Está viendo un tema de ayuda de Laserfiche Cloud. Si no está utilizando Laserfiche Cloud, consulte la Guía del usuario de Laserfiche o la Guía de administración de Laserfiche .

Tareas del usuario

En un procesoempresarial, una tarea de usuario representa una acción como un administrador que aprueba un envío de formulario o un usuario que revisa un formulario enviado anteriormente. Por el contrario, las tareas de servicio son llevadas a cabo por máquinas, no por personas.

Use una tarea de usuario si alguien necesita tomar medidas en el proceso empresarial. Si se debe notificar a un usuario pero no va a tomar medidas, utilice una tarea de servicio de correoelectrónico. Los usuarios públicos no pueden participar en las tareas de usuario.

Las siguientes opciones se pueden configurar en una tarea de usuario:

• A quién se le asignará la tarea de usuario (puede asignar por equipo, a individuos específicos o por una distribución de tareas round robin)
• Opciones de reasignación de tareas
• Notificaciones por correo electrónico a los asignados a la tarea
• Prioridad de la tarea
• El formulario asociado a la tarea
• Si los usuarios pueden guardar el formulario como borrador
• Qué tipos de acciones pueden realizar los usuarios en el formulario (aprobar, rechazar o enviar)
• La secuencia fluye que se puede tomar después de la tarea. El flujo que se toma se puede configurar para depender de las variables de tarea.

Configuración de las tareas del usuario

1. Haga doble clic en la tarea de usuario en el lienzo para abrir su ventana de propiedades.
2. En Nombre , escriba un nombre para la tarea deusuario. También puede agregar variables en el nombre de lausuario.
3. En Descripción, describa el rol de la tarea en el proceso.
4. En Asignar a , seleccione el equipo o los usuarios a los que desea asignar la tarea deusuario. Las tareas se pueden reasignar durante el proceso.
   • Equipo: Asigne las tareas a equipos completos. Puede seleccionar un equipo o puede crear un equiposeleccionando Crear nuevo equipo .
   • Equipo basado en la variable: Asigne la tarea a un equipo utilizando variables.
   • Usuarios: Asignar las tareas a muchos usuarios. Haga clic en el botón Insertar variables para asignar la tarea en función de un valor de campo o una variable de proceso.
5. En Opciones de asignación , seleccione una delas siguientes opciones:
   • Usuarios de correo electrónico cuando se asigna esta tarea: Enviar a los usuarios un correo electrónico cuando se les asigna la tarea. Haga clic en Editar para redactar el correo electrónico mediante el editor de texto enriquecido .
   • Distribución de tareas roundrobin: asigna la tarea a un miembro del equipo aleatoriamente, cuando la tarea no se ha asignado a un miembro del equipo antes. Esta opción no está disponible cuando selecciona Usuarios en el paso 4.
6. Opcional:en Fecha de vencimiento , seleccione una fecha límite para la tarea. Puede definir una fecha de vencimiento exacta, una fecha de vencimiento relativa basada en una variable en su proceso o ninguna fecha de vencimiento en absoluto.
7. En Prioridad , seleccione un nivel de prioridad para estatarea. Las prioridades de tareas ayudan a llamar la atención sobre las tareas urgentes.
8. En la lista desplegable situada junto al nivel de prioridad, seleccione Siempre si la prioridad siempre debe establecerse en ese nivel, o cuándo si la prioridad debe establecerse en ese nivel solo cuando se cumplen determinados criterios.
• Si selecciona Siempre , solo se puede especificar un nivel de prioridad para latarea.
• Si selecciona Cuando , haga clic en el cuadroExpresión condicional para crear una expresión condicional que se evaluará para determinar si se establecerá la prioridad de la tarea. Obtenga más información sobre cómo crear expresiones condicionales.
• Después de establecer una condición para un nivel de prioridad, puede establecer condiciones adicionales para otros niveles de prioridad haciendo clic en Agregar condición.
9. En Cargar tareas secuencialmente , active la casillade verificación si, en el caso de que la siguiente tarea de usuario del proceso se asigne al usuario que está llevando a cabo esta tarea de usuario, desea que el siguiente formulario para la siguiente tarea de usuario aparezca inmediatamente después de que el usuario envíe el formulario de esta tarea.

   Nota: Esta opción cargará automáticamente las tareas solo si las tareas se asignan al mismo usuario. No cargará automáticamente las tareas si las tareas se asignan a un grupo de usuarios o equipo, incluso si el usuario que completa la tarea está en ambos grupos o equipos.

10. Vaya a la pestaña Formulario para seleccionar el formulario asociado a esta tarea.
11. En Formulario , seleccione el formulario que desea quecompleten los usuarios. También puede seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Hacer que el formulario sea de solo lectura para los usuarios a los que se asignala tarea: Permitir a los usuarios leer el documento pero no editarlo. Tenga en cuenta que al seleccionar esta opción, el formulario no muestra valores predeterminados, valores de fórmula ni valores de regla de búsqueda; sólo muestra los valores arrastrados. Cuando un campo no contiene valores arrastrados, aparece en blanco para los usuarios de solo lectura.
12. En Guardar como borrador , seleccione una de lassiguientes opciones:
    • Mostrar el botón Guardar borrador al ver latarea: permite a los usuarios guardar el formulario como borrador mediante un botón Guardar borrador. El borrador se coloca en la sección Borradores de la ficha Tareas .
    • Permitir al usuario guardar el formulario sin conexión en la aplicación Laserfiche:permite a los usuarios descargar un formulario o tarea en sus teléfonos. Un usuario puede completar y enviar el formulario o la tarea sin conexión y, cuando el usuario vuelve a estar en línea, el formulario se envía automáticamente.
13. En Botones de acción, seleccione los tipos de acción que desea que el usuario pueda realizar y las etiquetas de las acciones.
14. Cambie la opción Aprobación directa a verde para permitir a los usuarios realizar esta tarea al usuario realizar la tarea con un solo clic desde la pestaña Tareas .
15. Vaya a la pestaña Salidas para configurar los ajustes de salida. La configuración de salida le permite especificar cuándo debe ejecutarse una ruta determinada en el proceso. Por ejemplo, después de una tarea de usuario en la que un administrador aprueba o deniega un formulario, la configuración de salida le permite designar un curso de acción para un formulario aprobado y otro curso para un formulario denegado. Más información.