acciones y seleccione Cerrar.Las funciones de administración de registros permiten a los usuarios administrar registros a lo largo de su ciclo de vida. Puede realizar acciones de administración de registros desde la escala de tiempo del registro en el panel derecho o desde la barra de herramientas.
Las carpetas de registro se pueden cerrar durante su ciclo de vida activo y se pueden volver a abrir hasta que se corten. Cerrar una carpeta de registros impide que, y sus registros contenidos, tenga cualquier modificación adicional. Los registros nuevos no se pueden archivar en carpetas de registros cerradas, excepto por los usuarios a los que se les concede el derecho de acceso de entrada Cerrar/Reabrir carpeta. Este derecho de acceso de entrada concede a los usuarios la capacidad de cerrar y volver a abrir carpetas de registros y archivar nuevos registros en carpetas de registros cerradas; sin embargo, las carpetas de registros cerradas no se pueden volver a abrir después de cortarse.
Para cerrar una carpeta de registros
acciones y seleccione Cerrar.Para volver a abrir una carpeta de registros
acciones y seleccione Volver a abrir.Un evento es una ocurrencia que puede hacer que ciertos tipos de registros sean cortados. Los eventos se utilizan en las instrucciones de corte Evento, Tiempo+Evento o Intervalo+Evento o en una programación de retención alternativa, y se definen en Administración del repositorio. (Véase Eventos para obtener más información.)
Los usuarios con el derecho de acceso de entrada Establecer fecha de evento pueden establecer una fecha de evento asociada a las instrucciones de límite de una carpeta de registros o con una programación de retención alternativa. Establecer todas las fechas de eventos cierra implícitamente una carpeta de registros. Las fechas de eventos todavía se pueden cambiar o desafiar antes de que se corte una carpeta de registros, aunque cambiar la fecha del evento crítico también puede cambiar la fecha límite de la carpeta de registro.
Para establecer una fecha de evento
Grabar acciones y seleccione Establecer fecha deevento .
) para establecer una fecha de evento. Puede ajustar la fecha de hoy automáticamente pulsando la barra espaciadora. También puede establecer una fecha de evento en el futuro.Para desaconsetabler una fecha de evento
acciones y seleccione Establecer fecha deeventoEl corte representa el principio de la fase de retención de un registro. Una carpeta que se ha cortado está cerrada y no se puede modificar ni eliminar, y deja de considerarse un registro activo; es en el punto de corte que la programación de retención se vuelve relevante para el registro. Tenga en cuenta que la fecha de elegibilidad de límite dicta la retención futura independientemente de cuándo se realice la acción de corte.
Los registros que se han cortado pueden anularse siempre y cuando no se hayan realizado acciones de disposición en ellos. Esto también volverá a abrir la carpeta de registros. Si la carpeta de registros tiene una instrucción de corte Evento, Tiempo+ o Intervalo+Evento, la acción de anulación de corte desen establece automáticamente la fecha del evento crítico; si la carpeta de registros tiene una instrucción de corte Acción de sustitución o Acción de disposición, elimina la relación de documento relevante. Si descuesta un registro, coincidirá con el estado de corte de su carpeta de registro principal. Esto puede significar que el registro seguirá siendo cortado, si la carpeta de registro principal se ha cortado.
Un usuario debe tener el privilegio Administración de registros para realizar un corte o uncutoff en un registro.
Nota:El límite de carpetas de registros se puede realizar en registros individuales, pero se recomienda realizar un corte en las carpetas de registros a menos que las instrucciones de cumplimiento normativo requieran lo contrario. (Los tipos de instrucción de corte Acción de sustitución y Acción de disposición son excepciones, ya que siempre son específicos del registro). Realizar un límite en el nivel de carpeta de registros le ayudará a mantener la coherencia de la administración de registros y a agilizar las tareas administrativas.
Para realizar un recorte en una carpeta de registro o registro
acciones y seleccione Cortar.Para anular el corte de una carpeta de registros o registros
acciones y seleccione SincortarDespués de que un registro o carpeta de registro se haya cortado, se puede transferir de una ubicación a otra. Las fechas y ubicaciones de elegibilidad de transferencia se definen en el cronograma de retención, pero no es necesario que se cumplan estrictamente de la manera en que lo hacen las fechas de elegibilidad de límite o disposición final porque las transferencias están destinadas exclusivamente a la comodidad de la organización. (En general, las transferencias no están reguladas ni obligatorias.)
Un usuario debe tener el privilegio Administración de registros para transferir un registro.
Si el período de retención de un registro incluye una transferencia, la programación de retención del registro será igual a la suma de la retención inicial más cada una de sus transferencias. El registro será elegible para la disposición final después de sus tiempos de retención y transferencia.
Cuando se realiza una transferencia en una carpeta de registros, los registros dentro de esa carpeta se transferirán siempre que sean cortados y no se hayan transferido a esa ubicación. Los registros dentro de la carpeta que no se han cortado, o que ya se han transferido a esa ubicación, no se transferirán. Además, los registros dentro de la carpeta de registros que no tienen la misma programación de retención que su carpeta principal no se transferirán a menos que también sean elegibles para la transferencia bajo su propia programación de retención. Cuando se realiza una transferencia en un registro individual, solo se transferirá ese registro.
Para transferir un registro o una carpeta de registros
acciones y seleccione Transferir.Disposición final es la última acción realizada en una programación de retención. Normalmente, a la disposición final, su organización ya no conserva los registros en cuestión. Hay tres tipos de disposición final: Adhesión, Destrucción y Ninguno.
