Creación de series de registros, carpetas de registros y registros

Los registros de Laserfiche se almacenan dentro de series de registros (que contienen las reglas por las que se regirán los registros) y carpetas de registros (que contienen registros que se encuentran en la misma etapa del ciclo de vida). Al implementar la administración de registros, primero deberá crear y configurar series de registros y, a continuación, crear carpetas de registros y registros dentro de ellas.

Serie de discos

Una serie de registros incluye información sobre las instrucciones de corte y retención que regirán los registros que contiene. Aunque los registros individuales y las carpetas de registros pueden tener instrucciones diferentes, en general una serie de registros contendrá documentos que siguen las mismas reglas.

Para crear una serie de registros

1. Abra la carpeta raíz del repositorio o abra una serie de registros existente.

Nota: Las series de registros solo se pueden crear en la carpeta raíz o en otra serie de registros. Además, no se puede crear una serie de registros dentro de una serie de registros si ya existe una carpeta de registros dentro de la serie de registros principal.

2. Haga clic en el botón Más ( ) y seleccione Recordaracciones y, acontinuación, seleccione Crear serie de registros.
3. Opcional:en la opción Código, introduzca un código de serie de registros.
4. En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre de serie de registros.
5. Opcional: Establezca cualquiera o todas las siguientes propiedades adicionales:
• En la opción Descripción, escriba una descripción.
• Seleccione la opción Registros permanentes si la serie de registros contendrá registros permanentes.
• En Instrucción de corte , seleccione la instrucción de corte deseada (debe crearse en la Administration Console antes de que se pueda aplicar aquí).
• En Programación deretención , seleccione la programación de retención deseada (debe crearse en la Administration Console antes de que se pueda aplicar aquí).
• En Registros vitales , elija si los registroscontenidos en la serie de discos se marcarán como vitales. Si es así, seleccione una de las siguientes opciones:
• Ciclo de revisión:seleccione el ciclo que determinará cuándo deben revisarse los registros. (Solo se pueden seleccionar los ciclos que ya se han creado. Consulte Definiciones de ciclo para obtener más información.)
• Intervalo de revisión:especifique el intervalo después del cual deben revisarse los registros. Seleccione Día(s)o Mes (s) y especifique el número de días o meses.
• En el cuadro de texto Autoridad de disposición, especifique una autoridad de disposición.
6. Haga clic en Aceptar para crear la serie de registros.

Para modificar las propiedades de las series de registros

• Seleccione la serie de registros. En el panel derecho, seleccione la pestaña Registros. Haga clic en Editar propiedades y realice los cambios y, a continuación, haga clic en Guardar.

Carpetas de grabación

Cualquier carpeta creada o trasladada a una serie de registros es automáticamente una carpeta de registros. No se requieren más acciones. (Véase Creación de carpetas y mover documentos y carpetas para obtener más información.)

Las carpetas de grabación solo pueden existir inmediatamente dentro de las series de registros. Una carpeta creada dentro de una carpeta de registros será una carpeta normal.

Cuando se crea por primera vez una carpeta de registros, Laserfiche establecerá las propiedades de administración de registros predeterminadas utilizando los valores del elemento primario de la carpeta de registros. Estos valores se conservan a menos que se cambien explícitamente en la carpeta de registros individual y no se vean afectados por los cambios posteriores realizados en las propiedades del elemento primario. Si una propiedad de ciclo de vida se establece directamente en una carpeta de registros, esa propiedad tendrá prioridad.

Para modificar las propiedades de la carpeta de registros

• Seleccione la carpeta de registro. En el panel derecho, seleccione la pestaña Registros. Haga clic en Editar propiedades y realice los cambios y, a continuación, haga clic en Guardar.

Registros

Cualquier documento creado o movido a una carpeta de registros, o las subcarpetas de una carpeta de registros, es automáticamente un registro. Este es el caso independientemente de cómo llegue el documento a la carpeta, ya sea que se escanee, importe o mueva desde otro lugar del repositorio. No se requieren más acciones para que el registro forme parte de esa carpeta o serie de registros. (Véase Adición de documentos y carpetas y mover documentos y carpetas para obtener más información.)

De forma predeterminada, un registro heredará las propiedades de registro de su carpeta de registro principal. Aunque un registro individual no puede tener una instrucción de corte o un estado vital diferente al de su carpeta principal, puede asignar una programación de retención diferente para registros individuales, si su cumplimiento normativo lo requiere.

Consejo:Las propiedades de registro se pueden establecer en registros individuales, pero se recomienda establecer y mantener las propiedades en la serie de registros o la carpeta de registros, a menos que el cumplimiento normativo exija lo contrario. Establecer las propiedades de registro en la carpeta de registros o el nivel de serie de registros le ayudará a mantener la coherencia de la administración de registros y a optimizar las tareas administrativas.

Para modificar las propiedades del registro

• Seleccione el registro. En el panel derecho, seleccione la pestaña Registros. Haga clic en Editar propiedades y realice los cambios y, a continuación, haga clic en Guardar.