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Gestión de procesos

La página Administrar le permite ver todos los procesos y llevar a cabo acciones en ellos. Las acciones disponibles dependen de su rol de seguridad para el proceso.

Lista de procesos

La lista de procesos muestra, para cada proceso, el nombre del proceso, el número de versión del proceso, cuándo se modificó por última vez y si el proceso está habilitado o deshabilitado (en Estado). Haga clic en el nombre de una columna para ordenar los procesos por sus valores en esa columna o busque procesos mediante la barra de búsqueda en la parte superior de la página.

Para cada proceso, puede utilizar los siguientes botones en la esquina superior derecha cuando se selecciona el proceso.

• Descargar: Exporta el proceso en formato XML para que puedas importarlo a otro lugar más tarde.
• Copiar: Duplica el proceso con el texto "- Copiar" anexado al nombre del nuevo proceso.
• Eliminar: Elimine el proceso y sus formularios por completo. Puede eliminar varios procesos a la vez seleccionando varios procesos (manteniendo pulsado el botón SHIFT) antes de hacer clic en Eliminar.
• Ejecutar: Iniciar un proceso. Si el proceso comienza con un formulario, al hacer clic en Ejecutar se abrirá el formulario para que lo rellene, y el proceso se iniciará una vez que envíe el formulario. Si el proceso no comienza con un formulario, al hacer clic en Ejecutar se iniciará el proceso.
• Activar/Desactivar: Activar o desactivar el proceso.
• Editar:vaya al diseñador de procesos para editar el proceso. Al hacer clic en el nombre del proceso también se lleva al diseñador de procesos.
• Informe: Vea los análisis y los informes del proceso.
• Monitor: Ver información sobre las instancias del proceso.

Visualización y modificación de los detalles del proceso

Puede hacer clic en el botón Detalles de cada proceso para ver información sobre el proceso. En el cuadro de diálogo Detalles del proceso, puede editar o ver lo siguiente:

• Nombre: El nombre del proceso.
• Descripción: La descripción del proceso, proporcionada por el creador del proceso.
• Estado del proceso: Si el proceso está habilitado o deshabilitado. Esto no indica si el proceso se publica. Los procesos publicados tienen un número de versión. Si un proceso no tiene un número de versión que se muestra en la página Administrar, no se publica. Los procesos deben publicarse y habilitarse antes de que se puedan iniciar.
  • Haga clic en el alternador para activar o desactivar el proceso.
• Enlace: La URL del formulario de inicio del proceso, si hay un formulario de inicio.
  • Puede modificar la dirección URL en el cuadro de texto proporcionado.
  • Para copiar un vínculo, haga clic en Compartiry, a continuación, en Copiar. Esto copia la URL completa en el portapapeles.
  • Para compartir un enlace por correo electrónico, haga clic en Compartiry, a continuación, en Enlace de correo electrónico.
• Instance name: Cómo se formatean los nombres de instancia del proceso.
• Detalles de resumen: Las variables de proceso que deben mostrarse en la pestaña Tareas.
  • En el cuadro izquierdo, seleccione las variables que desee que se muestren como columnas en la pestaña Tareas.

Si modifica cualquier detalle, asegúrese de hacer clic en Guardar en la parte inferior del cuadro de diálogo. De lo contrario, los cambios no se aplicarán.

Configuración de notificaciones de procesos

Las notificaciones de proceso se configuran en el panel Detalles de la derecha.

1. Seleccione el proceso para el que desea configurar las notificaciones.
2. Expanda el panel Detalles a la derecha.
3. Abra la pestaña Notificaciones en el panel Detalles.
4. Puede configurar notificaciones para usted y el iniciador del proceso. Desplácese hasta el rol para el que desea configurar las notificaciones.
5. Busque el evento para el que desea configurar las notificaciones. Activa o desactiva las notificaciones web o por correo electrónico para ese evento.
6. Repita los pasos 4-5 según sea necesario. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
7. Si ha activado las notificaciones por correo electrónico para cualquier rol, puede configurar si las notificaciones llegan como un resumen diario o correos electrónicos individuales, o ambos. Para ello, haga clic en Configurar notificaciones por correo electrónico en la parte inferior del panel Notificaciones.
   1. En el cuadro de diálogo Configurar notificaciones de correo electrónico, seleccione el formato de las notificaciones por correo electrónico para cada rol que tenga notificaciones por correo electrónico.
   2. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.

Versiones de proceso

Puede ver el historial de versiones de un proceso publicado haciendo clic en su número de versión. Esto abrirá un cuadro de diálogo Historial de versiones que le permite descargar archivos XML que representan cada versión del proceso.

• Haga clic en el nombre de la versión para ver un diagrama de proceso de solo lectura de esa versión.
• Haga clic en el botón de descarga situado junto a una versión para descargar un archivo .xml que represente el proceso. El archivo se puede utilizar para importar el proceso de nuevo en el mismo entorno o en un entorno diferente.

Promover una versión anterior a la versión publicada actual

para un proceso con varias versiones, el Historial de versiones mostrará un icono Promocionar a la última junto a versiones anteriores. Haga clic en el icono Promocionar a la versión más reciente junto a una versión para que sea la versión más reciente y, opcionalmente, actualice las instancias en ejecución a esa versión. En el cuadro de diálogo Actualizar instancias, seleccione:

• Ninguno si no desea que se actualice ninguna instancia en ejecución.
• Todo si desea que todas las instancias en ejecución se actualicen a la versión para la que mediante clic en el icono.
• Versiones específicas si desea elegir qué versiones deben tener sus instancias en ejecución actualizadas a la versión para la que mediante el clic en el icono.

Otras acciones

También puede hacer lo siguiente desde la página Administrar:

• Edite cualquier proceso haciendo clic en su botón Editar. Alternativamente, simplemente haga clic en el nombre del proceso.
• Cree un nuevo proceso haciendo clic en Nuevo proceso en la esquina superior derecha.
• Importe un proceso haciendo clic en Importar en la parte superior izquierda.
• Busque procesos específicos mediante el cuadro de texto Procesos de búsqueda.
• Exporte un proceso para moverlo de un entorno de prueba a un entorno de producción haciendo clic en el icono de descarga.