establece la fecha de este evento en el 14 de enero de 2008 y la carpeta de registros se convierte en elegible para el corte el 14 de enero de 2008.



Un evento basado en eventos la instrucción de corte asignada a una carpeta de registros tiene tres eventos. El administrador que configuró la instrucción de corte la establece en Elegibilidad de corte requiere todos loseventos. Los tres eventos se establecen con las fechas del 3 de junio de 2010; 15 de julio de 2010 y 29 de octubre de 2010. El registro es elegible para el corte el 29 de octubre de 2010.



Una instrucción de corte basada en eventos asignada a una carpeta de registros tiene tres eventos. El administrador que configuró la instrucción de corte la establece en Elegibilidad de corte requiere cualquierevento. Los tres eventos se establecen con las fechas del 3 de junio de 2010; 15 de julio de 2010 y 29 de octubre de 2010. El registro es elegible para el corte el 3 de junio de 2010.

Nota: Si una carpeta de registros no se ha cortado, se anulará la fecha del evento que hizo que el registro fuera apto para el corte (la fecha final del evento si se requieren todos los eventos o la primera si se requería cualquier evento).

Nota: Una fecha de evento se puede establecer en una fecha en el futuro. Esto cerrará la carpeta de registros inmediatamente, pero la carpeta de registros no será elegible para el corte hasta la fecha del evento.

• Tiempo+Evento

Las instrucciones de corte basadas en Tiempo+Evento combinan las propiedades de las instrucciones de corte Tiempo y Evento. Los registros afectados por una instrucción de límite de tiempo+evento se convierten en elegibles para el corte en función de la ocurrencia de uno o más eventos y la definición del ciclo (por ejemplo, mensual o anual)

La elegibilidad para el corte se basa tanto en el tiempo de ciclo como en el conjunto de eventos. Si la instrucción de corte se establece para requerir todos los eventos, el evento relevante es el evento final por fecha una vez que se han establecido todas las fechas; si la instrucción de corte requiere cualquier evento, el evento relevante es el primer evento por fecha. Una vez que pase la fecha del evento (ya sea primero o final), el registro será elegible para el corte el primer día del siguiente ciclo de tiempo.

Muéstrame un ejemplo

Dos carpetas de registros están asociadas con la misma instrucción de corte mensual basada en Tiempo+Evento, con la elegibilidad que requiere que se establezcan todas las fechas. La fecha final del evento cronológicamente en una carpeta de registro es el 1 de enero, mientras que la fecha final del evento cronológicamente en la segunda carpeta de registro es el 31 de enero. Ambas carpetas de registros se convierten en elegibles para el corte el 1 de febrero.

Nota: Si una carpeta de registros no se ha cortado, se anulará la fecha del evento que hizo que el registro fuera apto para el corte (la fecha final del evento si se requieren todos los eventos o la primera si se requería cualquier evento).

• Intervalo

Las instrucciones de corte basadas en intervalos hacen que los registros sean elegibles para el corte basado en el paso de un cierto número (intervalo) de meses y la fecha de presentación de la carpeta de registro.

La elegibilidad de corte ocurre al final de un intervalo específico de meses. Las instrucciones de corte de intervalo se activan en carpetas de registros individuales y requieren el paso de un número exacto de meses. Si desea utilizar un intervalo de tiempo que depende de ciclos de tiempo específicos, puede hacerlo con la instrucción de corte de tiempo (donde se produce la elegibilidad de corte el primer día del siguiente período de ciclo). El límite de tiempo permite que las series de registros o las carpetas de registros de un período de tiempo específico sean elegibles para el corte al mismo tiempo, lo que permite al administrador de registros agrupar y cortar todas las entradas elegibles al mismo tiempo.

Muéstrame un ejemplo

Si una instrucción de corte de intervalo se establece en un mes, los registros con esta instrucción serán elegibles para el corte exactamente un mes después de la fecha de presentación (por ejemplo, los registros presentados el 15 de marzo serán elegibles para el corte el 15 de abril). Por otro lado, si una instrucción de corte de tiempo tiene un ciclo de un mes, los registros con esta instrucción de corte siempre serán elegibles para el corte el primer día del mes siguiente (por ejemplo, los registros presentados el 10 de marzo o el 28 de marzo serán elegibles para el corte el 1 de abril).

