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Actualizar documento de Word

Esta actividad realiza una serie de modificaciones en un documento de Microsoft Word.

Para configurar esta actividad:

  1. Arrastre la actividad desde el panel del cuadro de herramientas y colótrela en el panel del diseñador.
  2. En el panel de propiedades, escriba un nombre y una descripción de la actividad.
  3. En el cuadro de propiedad Documento para modificar, seleccione el documento de Word que desea modificar en las siguientes opciones:
  4. En el cuadro de propiedad Modificaciones , haga clic en Nuevo....
  5. Seleccione un tipo de modificación: Buscar reemplazar , Combinar campo simple o Combinar campos de tabla y configure las opcionespara ese tipo de modificación.
    CerradoBusque Reemplazar

    la funcionalidad de buscar y reemplazar De Word de Automate. El documento no tiene que contener campos de combinación ni ningún formato especial para que esta opción funcione.

    Ejemplo:La Acme Insurance Company tiene un nuevo paquete de información de cliente que les gusta personalizar con el nombre del cliente y del administrador de cuentas. Cuando se introduce un nuevo cliente, su nombre y el nombre de su administrador de cuentas se agregan a los metadatos de la carpeta del cliente. Una vez que se rellenan esos dos campos, se inicia un flujo de trabajo que ejecuta una actividad Actualizar documento de Word. Esta actividad busca automáticamente ClientName y AccountManagerName en cada documento de la carpeta y reemplaza esos valores por los nombres reales del cliente y del administrador de cuentas.

    Para configurar Buscar reemplazo:

    1. Haga clic en Nuevo....
    2. En el cuadro de diálogo Nueva modificación, asegúrese de que Buscar reemplazo está seleccionado en la lista desplegable Tipo.
    3. Junto a Buscar qué , escriba los caracteres que desea que el flujo de trabajo encuentre en eldocumento. Haga clic en la flecha derecha para agregar un token.
    4. Junto a Reemplazar con , escriba los caracteres con los que el flujo de trabajoreemplazará los valores encontrados. Haga clic en la flecha derecha para agregar un token.
    5. Si selecciona la opción Coincidir caso, la actividad solo encontrará resultados con el mismo patrón de mayúsculas que el valor que escriba junto a Buscar qué. Desactive esta opción para buscar coincidencias independientemente de las mayúsculas.
    6. Si selecciona la opción Coincidir con toda la palabra, la actividad solo encontrará palabras enteras, no palabras parciales. Por ejemplo, si selecciona esta opción y configura la actividad para encontrar la palabra libro, encontrará todas las instancias del libro de palabras, pero no marcador o reserva .
    7. Si selecciona la opción Usar expresiones regulares, puede usar expresiones regulares para extraer información específica de un token que haya agregado al valor Buscar. Por ejemplo, si coloca un token de dirección en el campo Buscar, puede usar expresiones regulares para buscar solo el código postal de la dirección. Más información sobre las expresiones regulares
    8. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.
    CerradoCombinación de campos simples

    Si tiene un documento que va a actualizar una base de datos, así como un flujo de trabajo, o si tiene necesidades de actualización más complicadas, seleccione la opción Combinación de campos simple. Para configurar la combinación de campossimples:

    1. Seleccione Nuevo....
    2. En el cuadro de diálogo Nueva modificación, asegúrese de que Combinación de campos simples esté seleccionada en la lista desplegable Tipo.
    3. Puede rellenar la tabla de forma automática o manual.

      Para rellenar la tabla automáticamente:

      1. Seleccione Importar....
      2. Seleccione una de las siguientes opciones:
        • Importar desde documento: Seleccione un documento adjunto en Archivos .
        • Importar desde disco: Seleccione un archivo en el equipo local.
      3. Haga clic en Aceptar.

