Está viendo un tema de ayuda de Laserfiche Cloud. Si no está utilizando Laserfiche Cloud, consulte la Guía del usuario de Laserfiche o la Guía de administración de Laserfiche .

Tareas de servicio

Las tareas de servicio representan acciones de un servicio o programa en un proceso empresarial. Un ejemplo de la tarea de servicio s es el envío de una notificación por correo electrónico a los usuarios involucrados en el proceso.

¿Por qué usar una tarea de servicio?

Use una tarea de servicio para enviar una notificación por correo electrónico, guardar un formulario en el repositorio o publicar información del proceso mediante un webhook. Si un usuario debe realizar una acción como parte de la tarea, utilice una tarea de usuario en su lugar.

Tareas del servicio de correo electrónico

Las tareas de servicio de correo electrónico envían automáticamente un correo electrónico a uno o varios usuarios en un punto especificado del proceso empresarial. Estas tareas de servicio son útiles si un usuario no tiene que tomar medidas en un proceso, pero debe mantenerse informado de su progreso.

Las tareas de servicio de correo electrónico se representan mediante el siguiente símbolo:

Para enviar un correo electrónico durante un proceso

1. Abra el diseñador de procesos del proceso empresarial.
2. Coloque una tarea de servicio de correo electrónico en el lienzo y conéctela a los objetos que preceden y siguen en el proceso.
3. Haga doble clic en la tarea para abrir su cuadro de diálogo Propiedades.
4. En el campo Nombre, escriba un nombre descriptivo para la tarea.
5. En Descripción, describa el rol que desempeña la tarea en el proceso.
6. Rellene los campos Desde , Enviar a , Asunto y Cuerpo. Utilice el link Show CC/BCC para también rellenar los destinatarios CC y BCC. Haga clic en el botón Insertar variable para insertar un marcador de posición para la información de proceso o campo, como el nombre de la persona que inició el proceso, el remitente, las acciones o comentarios de la tarea de usuario y los valores de campo.
   • La variable remitente anterior hace referencia al último usuario o servicio que envió un formulario.
   • La variable remitente de usuario anterior hace referencia al último usuario que envió un formulario. Esto omite las tareas de servicio más recientes que enviaron un formulario.
   • Puede usar texto enriquecido para componer el cuerpo del correo electrónico.

Consejo: Si desea que aparezca un nombre específico junto a "Para" cuando alguien recibe un correo electrónico de esta tarea de servicio, formatee las direcciones de correo electrónico como esta: <mtlingo type="" prevchar="" "="" nextchar="F"></mtlingo> "Nombre descriptivo" <mtlingo type="" prevchar="e" nextchar="" "=""></mtlingo> &lt;email@email.com&gt;.

Tareas de servicio de flujo de trabajo

Las tareas de servicio de flujo de trabajo inician un flujo de trabajo en un momento específico de un proceso empresarial. En la ventana Propiedades de la tarea servicio de flujo de trabajo, seleccione el nombre del flujo de trabajo que debe comenzar y las variables que desea enviar como entradas cuando el proceso llegue a la tarea de servicio. Esta tarea de servicio le permite recuperar valores del flujo de trabajo completado y asignar esos valores a variables de proceso.

Las tareas del servicio de flujo de trabajo se representan mediante el siguiente símbolo:

Para iniciar un flujo de trabajo durante un proceso

1. Abra el diagrama de proceso del proceso empresarial desde el que desea iniciar un flujo de trabajo.
2. Coloque una tarea de servicio de flujo de trabajo en el lienzo y conéctela a los objetos que la preceden y siguen en el proceso.
3. Haga doble clic en la tarea para configurar sus propiedades.
4. En el campo Nombre, escriba un nombre descriptivo para la tarea.
5. En Descripción, describa el rol que desempeña la tarea en el proceso.
6. En el campo Nombre del flujo de trabajo, escriba o seleccione el nombre del flujo de trabajo que desea iniciar. Si el flujo de trabajo no existe en la lista, use el vínculo Administrar flujos de trabajo para buscar o crear el flujo de trabajo y configurarlo para su uso con procesos externos. Una vez seleccionado, puede usar el vínculo Abrir flujo de trabajo para ver el flujo de trabajo y revisar cómo funcionará.
7. Seleccione Esperar a que el flujo de trabajo invocado termine de ejecutarse antes de continuar ejecutando el proceso actual para pausar esta tarea de servicio mientras se ejecuta el flujo de trabajo y reanudar cuando se complete.

   Nota: Si no se selecciona, los valores de salida no se pueden recuperar del flujo de trabajo, ya que el proceso continuará sin esperar los valores.

8. Configure los valores de entrada y salida. Los parámetros de flujo de trabajo deben configurarse en el flujo de trabajo antes de usarlos en un proceso empresarial.
   1. Configure los valores de entrada con las variables de proceso de negocio u otros datos que el proceso enviará al flujo de trabajo.
   2. Si decide que el proceso espere a que finalice el flujo de trabajo, configure qué variables de proceso de negocio se rellenarán con la información devuelta del flujo de trabajo a través de los parámetros de salida.

Guía de asignación de campos

• Al pasar salidas de flujo de trabajo a casillas de verificación, listas desplegables y botones de opción, si la opción ya existe en la variable, se mostrará como seleccionada en el siguiente formulario. Si la opción aún no existe, el comportamiento varía.
  • Para las casillas de verificación y los menús desplegables, un valor de salida que no existe se anexará a la lista de opciones y se seleccionará en el siguiente formulario.
  • Para los botones de opción, un valor de salida que no existe no dará lugar a ninguna selección o cambio en la lista.
• Si una salida de flujo de trabajo se asigna a un campo dentro de una tabla o colección, se reemplazarán todos los valores existentes para ese campo. Para cambiar valores específicos en una tabla/colección:
  1. Pase la variable de tabla al flujo de trabajo como parámetro de entrada de varios valores.
  2. Realice los cambios deseados en los elementos de fila del flujo de trabajo.
  3. Vuelva a pasar el token a través del parámetro de salida de varios valores en el mismo campo.
• Cualquier valor no válido que se devuelva borrará cualquier valor existente en la variable.
• Cualquier valor en blanco pasado de nuevo borrará los valores existentes

Tipos de datos admitidos para interacciones de flujo de trabajo:

• Valores de entrada: Línea única, Multilín, Botón de radio, Casilla de verificación (como un todo y todas las opciones individuales), Desplegable, Dirección (en su conjunto y todos los campos individuales), Número, Correo electrónico, Fecha (con o sin tiempo), Hora, Moneda, Geolocalización (como un todo y cada subcampo individual), y cualquier campo admitido en tablas y colecciones.
• No se admite: carga de archivos, texto enriquecido, firma y HTML personalizado.
• Valores de salida: línea única, multilíqueo, botón de radio, casilla de verificación (en su conjunto y todas las opciones individuales), desplegable, dirección (campos individuales), número, correo electrónico, fecha (con o sin tiempo), hora, moneda, geolocalización (solo subcampos individuales) y cualquier campo admitido en tablas y colecciones.

Ejemplo: cuando un representante de ventas envía un formulario de consulta inicial, se ejecuta un flujo de trabajo que calcula una estimación de tiempo para el proyecto, crea documentos de cliente personalizados en el repositorio y crea una dirección URL de WebLink para los documentos de cliente. Una vez finalizado el flujo de trabajo, devuelve la dirección URL a los procesos empresariales. A continuación, los procesos empresariales envían un nuevo formulario al representante de ventas con un vínculo al paquete de información.