• Intervalo+Evento

Las instrucciones de corte basadas en Intervalo+Evento combinan las propiedades de las instrucciones de corte Intervalo y Evento. Los registros afectados por una instrucción de límite De intervalo+Evento se convierten en elegibles para el corte en función de la ocurrencia de uno o más eventos y el paso de un cierto número de meses (intervalo).

El registro se convierte en elegible para el corte basado en el evento crítico y el intervalo. Si la instrucción de corte se establece para requerir todos los eventos, el evento crítico es el evento final por fecha; si la instrucción de corte requiere cualquier evento, el evento crítico es el primer evento. Después de que se produce la fecha del evento crítico, el intervalo especificado de meses comienza la cuenta regresiva. El registro será elegible para el corte cuando finalice el intervalo.

Muéstrame un ejemplo

Una escuela tiene una serie de registros que contiene carpetas de registro para los estudiantes de la escuela. Las carpetas de registro deben ser elegibles para el corte seis meses después de la graduación del estudiante. La instrucción de corte contiene tanto el evento de la graduación del estudiante como el intervalo de 6 meses. Cuando se produce la fecha de graduación del alumno, el evento se desencadena y comienza el intervalo; cuando han pasado seis meses (después de la fecha de graduación), la carpeta de registro se puede cortar.

Nota: Si una carpeta de registros no se ha cortado, se anulará la fecha del evento que hizo que el registro fuera apto para el corte (la fecha final del evento si se requieren todos los eventos o la primera si se requería cualquier evento).

• Reemplazado

Las instrucciones de corte basadas en sustitución hacen que los registros sean elegibles para el corte en función de si el registro ha sido reemplazado por otra entrada.

Vincular el registro a otra entrada mediante la relación de documento "Sustituido por" desencadenará el límite del registro. Para este tipo de instrucción, el límite se produce automáticamente y no requiere que un administrador de registros realice el corte. (Si el registro se establece con la relación de documento "Sustituye", que es la mitad complementaria del mismo vínculo, no desencadenará el límite para el registro en el lado "Sustituye" de la relación.)

El límite sustituido es una instrucción de corte específica de registros. Simplemente aplicar la relación de documento correcta desencadenará automáticamente el corte, independientemente de lo que esté sucediendo en la carpeta de registros.

Muéstrame un ejemplo

Una instrucción de corte sustituida se asigna a una carpeta de registros que contiene cuatro documentos. Se carga una copia actualizada de un registro en esa carpeta y está vinculada a la copia anterior, de modo que a la copia anterior se le asigna el final "Sustituido por" de la relación de documento. La copia anterior se corta automáticamente, aunque los demás registros de la carpeta de registros no lo sean.

• Acción de disposición

Las instrucciones de corte basadas en acciones de disposición hacen que los registros sean elegibles para el corte en función de dos factores: si un registro tiene un tipo determinado de relación de documento con otro registro y si se ha realizado una acción de administración de registros determinada en el documento al que está vinculado el registro. Puede especificar cualquier relación de documento que se usará con este tipo de disposición. El corte se puede activar en función del documento vinculado que se transfiere o se introduce la disposición final.

El límite de acción de disposición es una instrucción de corte específica del registro. El corte se producirá tan pronto como se realice la acción de disposición especificada en el registro vinculado. El corte se desencadena automáticamente una vez que se realiza la acción de administración de registros especificada en el documento al que está vinculado el registro, independientemente de lo que esté sucediendo en la carpeta de registros.

Muéstrame un ejemplo

Un repositorio contiene un conjunto de registros, cada uno de los cuales también tiene un archivo de información asociada. El registro y su información asociada están conectados con una relación de documento. Cuando la información asociada alcanza su disposición final, el archivo ya no se debe modificar. La instrucción de corte de acción de disposición se puede utilizar para garantizar que, una vez que el documento ha entrado en la disposición final, el archivo que contiene su información asociada será cortado.

Para crear instrucciones de corte

1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en el icono de cuadrícula () en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio .
2. Seleccione Registros a la izquierda.
   
