Está viendo un tema de ayuda de Laserfiche Cloud. Si no está utilizando Laserfiche Cloud, consulte la Guía del usuario de Laserfiche o la Guía de administración de Laserfiche .

Supervisión de instancias y tareas de procesos

En la página Monitor, puede ver información sobre instancias y tareas de proceso, ya sea en conjunto o para instancias individuales.

Para ver los estados de las instancias, haga clic en el icono de la lupa de la izquierda. Puedes:

• Filtre instancias y actividades por su estado, palabras clave, prioridad y estado, entre otros.
• Haga clic en una instancia para ver más detalles, incluidas las acciones realizadas en los pasos y valores anteriores de las variables de campo y proceso.

Para ver los estados de las tareas de usuario, haga clic en el icono del portapapeles de la izquierda. Puedes:

• Filtre las tareas en función del estado, la fecha de vencimiento y mucho más.
• Haga clic en una tarea para obtener más detalles.
• Seleccione varias tareas para reasignarlas o cambiar sus fechas de vencimiento de forma masiva.

Descargar un informe

Puede descargar un informe que resuma las instancias o tareas en un proceso específico. Esto se puede descargar como un archivo de Excel o un archivo CSV.

Nota:El informe solo contendrá las columnas que se muestran en los resultados de búsqueda, además de cualquier otra información opcional que haya seleccionado para incluir en el paso 3. Antes de descargar un informe, personalice la visualización de la columna para incluir las columnas que desee en el informe.

1. En la página Search instances or Search tasks (Instancias de búsqueda) o Search tasks (Tareas de búsqueda), seleccione el proceso deseado en Process(Procesar ). Seleccione otros criterios de búsqueda como desee.
2. Haga clic en Buscar.
3. En el panel principal, haga clic en el icono Descargar de la barra de herramientas. Se abrirá un cuadro de diálogo Descargar informe.
   • Seleccione el tipo de archivo en el que desea que se guarde el informe.
   • Seleccione si desea descargar el archivo inmediatamente o enviar el archivo por correo electrónico como un vínculo.
     • Si selecciona este último, introduzca la dirección de correo electrónico a la que desea que se envíe el vínculo.
   • Seleccione la información opcional que desea incluir en el informe.
4. Haz clic en Descargar cuando hayas terminado.

Guardar una búsqueda

Después de seleccionar los criterios deseados para una búsqueda de tareas o instancias, puede guardar los mismos criterios para utilizarlos en futuras búsquedas.

1. Haga clic en Guardar en la esquina inferior izquierda.
2. Seleccione si desea guardar la búsqueda como una nueva búsqueda guardada o actualizar una búsqueda guardada existente.
   • Si decide actualizar una búsqueda guardada existente, seleccione la búsqueda guardada que desea actualizar en el menú desplegable.
3. Haga clic en Guardar.

Trabajar con búsquedas guardadas

En la página Supervisión de tareas e instancias, puede administrar y ver las búsquedas guardadas en el menú desplegable Búsqueda personalizada.

• En el menú Búsqueda personalizada, vea las búsquedas guardadas existentes en Búsqueda guardada. Seleccione una búsqueda guardada para ver sus criterios, ejecutarla o editarla.
• En el menú Búsqueda personalizada, seleccione Administrar búsquedas guardadas para cambiar el nombre o eliminar las búsquedas guardadas existentes.

Personalización de su vista

En la página Instancias o Tareas, haga clic en Cambiar visualización de columna en la parte superior derecha para seleccionar las columnas que se mostrarán para cada instancia o tarea. También puede cambiar el orden en el que aparecen las columnas.

Visualización del historial de acciones y los valores variables de una instancia específica

1. Haga clic en la instancia sobre la que desea ver más información.
2. Seleccione la pestaña Historial para obtener más información sobre cada paso del proceso. Verá un diagrama de proceso donde cada paso está codificado por colores según su estado. Puede cambiar a una vista de tabla del proceso haciendo clic en el icono Tabla en la esquina superior derecha. Tanto en el diagrama de procesos como en la tabla, puede seleccionar los pasos que le interesan para obtener más información sobre sus estados.
3. Si se suspende una tarea de servicio, puede volver a intentarlo seleccionando la tarea, haciendo clic en el botón y seleccionando Reintentar.
4. Haga clic en las tareas del usuario para ver su historial y a quién se asignó la tarea. Haga clic en el nombre del paso para ver el formulario asociado al paso y para reasignar la tarea, cambiar su prioridad o cambiar su fecha de vencimiento.
5. Seleccione la pestaña Variables para ver una lista de todas las variables de campo en el proceso y sus valores.

