Campos y plantillas

Los campos y las plantillas son tipos de metadatos que le permiten almacenar, buscar y recuperar información sobre documentos y carpetas. Un campo contiene información sobre un documento, como un nombre de autor, un número de factura, una categoría de documento, un número de teléfono o una dirección. Una plantilla es una colección de campos relacionados; asignar una plantilla a una entrada le permite asignar varios campos relacionados a la vez. Laserfiche viene con algunas plantillas predeterminadas, que puede agregar o modificar para almacenar cualquier información que sea importante para sus documentos.

Solo se puede aplicar una plantilla a un documento o carpeta a la vez. Los campos se pueden agregar a la entrada individualmente, ya sea junto o en lugar de una plantilla, y no hay límite en cuanto a cuántos campos se pueden agregar.

La información de campo y plantilla tiene varios propósitos. Puede proporcionar una visión general rápida del contenido o características de identificación importantes de un documento o carpeta, como el tipo de documento o la categoría, o el autor del documento. También facilita la búsqueda de un artículo: puede buscar un documento o carpeta por su plantilla o sus valores de campo, lo que le permite localizar rápidamente documentos basados en información como un número de factura o el nombre del cliente. Los campos y plantillas también le permiten almacenar información adicional con el documento, como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono del cliente.

Antes de que un campo o una plantilla se puedan aplicar a un documento, debe definirse en Administración de repositorios. Laserfiche le proporciona dos plantillas de inicio: General, que contiene información general sobre documentos, y Correo electrónico, que contiene información específica de los correos electrónicos importados. Puede modificar estas plantillas para que se adapten mejor a sus necesidades, y puede agregar plantillas y campos adicionales específicos para su repositorio. Consulte Creación y modificación de definiciones de campo y plantilla, a continuación, para obtener más información.

Visualización, asignación y modificación de campos y plantillas en documentos y carpetas

Puede ver la información de campo y plantilla asignada actualmente, agregar o cambiar campos o plantillas, o actualizar la información de campo desde el panel derecho del Visor de documentos y el Explorador de carpetas.

1. Abra Campos para el documento o la carpeta:
   • En el Web Client, seleccione un documento o carpeta en el explorador de carpetas o abra un documento en el visor de documentos. En el panel derecho, seleccione la pestaña Campos.
   • En el Windows Client, seleccione un documento o carpeta en el explorador de carpetas y, a continuación, haga clic con el botón derecho o abra el menú Tareas y seleccione Metadatos. En el visor de documentos, los metadatos se mostrarán en el panel de metadatos. Seleccione la pestaña Campos.
2. Se mostrará cualquier plantilla asignada actualmente y la información de campo. Si aún no se ha asignado ninguna plantilla al documento, dirá No se ha asignado ninguna plantilla.
3. Realice una o más de las siguientes acciones:
• Para aplicar una plantilla o cambiar la plantilla actual a una plantilla diferente, abra el menú desplegable Plantilla y seleccione la plantilla que desea aplicar al documento. Cambiar o quitar una plantilla también eliminará toda la información de campo asociada a esa plantilla, a menos que cambie a otra plantilla con los mismos campos.
• Para mostrar un campo independiente de una plantilla, haga clic en Agregar o quitar campos. Seleccione el campo o campos que desea agregar y haga clic en Aplicar en el Web Client o Aceptar en el cliente de Windows.
• Para asignar un valor de campo a un documento o modificar un valor de campo existente, escriba un valor en el cuadro (o, si es un campo de lista, selecciónelo en la lista). Si el campo es un campo de varios valores, una vez que escriba un valor, aparecerá otro cuadro que le permitirá escribir un valor adicional. También puede usar tokens para rellenar automáticamente los valores de campo. Consulte Tokens para obtener más información.

  Nota:Diferentes campos permiten diverso tipo de información. Por ejemplo, no puede escribir letras en un campo numérico y un campo de fecha solo puede contener fechas. Consulte Tipos y propiedades de campo y plantilla , acontinuación, para obtener más información. Además, la seguridad de campo puede impedir que modifique algunos campos. Consulte Campos deshabilitados y Seguridad decampo , a continuación, para obtener más información.