3. Seleccione la pestaña Instrucciones de corte.
   
4. Haga clic en el botón Agregar ().
5. Introduzca un Nombre y una Descripciónopcional.
6. En la opción Tipo, seleccione la instrucción de corte deseada. Dependiendo del tipo de corte seleccionado:
• Hora

Seleccione el ciclo deseado en el menú desplegable Ciclo. (Puede crear definiciones de ciclo adicionales si desea utilizar una que aún no esté en la lista. Consulte Definiciones de ciclo para obtener más información.)

• Evento

Seleccione un evento existente en el menú desplegable o escriba el nombre de un nuevo evento y seleccione Agregar. Repita el proceso para tantos eventos como desee incluir. Para obtener instrucciones de corte con varios eventos, la elegibilidad de corte requiere que cualquier evento permita el corte tan pronto como se establezca una fecha de evento, o la elegibilidad de corte requiere que todos los eventos permitan el corte solo después de que se hayan establecido todas las fechas del evento. Para eliminar un evento, selecciónelo y haga clic en Eliminar

• Tiempo+Evento

Seleccione el ciclo deseado en el menú desplegable Ciclo. (Puede crear definiciones de ciclo adicionales si desea utilizar una que aún no esté en la lista. Consulte Definiciones de ciclo para obtener más información.) En la sección Eventos, haga clic en Agregar y escriba el nombre de un evento o seleccione uno en el menú desplegable. Repita el proceso para tantos eventos como desee incluir. Para obtener instrucciones de corte con varios eventos, la elegibilidad de corte requiere que cualquier evento permita el corte tan pronto como se establezca una fecha de evento, o la elegibilidad de corte requiere que todos los eventos permitan el corte solo después de que se hayan establecido todas las fechas del evento. Para eliminar un evento, selecciónelo y haga clic en Eliminar

• Intervalo

Escriba la longitud, en meses, del intervalo que desea configurar en el campo Intervalo.

• Intervalo+Evento

Escriba la longitud, en meses, del intervalo que desea configurar en el campo Intervalo. En la sección Eventos, haga clic en Agregar y escriba el nombre de un evento o seleccione uno en el menú desplegable. Repita el proceso para tantos eventos como desee incluir. Para obtener instrucciones de corte con varios eventos, la elegibilidad de corte requiere que cualquier evento permita el corte tan pronto como se establezca una fecha de evento, o la elegibilidad de corte requiere que todos los eventos permitan el corte solo después de que se hayan establecido todas las fechas del evento. Para eliminar un evento, selecciónelo y haga clic en Eliminar

• Reemplazado

No es necesaria ninguna configuración adicional.

• Acción de disposición

En el menú desplegable Relación de documento, seleccione el tipo de relación de documento que satisfará la instrucción de corte. A continuación, en el menú desplegable Acción de documento vinculado, seleccione qué acción realizada en el documento vinculado desencadenará la elegibilidad de corte del registro. Si selecciona Transferir en el menú desplegable Acción de documento vinculado, especifique la ubicación de transferencia que satisfará la instrucción de corte en el menú desplegable Ubicación. (Las ubicaciones deben haberse definido ya en el repositorio. Consulte Ubicaciones para obtener más información.)

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nueva instrucción de corte.

Eventos

Un evento es una ocurrencia que hace que se corten registros con una instrucción de corte Evento, Tiempo+Evento o Intervalo+Evento, o que puede desencadenar una programación de retención alternativa.

Para crear un evento

Consejo: Los eventos también se pueden crear al crear instrucciones decorte.

1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en el icono de cuadrícula () en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio .
2. Seleccione Registros a la izquierda.
3. Seleccione la pestaña Eventos.
4. Haga clic en el botón Agregar ().
5. En la opción Nombre, especifique un nombre para este evento.
6. Opcional:en la opción Descripción, escriba una descripción para el evento.
7. Haga clic en Aceptar para agregar elevento.

Definiciones de ciclo

Las definiciones de ciclo se utilizan mediante las instrucciones de corte Tiempo y Tiempo+Evento para determinar la elegibilidad de corte, así como para determinar los ciclos de revisión de registros vitales. Laserfiche incluye nueve definiciones de ciclo predefinidas, que se pueden modificar y le permite crear nuevas definiciones. Cada definición de ciclo se compone de las siguientes propiedades:

• Código
• Descripción
• Tipo de ciclo
• Períodos individuales que determinan el ciclo

Tipos de definiciones de ciclo

Existen dos tipos de definiciones de ciclo:

• Las definiciones de ciclo mensual pueden contener desde un solo mes hasta 12 meses. El mes especificado en una definición de ciclo mensual indica el final del período. Cualquier acción de administración de registros aplicable que dependa del ciclo se convierte en elegible al comienzo del siguiente período.