Guardar en tareas de servicio de repositorio

Guardar en el servicio de repositorio las tareas guardan una copia de un formulario determinado y sus datos adjuntos en el repositorio Laserfiche. Puede configurar las siguientes opciones para las tareas de servicio Guardar en repositorio:

• La plantilla y los campos que tendrá el documento guardado. Puede rellenar campos con valores de campos de formulario.
• Cuando esté en el proceso, se creará el documento de envío del formulario.
• Si el proceso esperará a que la tarea se complete antes de continuar con los siguientes pasos en el proceso.
• El nombre del documento, la ruta de acceso, el formato y las relaciones entre el formulario y sus datos adjuntos.

Las tareas del servicio Guardar en repositorio se representan mediante el siguiente símbolo:

Para guardar un formulario en un repositorio durante un proceso

1. Abra el diseñador de procesos del proceso empresarial.
2. Coloque una tarea de servicio Guardar en repositorio en el lienzo y conéctela a los objetos que preceden y siguen en el proceso.
3. Haga doble clic en la tarea para configurar sus propiedades.
4. En el campo Nombre, escriba un nombre descriptivo para la tarea.
5. En Descripción, describa el rol que desempeña la tarea en el proceso.
6. Seleccione Permitir que el proceso continúe antes de que se complete la tarea de servicio si desea que el proceso inicie la tarea Guardar en repositorio y, a continuación, continúe con los pasos siguientes sin esperar a que se complete la tarea. Si esta opción está desactivada, una tarea FallAr en repositorio suspenderá todo el proceso, lo que significa que no se realizarán los pasos posteriores del proceso.
7. Seleccione Generar páginas de Laserfiche al importar archivos PDF para generar páginas de imagen TIFF de Laserfiche cuando se importe un PDF.
8. En la lista desplegable Perfil de repositorio, seleccione un perfil de repositorio.
9. En la sección Guardar, seleccione el formulario que desea guardar en el repositorio.
   • Si selecciona Guardar el formulario enviado en este paso de proceso , elija el formulario que seenvió en el paso especificado. Si el paso era un paso anterior, esto podría significar que los valores de las variables han cambiado entre ese paso y cuando se produce la tarea Guardar en repositorio.
   • Si selecciona Guardar un formulario con los datos de procesoactuales , el formulario guardado será el envío más reciente del formulario disponible para la tarea Guardar en repositorio.
10. Después de seleccionar entre las dos opciones del paso anterior, seleccione el formulario que desea guardar en el menú desplegable.

Una vez que seleccione un formulario de la lista desplegable, aparecerán pestañas para configurar el formulario y cualquiera de sus archivos adjuntos en la parte inferior de la página.

1. En la pestaña que lleva el nombre del formulario:
   1. En el campo Nombre del documento, escriba un nombre para el documento de envío de formulario en el repositorio. Haga clic en el botón Insertar variables para insertar un valor de variables de formulario o proceso en el nombre.
   2. En el campo Ruta, escriba la ruta en el repositorio donde se creará el documento. Haga clic en el botón Ruta... para buscar una ruta de acceso.
   3. En el campo Volumen, seleccione un volumen para el documento en el que desea guardar.
   4. En Opciones de guardado , seleccione para guardar el documento como PDF o TIFF.
      • Como alternativa, seleccione Sin formulario para guardar un documento que tenga metadatos pero sin componentes de imagen o documentos electrónicos reales. Si desactiva esta opción, se creará la ruta de carpeta especificada anteriormente. (Puede aplicar metadatos a esta carpeta con el Opción de plantilla de carpeta principal a continuación.) Es posible que desee desactivar esta opción si solo está utilizando un formulario para recopilar los metadatos que aplicará a una carpeta donde se guardarán los archivos adjuntos del formulario.
   5. Seleccione Incluir historial de acciones para incluir el historial de acciones de las tareas de usuario anteriores en el formulario.
   6. Seleccione Guardar datos de proceso empresarial como XML si desea guardar una copia XML del proceso empresarial con el documento.
   7. En Campos , haga clic en Configurar campos para seleccionar una plantilla y campos quese aplicarán al documento.
      1. En el cuadro de diálogo Configurar campos, elija una plantilla en el menú desplegable o haga clic en Agregar o quitar campos para elegir los campos que desea aplicar al formulario.
      2. Puede especificar un valor para cada campo de plantilla y cualquier campo agregado. Haga clic en el botón Insertar variables para rellenar cualquier campo con variables de formulario o proceso.