Visualización de los detalles de una tarea

Puede ver los detalles de una tarea haciendo clic en el nombre de la tarea en la página Tareas. Como alternativa, si ya está viendo los detalles de una instancia, historial, puede seleccionar cualquier tarea del diagrama de proceso y hacer clic en el nombre del paso para ver los detalles de la tarea.

Reasignación de tareas de usuario

La forma más rápida de reasignar varias tareas a la vez a los mismos usuarios o grupos es desde la página Tareas. También puede reasignar una sola tarea mientras ve sus detalles.

Para reasignar una tarea desde la página Tareas

1. Seleccionado una o más tareas en la página Tareas.
2. Haga clic en Reasignar ( ) en la parte superiorderecha.
3. En el cuadro de diálogo Reasignar tarea, seleccione si desea reasignar la tarea a uno o varios usuarios o a un equipo completo.
   • Si solo especificó un usuario, la tarea se asignará a ese usuario. Aparecerá en la lista de tareas de equipo asignadas y aparecerá en la sección Abrir tareas en Mis tareas.
   • Si especificó más de un usuario o un equipo, la tarea aparecerá en la sección Tareas sin asignar para los usuarios y el equipo. A continuación, un administrador puede reasignar la tarea a un usuario individual o un usuario puede asignar la tarea a sí mismo.
4. Opcional:si alguna de las tareas seleccionadas tiene borradores existentes, puede seleccionar Mantener los borradores existentes o Mantener borrador existente para conservar esos borradores después de reasignar la tarea.
5. Opcional: escriba un comentario que describa por qué está reasignando la tarea. Este mensaje aparecerá en el historial de acciones de la tarea.
6. Haga clic en Reasignar.

Para reasignar una tarea al ver sus detalles

1. Acceda a la página de detalles de latarea.
2. En la pestaña Resumen, haga clic en Reasignar.
3. En el cuadro de diálogo Reasignar tarea, seleccione si desea reasignar la tarea a uno o varios usuarios o a un equipo completo.
   • Si solo especificó un usuario, la tarea se asignará a ese usuario. Aparecerá en la lista de tareas de equipo asignadas y aparecerá en la sección Abrir tareas en Mis tareas.
   • Si especificó más de un usuario o un equipo, la tarea aparecerá en la sección Tareas sin asignar para los usuarios y el equipo. A continuación, un administrador puede reasignar la tarea a un usuario individual o un usuario puede asignar la tarea a sí mismo.
4. Opcional:si la tarea tiene borradores existentes, puede seleccionar Mantener los borradores existentes o Mantener borrador existente para conservar borradores después de reasignar la tarea.
5. Opcional: escriba un comentario que describa por qué está reasignando la tarea. Este mensaje aparecerá en el historial de acciones de la tarea.
6. Haga clic en Reasignar.

Al ver los detalles de la tarea

1. Acceda a la página de detalles de latarea.
2. En la pestaña Resumen, haga clic en la fecha de vencimiento actual o la prioridad para cambiarlas.
3. Configure una nueva fecha de vencimiento o prioridad y haga clic en Guardar.

Detener instancias

1. Seleccione las instancias que desea detener o reintentar.
2. Haga clic en el botón stop en la esquina superior derecha de la página para detener las instancias.

Para eliminar instancias terminadas

1. Seleccione las instancias que desea eliminar.
2. Haga clic en el botón Eliminar en la parte superior derecha de la página.

Tareas suspendidas

Una tarea se suspende si no se pueden llevar a cabo las acciones necesarias para la tarea. Por ejemplo, si tiene una tarea de servicio pero la instancia no se pudo conectar al servidor correspondiente, esa tarea se suspenderá. Una tarea de usuario también se puede suspender si, por ejemplo, falta un formulario necesario.

Si una instancia contiene tareas suspendidas, puede volver a intentarlo seleccionando la instancia en la página Instances y haciendo clic en Reintentar en la esquina superior derecha. Puede seleccionar varias tareas suspendidas y hacer clic en Reintentar para volver a intentarlo de forma masiva. También puede volver a intentar una tarea suspendida cuando esté viendo el historial de unainstancia.

Para solucionar problemas de una instancia con tareas suspendidas, seleccione la instancia en la página Instances y haga clic en View error log en la esquina superior derecha.

Puede filtrar las instancias con tareas suspendidas seleccionando Contiene tareas suspendidas en el panel Instancias de búsqueda.

Nota: Solo se pueden volver a intentar los procesos con tareas suspendidas. Si se suspende más de una tarea, se volverán a intentar todas ellas.