  Ejemplo: Una definición de ciclo mensual con un período establecido en diciembre crea un ciclo anual donde los registros serían elegibles para el corte y los registros vitales tendrían que ser revisados el 1 de enero. Otra definición de ciclo mensual con seis períodos (es decir, febrero, abril, junio, agosto, octubre, diciembre) crea un ciclo bimensual donde los registros serían elegibles para el corte el primer día del mes siguiente al final del período (por ejemplo, el 1 de marzo para el período de febrero).

• Las definiciones de ciclo diario pueden contener cualquier cosa desde un solo día hasta siete días. Cualquier acción de administración de registros aplicable que dependa del ciclo se convierte en elegible al comienzo del día especificado.

  Ejemplo: Una definición de ciclo diario que tiene un período establecido en Miércoles crea un ciclo semanal donde los registros serían elegibles para el corte el miércoles.

Nota: Las definiciones de ciclo mensual y las definiciones de ciclo diario se comportan de manera diferente. Una definición de período de ciclo mensual indica el final del período, con acciones de administración de registros que se convierten en elegibles el primer día del mes siguiente. Una definición de período de ciclo diario indica el día de la semana en el que las acciones de administración de registros se convierten en elegibles.

Para crear una definición de ciclo

1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en el icono de cuadrícula () en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio .
2. Seleccione Registros a la izquierda.
3. Seleccione la pestaña Definiciones de ciclo.
4. Haga clic en el botón Agregar ().
5. En la opción Código, especifique un código de definición de ciclo para identificar el ciclo.
6. Opcional:en la opción Descripción, escriba una descripción para la definición del ciclo.
7. En la opción Definición de ciclo, elija el tipo de ciclo (Día o Mes).
8. Haga clic en Insertar para especificar cuándo finaliza cada período del ciclo y comienza el siguiente período.
9. Haga clic en Aceptar para agregar la definición delciclo.

Ubicaciones

Para poder seleccionar una ubicación en una programación de retención, primero debe definir la ubicación física a la que se transferirán o se enviarán los registros.

Para crear una ubicación

1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en el icono de cuadrícula () en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio .
2. Seleccione Registros a la izquierda.
3. Seleccione la pestaña Ubicaciones.
4. Haga clic en el botón Agregar ().
5. En la opción Nombre, especifique un nombre para la ubicación.
6. Opcional:en la opción Descripción, escriba una descripción para la ubicación.
7. Opcional:en la opción Información de contacto, agregue cualquier información de contacto que desee incluir para esta ubicación.
8. Haga clic en Aceptar para agregar elevento.

Tiene

Las retenciones evitan la modificación de documentos y detienen sus ciclos de vida de gestión de registros. Los administradores con el privilegio Administración de registros pueden ver todas las retenciones asignadas actualmente a las entradas del repositorio y sus fechas de vencimiento (si las hay), ver listas de las entradas que tienen retenciones específicas aplicadas y eliminar retenciones, lo que también eliminará la retención de todos los enteros a los que está asignada.

Para ver las retenciones

1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en el icono de cuadrícula () en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio .
2. Seleccione Registros a la izquierda.
3. Seleccione la pestaña Retenciones.
4. Se mostrará la lista de todos los motivos de retención existentes y sus fechas de vencimiento (si las hay).
5. Para ver las entradas asignadas a una retención determinada, seleccione el nombre de retención. En el cuadro de diálogo Editar retención, seleccione Ver entradas .

Para eliminar una retención

1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en el icono de cuadrícula () en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio .
2. Seleccione Registros a la izquierda.
3. Seleccione la pestaña Retenciones.
4. Se mostrará la lista de todos los motivos de retención existentes y sus fechas de vencimiento (si las hay). Seleccione la retención que desea eliminar y, a continuación, seleccione el botón Eliminar (). Esto eliminará la retención y la eliminará de todos los enteros a los que se asignó.