• Para quitar un campo agregado de forma independiente, haga clic en Agregar o quitar campos. Los campos aplicados actualmente aparecerán en la parte superior. Borre los campos que desea eliminar y haga clic en Aplicar. La eliminación de un campo eliminará el valor asociado a ese campo.
4. Guarde los cambios en el documento.

Consejo: Al pulsar la BARRA ESPACIADORA en un campo de fecha vacía, se introducirá la fecha actual en función de la configuración de fecha de su ordenador.

Nota:Los campos obligatorios se marcan con un asterisco rojo en el Web Client, o con la palabra (obligatorio) en rojo en el Windows Client. Una plantilla no se puede guardar a menos que se rellenen todos sus campos obligatorios.

Puede modificar la información de campo y plantilla aplicada a varias entradas (documentos y carpetas) seleccionando más de una entrada en el Explorador de carpetas. Esto le permite establecer la información de plantilla y campo para varias entradas a la vez.

Si las entradas seleccionadas ya tienen una plantilla asignada, se mostrará la plantilla. Si tienen varias plantillas diferentes asignadas, el menú desplegable Plantilla mostrará "Múltiples plantillas asignadas." Cambiar la plantilla hará que se pierda toda la información del campo de plantilla original, a menos que ambas plantillas compartan el mismo campo.

Si los documentos tienen el mismo campo con el mismo valor asignado (incluido ningún valor), se mostrará el valor; si tienen el mismo campo pero con valores diferentes, el campo mostrará "Las entradas tienen valores diferentes asignados." Cambiar un valor guardará ese valor para todos los documentos seleccionados, incluso si eso sobrescribiría los valores existentes.

Agregar un nuevo campo individual aplicará ese campo y su nuevo valor a todos los documentos seleccionados, pero no afectará a ninguna otra información de campo o plantilla.

Creación y modificación de definiciones de campo y plantilla

Aunque los campos y las plantillas funcionan juntos, son tipos de metadatos independientes. Esto significa que puede crear primero una definición de plantilla y, a continuación, crear campos para agregarla, o puede crear definiciones de campo primero y, a continuación, recopilarlas en plantillas.

Laserfiche le proporciona dos plantillas de inicio: General, que contiene información general sobre documentos, y Correo electrónico, que contiene información específica de los correos electrónicos importados. Puede modificar estas plantillas para que se adapten mejor a sus necesidades, y puede agregar plantillas y campos adicionales específicos para su repositorio.

Creación o modificación de una definición de campo

1. Administración de repositorios abiertos:
   • En el Web Client, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha (para repositorios autohospedados) o en el selector de aplicaciones (para repositorios en la nube) y seleccione Administración de repositorios.
   • En la consola de Laserfiche Administration de escritorio, inicie sesión y seleccione el repositorio.
2. A la izquierda, en Metadatos en el Web Client o Administración de metadatos en la Administration Console de escritorio, seleccione Campos .
3. En el Web Client, seleccione el botón Agregar (). En la Administration Console del escritorio, haga clic con el botón derecho y seleccione Nuevo campo.... Para modificar un campo en cualquiera de los dos, haga clic en el nombre de un campo existente para modificarlo.
4. En la opción Nombre, escriba un nombre para el campo.
5. Opcional:en la opción Descripción, escriba una descripción para el campo.
6. En la opción Tipo, seleccione el tipo de campo. Para obtener más información acerca de los tipos de campo disponibles, vea Tipos y propiedades de campo y plantilla , acontinuación.

   Nota:Si está modificando un campo existente, tenga en cuenta que cambiar un tipo de campo de un tipo menos restrictivo a un tipo más restrictivo puede provocar la pérdida de datos.

7. Sólo campos de lista:para especificar elementos de lista:
   • En el Web Client, en la opción Nuevo elemento, escriba los elementos que desea incluir en la lista, haciendo clic en Agregar después de cada uno. Puede ordenar los elementos de la lista manualmente seleccionando un elemento y haciendo clic en Arriba o Abajo, o automáticamente seleccionando Ascendente o Descendente . Para permitir que los usuarios seleccionen un valor en blanco, seleccione Agregar en blanco a lalista.
   • En la Administration Console del escritorio, seleccione Editar lista.... Escriba los elementos que desea incluir en la lista. Puede ordenar los elementos de la lista seleccionando Ascendente o Descendente . Para permitir que los usuarios seleccionen un valor en blanco, seleccione Agregar en blanco a lalista.
8. Sólo campos de texto y lista:en la opción Anchura, especifique un ancho máximo para el campo.

