Firmas digitales

Para firmar un documento

1. Seleccione un documento y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Firmar documento de una de las siguientes maneras:
   • Abra el cuadro de diálogo Metadatos o el Panel de metadatos. Seleccione la pestaña Firmas digitales y, a continuación, haga clic en Firmar.
   • Abra el menú Tareas y seleccione Firmas digitales y, acontinuación, seleccione Firmar documento.
   • Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Firmar documento.
2. Se abrirá el cuadro de diálogo Firmar documento.
3. Opcional:en la opción Imagen de firma, haga clic en Seleccionar , vaya a la imagen de firma que desea usar y haga clic en Abrir . Puede especificar cualquier archivo de imagen .bmp, .gif, .jpg, .png o .tif.
4. En la opción Certificado de firma, haga clic en Seleccionar y elija el certificado de firma. Para ver los detalles del certificado seleccionado, haga clic en el botón Detalles.
5. Opcional:en la opción Motivo de firma, escriba el motivo para firmar este documento.
6. Opcional:Si desea aplicar su firma como contrafirma a las firmas existentes en este documento, seleccione Contrafirsignar firmasexistentes. Si no desea contrafirmar, desactive esta opción.
7. Opcional:Si ha firmado previamente el documento con el mismo certificado de firma, tendrá la opción de quitar la firma original. Seleccione Quitar mis firmas anteriores para reemplazar la firma original por una nuevafirma, o desactive esta opción para firmar el documento de nuevo y conservar ambas firmas.

Nota: Esta opción no eliminará las firmas que se han contrafirmado.

8. Haga clic en Firmar.

Para firmar un documento

1. Seleccione un documento o carpeta en el explorador de carpetas o abra un documento en el visor de documentos.
2. Seleccione la pestaña Metadatos en el panel derecho.
3. En Firmas , seleccione Agregar. Se abrirá el cuadro de diálogo Firmar documento.
4. Opcional:en la opción Imagen de firma, haga clic en Seleccionar , vaya a la imagen de firma que desea usar y haga clic en Abrir . Puede especificar cualquier archivo de imagen .bmp, .gif, .jpg, .png o .tif.
5. En la opción Certificado de firma, haga clic en Seleccionar y elija el certificado de firma. Para ver los detalles del certificado seleccionado, haga clic en el botón Detalles.
6. Opcional:en la opción Motivo de firma, escriba el motivo para firmar este documento.
7. Opcional:Si desea aplicar su firma como contrafirma a las firmas existentes en este documento, seleccione Contrafirsignar firmasexistentes. Si no desea contrafirmar, desactive esta opción.
8. Opcional:Si ha firmado previamente el documento con el mismo certificado de firma, tendrá la opción de quitar la firma original. Seleccione Quitar mis firmas anteriores para reemplazar la firma original por una nuevafirma, o desactive esta opción para firmar el documento de nuevo y conservar ambas firmas.

Nota: Esta opción no eliminará las firmas que se han contrafirmado.

9. Haga clic en Firmar.

Validación de firmas

Cuando se ha firmado un documento, puede validar las firmas en el documento. La validación de una firma determina que el contenido del documento no se ha modificado desde que se firmó, que el certificado se puede resolver en una entidad de seguridad raíz de confianza y que la cadena de certificados no tiene ningún miembro revocado. Si todas estas cosas son verdaderas, la firma aparecerá como válida; si no, la firma aparecerá como no válida.

También se pueden validar las contrafirsignaciones de firmas existentes. Además de los criterios enumerados anteriormente para todas las firmas, las contrafirma solo se mostrarán como válidas si las firmas que contrafirman también son válidas.

Consejo:Puede realizar una validación por lotes en muchos documentos a la vez. Consulte Validación de firmas por lotes para obtener más información.

Firmas válidas e inválidas

Al validar una firma, se comprueban dos elementos principales: el contenido del documento y el certificado de firma. Si cualquiera de los elementos ya no es válido, la firma en su conjunto no es válida.

Una validación de firma comprobará el contenido del documento para determinar si se han modificado. Si la parte del archivo electrónico del documento, las páginas de imágenes, los comentarios de firma o la imagen de firma se han modificado desde la firma, la firma dejará de ser válida. (El texto de la página, los metadatos y las anotaciones se pueden modificar sin invalidar una firma.)

