Las etiquetas de seguridad son un tipo de etiqueta que restringe el acceso a los documentos documento por documento. Al aplicar una etiqueta de seguridad a un documento, solo los usuarios y grupos a los que se haya concedido esa etiqueta podrán ver ese documento. Con las etiquetas de seguridad, puede aplicar la seguridad específicamente a los documentos y que la seguridad permanece con el documento independientemente de dónde termine en la estructura de carpetas. Además, la seguridad de la etiqueta es absoluta: o bien tiene la etiqueta y puede acceder a la entrada etiquetada (suponiendo que también tiene todos los demás derechos necesarios para la entrada), o no tiene la etiqueta y la entrada está oculta para usted.
Por ejemplo, puede etiquetar un conjunto específico de documentos con una etiqueta de seguridad "Clasificado" y conceder esa etiqueta a los miembros del grupo Administradores. Los miembros de ese grupo podrían ver documentos con la etiqueta "Clasificado", pero otros usuarios no. Una ventaja adicional de las etiquetas de seguridad es que se pueden buscar, como cualquier otro metadato. En el ejemplo anterior, si un administrador desea localizar rápidamente documentos clasificados, puede buscar la etiqueta. Además, las etiquetas de seguridad permanecen con los documentos incluso si se mueven a la papelera de reciclaje. Los fideicomisarios con derecho a ver todos los documentos en la papelera de reciclaje no pueden ver los documentos asignados etiquetas de seguridad a menos que se les hayan concedido las etiquetas de seguridad pertinentes.
Las etiquetas de seguridad se pueden crear, aplicar y eliminar como cualquier otra etiqueta. Al crear una etiqueta de seguridad, asegúrese de seleccionar la opción Etiqueta de seguridad. Consulte Etiquetas para obtener más información.
A los usuarios se les pueden conceder etiquetas ellos mismos y pueden heredar etiquetas de la pertenencia a grupos. Puede ver todas las etiquetas que tiene un usuario, tanto explícitamente concedidas como heredadas.