   Nota:Si está modificando un campo existente, tenga en cuenta que la disminución de un ancho de campo puede provocar la pérdida de datos.

9. Opcional:en la opción Valor predeterminado, especifique un valor predeterminado para el campo. También puede usar tokens para crear un valor predeterminado dinámico. Consulte Tokens para obtener más información.
10. Opcional:Para permitir que los usuarios almacenen varios valores en el campo, seleccione Permitir varios valores .
11. Opcional:Para que el campo sea obligatorio, seleccione Requerido . Esto evitará que los usuarios guarden un documento con este campo hasta que se haya rellenado el campo.
12. Opcional:para indexar el campo, seleccione Indexado. Consulte Administración de búsqueda para obtener más información.
13. Opcional (solo campos Número, Fecha y Fecha/Hora):en la opción Formato de campo, seleccione el formato que desea usar o escriba un formato de campo personalizado. Para obtener más información acerca de los formatos de campo, vea Tipos y propiedades de campo y plantilla , acontinuación.
14. Opcional (solo campos Número y Texto):en la opción Restricción, seleccione una restricción de ejemplo o escriba una restricción de expresión regular personalizada y un mensaje de infracción de restricción. Para obtener más información acerca de las restricciones de campo, vea Tipos y propiedades de campo y plantilla , acontinuación.
15. En la pestaña Plantillas, puede ver las plantillas a las que pertenece el campo. Para agregar el campo a una plantilla, consulte Creación o modificación de una definición de plantilla, a continuación.
16. Para configurar nombres de plantilla alternativos para diferentes idiomas, puede hacerlo en la pestaña Idiomas. Consulte Idiomas, a continuación, para obtener más información.
17. Cuando haya terminado, guarde la definición de campo.

Creación o modificación de una definición de plantilla

1. Administración de repositorios abiertos:
   • En el Web Client, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha (para repositorios autohospedados) o en el selector de aplicaciones (para repositorios en la nube) y seleccione Administración de repositorios.
   • En la consola de Laserfiche Administration de escritorio, inicie sesión y seleccione el repositorio.
2. A la izquierda, en Metadatos en el Web Client o Administración de metadatos en la Administration Console de escritorio, seleccione Plantillas .
3. En el Web Client, seleccione el botón Agregar ( ) para agregar una nuevaplantilla. En la Administration Console del escritorio, agregue un nuevo campo haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Nueva plantilla.... Para modificar una plantilla en cualquiera de los dos, haga clic en el nombre de un campo existente para modificarla.
4. En la opción Nombre, escriba un nombre para la plantilla.
5. Opcional:en la opción Descripción, escriba una descripción para la plantilla.
6. Opcional:Para asignar un color a la plantilla, haga clic en el menú desplegable situado junto a Color y elija un color. Este color se mostrará junto con los documentos y carpetas a los que se haya asignado esta plantilla.
7. Para agregar un campo existente a esta plantilla, haga clic en el botón Insertar y seleccione el campo de la lista.
8. Para crear un nuevo campo para su uso con esta plantilla en el Web Client, haga clic en el botón Agregar (). En la Administration Console del escritorio, seleccione Insertar y escriba un nombre que aún no se haya utilizado para otro campo. Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar campo. Agregue el campo siguiendo las instrucciones de Creación o modificación de un campo, arriba, a partir del paso 3.
9. Repita los pasos 7 y 8 hasta que haya agregado todos los campos que desee. Para reorganizar los campos, seleccione un campo y haga clic en los botones Subir o Bajar. Para quitar un campo, haga clic en Quitar.

   Nota:Si elimina un campo de una plantilla existente, ese campo y todos sus valores se eliminarán de todos los documentos y carpetas a los que se haya asignado esa plantilla. Esto no se puede deshacer.