Una validación de firma también comprobará el certificado de firma de la firma. Para que la firma sea válida, debe poder resolverse en una autoridad raíz de confianza. Si no se puede resolver ninguna autoridad raíz de confianza, la firma dejará de ser válida. Además, ninguno de los miembros de la cadena de certificados puede ser revocado; si alguno ha sido revocado, la firma dejará de ser válida.

Por último, las contrafirma se basan en la validez de las firmas que firman además de los elementos anteriores. Si una firma deja de ser válida, sus contrafirmas también dejarán de ser válidas automáticamente.

Una vez que una firma no es válida, permanecerá inválida de forma permanente. Sin embargo, un usuario puede quitar la firma y firmar el documento de nuevo para crear una nueva firma válida.

Nota:La expiración del certificado no hará que un certificado se vuelva inválido, pero evitará que se apliquen nuevas firmas con ese certificado.

Validación de firmas

Puede validar todas las firmas de un documento o validar firmas individuales. Si no elige validar a una versión específica, el proceso de validación se validará con respecto a la versión actual.

Para validar todas las firmas de un documento

1. Abra el cuadro de diálogo Firmas digitales de una de las siguientes maneras:
   • Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Ver firmas.
   • Abra el menú desplegable Tareas, seleccione Firmas digitales y seleccione Ver firmas.

   • Abra el cuadro de diálogo Metadatos o el Panel de metadatos. Seleccione la pestaña Firmas.

2. Se abrirá el cuadro de diálogo Firmas digitales. Haga clic en Validar para validar las firmas del documento. Si hay muchas firmas en un documento, esto puede tardar unos segundos.
3. Cada firma se marcará como válida o no válida. Si una firma es válida, se marcará con una marca de verificación verde. Si una firma no es válida, se marcará con una X roja. Las firmas no válidas también enumerarán la razón por la que no son válidas.

Para validar una firma específica en un documento

1. Seleccione un documento y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Firmas digitales de una de las siguientes maneras:
   • Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Ver firmas.
   • Abra el menú Tareas, seleccione Firmas digitales y seleccione Ver firmas .

   • Abra el cuadro de diálogo Metadatos o el Panel de metadatos para cualquier documento. Seleccione la pestaña Firmas.

2. Se abrirá el cuadro de diálogo Firmas digitales. Haga clic en el nombre que aparece después de Firmado por para la firma que desea validar. Se abrirá el cuadro de diálogo Detalles de firma.
3. Haga clic en el botón Validar en la parte superior del cuadro de diálogo. Si la firma es válida, aparecerá una marca de verificación verde. Si la firma no es válida, aparecerá una X roja y se mostrará la razón por la que la firma no es válida.

Res escritos de firma

Puede firmar maletines al exportarlos. La firma de un maletín incrustará la cadena de certificados de su firma en el maletín junto con la otra información del maletín. Esto permitirá a los usuarios que reciben e importan el maletín verificar el usuario que firmó el documento y determinar si el maletín se modificó después de que se exportó y firmó. Cuando el maletín se importa a otro repositorio que admita firmas digitales, la firma se validará y el usuario que realiza la importación podrá ver la información de firma antes de completar la importación del maletín.

La firma de un maletín al exportar no firma los documentos dentro de ese maletín. La firma se aplica al maletín en su conjunto; una vez importado el maletín, los documentos de ese maletín no contendrán esa firma. (Sin embargo, si los documentos se firmaron antes de ser exportados y las firmas digitales se incluyeron en el maletín, los documentos conservarán sus propias firmas originales.)

Nota:Para firmar un maletín, debe tener un certificado de firma válido en la sección personal del almacén de certificados local en Windows. Es posible que el administrador ya haya distribuido un certificado de firma válido en el equipo para usarlo al firmar documentos. Si no está seguro de cómo determinar si tiene un certificado de firma válido o adquirir uno si no lo hace, póngase en contacto con el administrador para obtener ayuda.

Nota:Las firmas en maletines no se pueden contrafirmar.

Consideraciones especiales en el Laserfiche Web Client

La firma de maletines a través del Laserfiche Web Client requiere el complemento de firma Laserfiche. Si el plug-in no está instalado actualmente en su ordenador, el Laserfiche Web Client mostrará un cuadro de diálogo que le permite descargarlo e instalarlo.

Firma de un maletín