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Un proceso de negocio es una serie de tareas que trabajan hacia un objetivo empresarial. Los tipos exactos de tareas o la secuencia de tareas pueden depender de variables situacionales. Los formularios suelen formar parte de un proceso empresarial. En Laserfiche Process Automation, puede diseñar procesos completos que determinen cómo se procesa un formulario después de enviarlo.
En el diseñador deprocesos, un proceso empresarial se representa mediante un diagrama de flujo que muestra el orden en el que deben tener lugar determinadas actividades y las posibles rutas que se pueden tomar en el proceso (con cada ruta de acceso representando una secuencia diferente de actividades). Un proceso muy simple podría ser el envío y aprobación de un formulario: Comienza con un envío de formulario, después de lo cual el formulario es aprobado o denegado por un gerente, después de lo cual el proceso termina. Las flechas indican el orden en el que tienen lugar estas acciones o eventos. Estas flechas se conocen como flujos de secuenciay cada ruta posible desde el evento inicial en el diagrama hasta un punto final se conoce como flujo deproceso. Los iconos que representan acciones o eventos, que se pueden conectar mediante flujos de secuencia, se conocen como objetos. Los objetos pueden ser actividades, tareas o eventos.
Los procesos empresariales más complicados permiten varias secuencias posibles de acciones o eventos, que representan mediante rutas de bifurcación (que pueden o no converger más adelante). Cuando convergen o divergen varios flujos de proceso, los flujos de proceso subsiguientes que se toman después de su intersección se deciden por una puerta deenlace, que implementa operadores lógicos en las variables asociadas a los flujos de proceso. Por ejemplo, en el siguiente proceso de ejemplo que representa un proceso de registro de vacunas contra la gripe, una puerta de enlace divide el flujo de proceso inicial en dos flujos de proceso. El flujo de proceso que un caso determinado de un proceso termina tomando depende de una variable (es decir, lo que el empleado ingresó en el formulario inicial).
Después del formulario inicial, hay una tarea que revisa el formulario, representado por el objeto Procesar formulario de registro en el diagrama. El objeto conduce a dos posibles flujos de proceso. El flujo que se toma depende de una variable en esa segunda forma.
Una vez creado y habilitado un proceso, se puede iniciar una instancia de un proceso rellenando el formulario inicial (después de navegar primero a la dirección URL del formulario inicial) o iniciando manualmente desde la página Administrar. A continuación, esa instancia se puede supervisar en la página Monitor. Los usuarios a los que se asignan tareas como parte de la instancia de proceso pueden ver sus tareas en la pestaña Tareas de la pantalla de inicio de Laserfiche. Los administradores de equipo pueden asignar tareas a los miembros del equipo desde la pestaña Tareas.
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