10. Si desea agregar campos dinámicos a la plantilla, puede hacerlo en la pestaña Campos dinámicos. Consulte Campos dinámicos para obtener más información. Los campos dinámicos solo se admiten con implementaciones autohospedados de Laserfiche.
11. Si desea agregar grupos de campos de varios valores a la plantilla, puede hacerlo en la pestaña Grupos de campos. Consulte Grupos de campos de varios valores , acontinuación, para obtener más información.
12. Para configurar nombres de plantilla alternativos para diferentes idiomas, puede hacerlo en la pestaña Idiomas. Consulte Idiomas, a continuación, para obtener más información.
13. Cuando haya terminado, guarde la definición de plantilla.

Eliminación de una definición de campo o plantilla

Para eliminar una definición de campo o plantilla, abra Campos o plantillas , seleccione el campo o plantilla que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar ( ) en el Web Client o en la Administration Console delescritorio, pulse la tecla Suprimir. Esto eliminará permanentemente el campo o la plantilla. El campo o plantilla también se eliminará de todos los documentos y carpetas que la contienen.

Duplicar una definición de campo o plantilla

Para duplicar una definición de campo o plantilla en el Web Client, seleccione la definición en la sección Campos de la página de administración de Web Client y pulse el botón Copiar (). La definición de campo o plantilla se duplicará y se puede abrir y modificar.

Tipos y propiedades de campo y plantilla

Los campos y plantillas tienen varias propiedades que determinan lo que puede introducir en un campo y cómo se mostrará la información de campo y plantilla existente.

Tipos de campo

El tipo de un campo determina qué tipo de información se puede almacenar en ese campo.  Por ejemplo, un campo de texto puede contener cualquier combinación de caracteres, pero un campo numérico solo puede contener números. Además, el tipo de campo determina cómo se ordenará la información del campo cuando se muestre en columnas.  El tipo de un campo se determina cuando se crea el campo.

Laserfiche admite los siguientes tipos de campos:

• Texto:el tipo de texto es el tipo de campo más permisivo. Cualquier carácter se puede introducir en él. De forma predeterminada, la única limitación que tienen los campos de texto es el ancho o el número de caracteres que se le pueden asignar. El ancho se establece cuando se crea el campo.
• Lista:Un tipo de campo Lista le permite seleccionar un valor de una lista predefinida. Los valores disponibles de esta lista y el orden en que aparecen se configuran cuando se crea el campo.
• Número:Solo los valores numéricos, incluidos los decimales y los números negativos, se pueden escribir en un campo Número. Un valor numérico debe estar dentro del siguiente rango: -9,999,999,999,999.999 y 9,999,999,999,999.999. Los campos numéricos admiten hasta cinco lugares después de un punto decimal (por ejemplo, 0.00001).
• Fecha:solo se pueden especificar valores de fecha para un tipo de campo Fecha. Un valor de fecha debe ser formateado con formato de fecha corta (por ejemplo, 06/05/2014).
• Fecha/Hora:Un campo Fecha/Hora le permite especificar valores de fecha y hora. Un valor de fecha y hora debe ser formateado con formato de fecha corta seguido de la hora (por ejemplo, 06/05/2014 06:00:00 PM).
• Tiempo:un tipo de campo Hora le permite especificar valores de tiempo.

Formatos de visualización de campos

Puede personalizar la forma en que Laserfiche muestra los valores de campo de fecha, hora y número. Esta personalización se puede realizar campo por campo. Por ejemplo, puede elegir mostrar siempre un campo numérico como un porcentaje (para que el valor "90" se muestre como "90%"), y un campo numérico diferente como moneda (para que el valor "345.98" se muestre como "$345.98").

Puede elegir entre varias opciones de formatos de visualización predefinidos para los campos Fecha, Hora, Fecha/Hora y Número, o puede crear una visualización de campo personalizada. Para obtener más información sobre cómo personalizar la visualización de campos, consulte Formatos de visualización de campos.

Restricciones de campo

Los campos de texto y número se pueden restringir a un determinado formato o rango de valores para garantizar la coherencia en la forma en que se especifica un valor en toda la organización. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que todos los números de teléfono se introducen en el formato 123-456-7890. Del mismo modo, es posible que tenga un campo numérico para almacenar números de factura de cuatro dígitos y desee asegurarse de que todos los valores de ese campo se encuentren entre 1000 y 9999.