Cuando un registro se somete a Adhesión o Destrucción, puede optar por destruir los registros en Laserfiche, pero mantener los metadatos del registro. Se recomienda encarecidamente que mantenga los metadatos de registro para que pueda realizar un seguimiento del historial de retención de un registro. Si el registro se destruye con metadatos retenidos, se eliminará el historial de versiones. Esto garantiza que el contenido de la página y los archivos electrónicos se eliminen por completo, incluso en el historial.
Cuando una programación de retención tiene una disposición final de adhesión, los datos de registro y la responsabilidad de administración de registros de esos datos se transfieren a una organización independiente. Los datos de registro se eliminan del repositorio Laserfiche, aunque tiene la opción de conservar los metadatos del registro. Se le debe asignar el privilegio Administración de registros para realizar la adhesión.
La adhesión a una carpeta de registros también alcanzará los registros dentro de esa carpeta, siempre y cuando no tengan una retención en ellos, sean elegibles para la disposición final y tengan una disposición final que coincida con la carpeta de registros, incluida la ubicación. (La mayoría de los registros dentro de las carpetas de registros tendrán una disposición final coincidente, porque en la mayoría de los casos los registros tendrán la misma programación de retención que sus carpetas principales.) Si un registro dentro de una carpeta de registros cumple estos criterios, se alcanzará cuando se a la adhesión a su carpeta de registro principal, incluso si tiene una programación de retención diferente. Cuando la adhesión se realiza en un registro individual, sólo se abrirá ese registro.
Para acceder a una carpeta de registro o registro
acciones y seleccioneAdhesión.Cuando una programación de retención tiene una disposición final de Destrucción, los datos de registro ya no deben conservarse o, legalmente, no pueden serlo, se pueden quitar por completo del sistema de administración de registros. La destrucción eliminará todos los datos de registro del repositorio Laserfiche; sin embargo, los metadatos del registro se pueden conservar. (La opción para conservar metadatos está disponible al configurar la programación de retención, obtenga más información.)
Cuando se realiza una operación de destrucción en una carpeta de registros, se destruirán todos los registros de esa carpeta que sean aptos para la destrucción (excepto los que tengan retenciones). Cuando se realiza una operación de destrucción en un registro individual, solo se destruye ese registro.
Para destruir una carpeta de registros o registros
acciones y seleccione Destruir.Cuando una programación de retención tiene una disposición final de Ninguno, los registros deben conservarse indefinidamente.
Los registros vitales contienen información sin la cual una organización no podría funcionar y que está sujeta a revisión y actualización periódicas. Ejemplos de registros vitales son los registros operativos de emergencia o los registros legales y financieros. Las series de registros y las carpetas de registros contienen una propiedad de registros vitales para indicar la necesidad de revisión y el ciclo o intervalo de revisión de registros. Consulte Creación de series de registros, carpetas de registros y registros para obtener más información.
Los registros vitales requieren una revisión periódica. Laserfiche ayuda a realizar un seguimiento de los ciclos vitales de revisión de registros, lo que le ayuda a revisar los registros de forma coherente. Para localizar rápidamente registros vitales, consulte Localización y visualización de información de administración de registros.
Para marcar un registro vital como revisado
acciones y seleccione Revisar registros vitales.Agregar una retención a un documento evita la modificación en él y detiene su ciclo de vida de administración de registros (por ejemplo, un registro sujeto a una retención no se puede cortar). Al agregar una retención a un documento, debe proporcionar un motivo para la retención, como acciones legales o reglamentarias. También puede, opcionalmente, agregar una fecha de vencimiento. Tanto el motivo como la fecha de vencimiento se pueden utilizar en las búsquedas. Una vez que la necesidad de la retención ha pasado, la retención se puede eliminar, y el documento se volverá modificable de nuevo y continuará su ciclo de vida récord. Agregar una retención a un registro no afecta a su fecha de elegibilidad de disposición.
Puede agregar retenciones a documentos individuales o carpetas completas. Las retenciones obedecen a la jerarquía de carpetas de tal manera que agregar una retención a un elemento primario agregará efectivamente la retención a todas las entradas secundarias. También puede colocar varias retenciones en documentos o carpetas; permanecerán in-modificables hasta que se eliminen todas las retenciones.
Nota: La adición de una retención a una carpeta o serie de registros activa impide la eliminación de registros. Sin embargo, los registros adicionales todavía se pueden archivar en esa carpeta de registros. Todos los registros agregados a una carpeta con una retención también estarán sujetos a esa retención.
Debido a la capacidad de colocar retenciones en registros individuales, una carpeta de registros puede contener registros con y sin retenciones. Aunque los registros con retenciones no se ven afectados por las acciones de disposición realizadas en la carpeta de registros, otros registros lo son. Por lo tanto, realizar acciones de disposición en una carpeta de registros puede crear una situación en la que la carpeta de registros contiene registros en diferentes etapas de una programación de retención, dependiendo de si algunos registros están sujetos a retenciones. Esto también significa que es posible que pueda realizar la misma acción de disposición varias veces en la misma carpeta de registro.
La eliminación de una retención solo se puede realizar en la entrada en la que se colocó la retención. Si agrega una retención a una carpeta, no puede eliminar directamente una retención de un documento dentro de esa carpeta; en su lugar, debe quitar la retención de la carpeta de registros.
Las retenciones restringen la modificación o eliminación de contenido de la entrada y evitan que los usuarios muevan entradas con retenciones a otras ubicaciones (esto excluye las transferencias de registros, que se permiten con una retención en su lugar). Agregar o quitar una retención requiere el derecho de acceso a la entrada Agregar o quitar retención para la entrada especificada.
Para añadir una retención
Acciones de retencióny seleccione Agregar retención.Para eliminar una retención
Acciones de retencióny seleccione Eliminar retención.Nota:Cuando se ha eliminado una retención específica de todas las entradas a las que se aplica, la retención se eliminará del repositorio.