      Para rellenar la tabla manualmente:

      1. Seleccione Agregar campo para agregar un campo de combinación.
      2. Escriba el nombre del campo en Nombre de campo.
      3. Escriba el valor con el que se reemplazará el campo cuando el flujo de trabajo se ejecute en Valor. Haga clic en la flecha derecha para agregar un token.
      4. Seleccione el tipo de datos para el campo en Tipo. Establecer el tipo es importante si va a insertar un token con un valor que podría ser uno de varios tipos. En la mayoría de los casos, dejar Default en esta columna es suficiente.
      5. Seleccione el vínculo Predeterminado para proporcionar un formato personalizado para el campo, incluido el formato predeterminado, los campos de casilla de verificación o los códigos de barras.

        Nota:Puede definir propiedades personalizadas para códigos de barras que no aparecen en el menú desplegable Tipo de código de barras.

    4. Debajo de la tabla de campos hay varias opciones para limpiar el documento de Word después de que se ejecute la combinación. Puede eliminar párrafos, campos, regiones, campos que contengan y campos estáticos vacíos. También puede borrar la configuración de combinación de correspondencia configurada en el Asistente para combinar correspondencia. Seleccione la opción Reemplazar campos no combinados si tiene otros tipos de campos en el documento (por ejemplo, texto ajustado entre corchetes dobles ) que desea reemplazar estaactividad.
    CerradoCombinación de campos de

    tabla Rellene la tabla de un documento de Word mediante un origen de datos. Si selecciona esta opción, debe tener una actividad Buscar entradas u otra actividad Actualizar documento de Word anteriormente en el flujo de trabajo que recupera los datos que desea insertar en la tabla.

    Para configurar la combinación de campos de tabla:

    1. Seleccione Nuevo....
    2. En el cuadro de diálogo Nueva modificación, asegúrese de que Combinación de campos de tabla esté seleccionada en la lista desplegable Tipo.
    3. Junto a Actividad , haga clic en elbotón Editar para especificar los valores que desea insertar en la tabla de Word.
    4. Junto a Combinar nombre de región , escriba el nombre de la región que corresponde a la tabla enWord. La región es el valor especificado después de los campos "TableStart" y "TableEnd" de la tabla.
    5. Después de seleccionar el archivo en el paso 3, rellene la tabla con todos los campos de combinación. Puede hacerlo manualmente seleccionando Agregar campo y escribiendo el nombre del campo en los cuadros de texto en Nombre de campo manualmente o seleccionando Importar nombres de campo del documento debajo de la tabla para rellenar la tabla automáticamente.
    6. En la columna Valor, escriba un valor o inserte un token. El campo se reemplazará con este valor cuando se ejecute el flujo de trabajo.
    7. En la columna Tipo, seleccione el tipo de datos que se introducirán en el campo. Establecer el tipo es importante si va a insertar un token cuyo valor podría ser uno de varios tipos, por ejemplo, podría interpretarse como una cadena o un número y desea asegurarse de que Word interpreta el token correctamente. En la mayoría de los casos, dejar Default en esta columna es suficiente.
    8. En la columna Opciones, haga clic en Predeterminado para proporcionar formato personalizado para el campo. Tiene la opción de utilizar el formato predeterminado, representar el campo como una casilla de verificación o renderizarlo como un código de barras. Puede definir propiedades personalizadas para códigos de barras que no aparecen en el menú desplegable Tipo de código de barras.
    9. Para agregar un campo a la tabla en el cuadro de diálogo Nueva modificación, haga clic en el vínculo Agregar campo debajo de la tabla. Para quitar un campo de la tabla, haga clic en el vínculo Quitar de la fila del campo.
    10. Debajo de la tabla de campos hay varias opciones para limpiar el documento de Word después de que se ejecute la combinación. Puede eliminar párrafos, campos, regiones, campos que contengan y campos estáticos vacíos. También puede borrar la configuración de combinación de correspondencia configurada en el Asistente para combinar correspondencia. Seleccione la opción Reemplazar campos no combinados si tiene otros tipos de campos en el documento (por ejemplo, texto ajustado entre corchetes dobles ) que desea reemplazar estaactividad.
  6. Haga clic en Aceptar.
  7. En el cuadro de propiedades Opciones de documento de salida, seleccione acciones adicionales en el documento.