Puede elegir entre restricciones de ejemplo predefinidas o crear su propia restricción personalizada. Para obtener más información, consulte Restricciones de campo.

Campos de varios valores

Los campos se pueden configurar para aceptar varios valores. Por ejemplo, si un informe puede tener varios autores, el campo Autor puede configurarse para permitirle escribir más de un nombre de autor. Se puede buscar cualquier valor de un campo de varios valores, independientemente de su posición en el campo. Los campos se marcan como campos de varios valores en Administración de repositorios. Puede marcar un campo como multivalor al crearlo, o puede modificar un campo existente para permitirle aceptar varios valores.

Nota: No hay límite en el número de valores que puede escribir en un campo de varios valores. El número de valores de un campo puede variar de un documento a uno, dependiendo de la entrada del usuario.

Después de escribir el primer valor en un campo de varios valores, aparecerá una nueva línea debajo de él, lo que le permite escribir un segundo valor para el campo, y así sucesivamente. Para eliminar un valor de un campo, haga clic en el botón Eliminar situado a la derecha del valor del campo.

Grupos de campos de varios valores

Los grupos de campos de varios valores son grupos de campos de varios valores que están relacionados de alguna manera. Cuando los campos de varios valores se recopilan en un grupo de campos de varios valores, el primer valor de cada campo se mostrará juntos y, a continuación, el segundo valor para cada campo se mostrará juntos, etc. Si un campo de varios valores no forma parte de un grupo de campos de varios valores, todos los valores del primer campo se mostrarán juntos y, a continuación, todos los valores del segundo campo se mostrarán juntos, etc.

Por ejemplo, puede almacenar facturas en Laserfiche e incluir información sobre esas facturas en los campos. Una factura puede tener varios elementos, cada uno de los cuales tiene información que debe almacenarse en los metadatos: el nombre del elemento, el identificador del producto, la cantidad y el precio. Si no utiliza grupos de campos de varios valores, cada campo se enumerará por separado, lo que dificultará saber qué producto corresponde a qué identificador, cantidad y precio. Muéstrame un ejemplo.

Sin embargo, si utiliza grupos de campos de varios valores, los campos de varios valores se organizarán para que los primeros valores de cada miembro del grupo se muestren juntos, lo que facilita la interpretación de los resultados. También puede definir varios grupos de campos de varios valores para una sola plantilla. Muéstrame un ejemplo.

También puede definir varios grupos de campos de varios valores para una sola plantilla. Los grupos de campos de varios valores pueden recopilar cualquier campo de la plantilla siempre que sean campos de varios valores, incluidos los campos dinámicos. Los grupos de campos de varios valores son específicos de una plantilla determinada. Si los campos también existen en otra plantilla, no se recopilarán automáticamente como un grupo de campos de varios valores en esa otra plantilla.

Creación de un grupo de campos de varios valores

1. Administración de repositorios abiertos:
   • En el Web Client, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha (para repositorios autohospedados) o en el selector de aplicaciones (para repositorios en la nube) y seleccione Administración de repositorios.
   • En la consola de Laserfiche Administration de escritorio, inicie sesión y seleccione el repositorio.
2. A la izquierda, en Metadatos en el Web Client o Administración de metadatos en la Administration Console de escritorio, seleccione Plantillas .
3. Seleccione la plantilla a la que desea agregar un grupo de campos de varios valores.
4. En la página Propiedades de plantilla, seleccione la pestaña Grupos de campos de varios valores.
5. Se mostrarán todos los campos de varios valores de esta plantilla. En la opción Agrupar, haga clic y seleccione el grupo al que desea asignar el campo. Si no desea agregar un campo multivalor determinado a ningún grupo, deje el grupo establecido en Sin grupo.