      Nota:Para los campos desplegables o de botón de opción del formulario, debe haber asignado valores a las opciones del campo si desea guardar los valores de esos campos como metadatos en un repositorio. Además, el campo que desea rellenar en los metadatos de la entrada debe ser un campo de lista y los valores disponibles en el campo de lista deben seridénticos a los valores disponibles en el campo desplegable del formulario.

      3. Haga clic en Listo cuando haya terminado de configurar los campos.
   8. En Plantilla de carpeta principal , haga clic en Configurar campos para seleccionar una plantilla ylos campos que se aplicarán a la carpeta en la que se guarda el documento de envío de formulario.
      1. En el cuadro de diálogo Configurar campos, elija una plantilla en el menú desplegable o haga clic en Agregar o quitar campos para elegir los campos que desea aplicar al formulario.
      2. Puede especificar un valor para cada campo de plantilla y cualquier campo agregado. Haga clic en el botón Insertar variables para rellenar cualquier campo con variables de formulario o proceso.

      Nota:Para los campos desplegables o de botón de opción del formulario, debe haber asignado valores a las opciones del campo si desea guardar los valores de esos campos como metadatos en un repositorio. Además, el campo que desea rellenar en los metadatos de la entrada debe ser un campo de lista y los valores disponibles en el campo de lista deben seridénticos a los valores disponibles en el campo desplegable del formulario.

      3. Haga clic en Listo cuando haya terminado de configurar los campos.
2. Si el formulario tiene cargas dearchivos, aparecerá una pestaña para cada carga. Configure estas pestañas de la siguiente manera:
   1. En el campo Nombre del documento, escriba un nombre para el documento de carga de archivos en el repositorio. Haga clic en el botón Insertar variable para insertar el valor de las variables de formulario o proceso en el nombre.
   2. Junto a Ruta de acceso , seleccione si el documento de carga de archivos debeguardarse en la ubicación del formulario principal o en Otra ubicación. Si selecciona Otra ubicación, haga clic en el botón Ruta... para buscar una ruta.
   3. En el campo Volumen, seleccione un volumen para el documento en el que desea guardar.
   4. En el campo Relaciones de documento, elija la relación que desea aplicar entre el archivo cargado y el formulario enviado. Obtenga más información sobre las relaciones dedocumentos.
   5. En Campos , haga clic en Configurar campos para seleccionar una plantilla y campos quese aplicarán al archivo cargado. En el cuadro de diálogo Configurar campos, elija una plantilla en el menú desplegable o haga clic en Agregar o quitar campos para elegir los campos que desea aplicar al archivo cargado. Puede especificar un valor para cada campo de plantilla y cualquier campo agregado. Haga clic en el botón Insertar variable para rellenar el campo con variables de formulario o proceso.

Nota:Al guardar datos de un proceso en un campo de metadatos en una entrada de repositorio, el formato de los datos debe coincidir con el formato del campo de metadatos. Si intenta guardar formatos que no coinciden (por ejemplo, guardar datos de texto en un campo numérico) se producirá un error de "Valor de campo incorrecto".

Tareas del servicio Webhook

La tarea de servicio de Webhook ya no está disponible. Si se requiere esta funcionalidad, cree una tarea Servicio de flujo de trabajo que active un flujo de trabajo mediante una actividad Ejecutar regla de solicitud web.

Pestaña Salida

Todas las tareas tienen una pestaña Salida que le permite especificar qué ruta debe tomar el proceso una vez completada la tarea.