   Ejemplo: La plantilla Facturas de una organización contiene siete campos de varios valores: Nombre del producto, ID de producto, Precio, Cantidad, Nombre del cliente, Dirección de correo electrónico del cliente y Aprobado por. El administrador desea agrupar Nombre del producto, ID de producto, Precio y Cantidad en un grupo denominado Información del producto, Nombre del cliente y Dirección de correo electrónico del cliente en un segundo grupo denominado Contactos del cliente y dejar Aprobado por separado de los demás grupos. El administrador podría hacerlo asignando los cuatro primeros campos al grupo 1, los dos segundos campos al grupo 2 y dejando el campo final establecido en Sin grupo. Muéstrame un ejemplo.
   

6. Opcional:en la opción Nombre de grupo, haga clic y escriba un nombre para el grupo de campos de varios valores. Este nombre se mostrará a los usuarios del cliente.
7. Haga clic en Guardar para guardar loscambios.

Campos dinámicos

Un campo dinámico es un tipo de campo en el que el valor de un campo controla los valores que un usuario puede elegir en otro campo. En un campo dinámico, la selección de un valor para un campo primario determina qué valor está disponible en los campos secundarios. Consulte Campos dinámicos para obtener más información. Los campos dinámicos solo se admiten con implementaciones autohospedados de Laserfiche.

Idiomas de campo y plantilla

Puede configurar un idioma alternativo para el nombre de un campo o plantilla. Cuando un usuario cuya configuración regional coincida con ese idioma ve la plantilla o el campo, verá su nombre en el idioma alternativo. Si no se ha configurado un nombre alternativo para un idioma determinado o no se admite el idioma, se mostrará el nombre principal (tal y como se configura en la pestaña General de las propiedades de la plantilla o campo). Por ejemplo, si un repositorio es utilizado principalmente por personas que hablan inglés, pero algunos que hablan español o árabe, el nombre principal podría establecerse en inglés, con nombres alternativos para español y árabe. Si un repositorio es utilizado principalmente por personas que hablan francés, pero algunos que hablan inglés o chino, el nombre principal podría establecerse en francés, con nombres alternativos para español y árabe.

Los nombres de campo y plantilla alternativos deben establecerse manualmente para cada campo y plantilla. Solo se verá afectado el nombre del campo o plantilla; los valores de campo no se ven afectados por esta configuración.

Configuración de nombres de campo o plantilla alternativos

1. Administración de repositorios abiertos:
   • En el Web Client, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha (para repositorios autohospedados) o en el selector de aplicaciones (para repositorios en la nube) y seleccione Administración de repositorios.
   • En la consola de Laserfiche Administration de escritorio, inicie sesión y seleccione el repositorio.
2. A la izquierda, en Metadatos en el Web Client o Administración de metadatos en la Administration Console del escritorio, seleccione Plantillas o Campos .
3. Seleccione el campo o plantilla al que desea agregar un nombre alternativo y seleccione la pestaña Idioma.
4. En Idioma , seleccione el idioma para el que desea configurar un nombrealternativo.
5. En Nombre alternativo , escriba la traducción delnombre.
6. Para agregar idiomas adicionales, seleccione Agregar idioma y, a continuación, repita los pasos 4-5.
7. Cuando haya configurado todos los idiomas deseados, haga clic en Guardar para guardar loscambios.

Los idiomas en los que se ha localizado el cliente también admiten nombres de idioma alternativos. Los idiomas admitidos son árabe, chino (tradicional), chino (simplificado), inglés, francés, italiano, portugués (brasileño) y español. El tailandés también se admite solo en el Web Client.

Campos obligatorios

Un campo obligatorio nunca puede estar en blanco. Siempre que se aplique como parte de una plantilla, debe rellenarse antes de poder guardar el documento. Puede marcar un campo como necesario al crearlo, o puede modificar un campo existente para que sea necesario o quitar esa configuración.

Los campos obligatorios se marcan con un asterisco rojo en el Web Client o con la palabra (obligatorio) en rojo en el Windows Client.

Campos deshabilitados y seguridad de campo

Al trabajar con datos de campo, puede ejecutarse entre campos deshabilitados o atenuados. Un campo deshabilitado indica que no tiene derechos suficientes para realizar cambios en ese campo. Sin embargo, se le permite ver la información en ese campo. Los campos también se pueden deshabilitar si otro usuario ha traído un documento.

La seguridad de campo se configura en Administración de repositorios. Consulte Derechos de campo y plantilla para obtener más información.