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Notificar plantilla de equipo de proyecto
Este flujo de trabajo envía un correo electrónico a los usuarios cuando un documento ha cambiado. Para que se le envíe por correo electrónico, los usuarios deben agregar sus direcciones de correo electrónico al campo Plantillas de flujo de trabajo: Dirección de correo electrónico del equipo.
Cuando cambia un documento, se envía un correo electrónico a cada persona que aparece en el campo denominado "Plantillas de flujo de trabajo: direcciones de correo electrónico del equipo" y se borra el campo. El documento se mueve a la carpeta Planes propuestos y el flujo de trabajo espera hasta que el documento tenga el mismo número de direcciones de correo electrónico que antes de cambiarlo. A continuación, el documento se mueve a la carpeta Planes aprobados.
Muchas características avanzadas de flujo de trabajo se incluyen en este flujo de trabajo, como la asignación de valores de token, la edición de tokens, la iteración a través de cada valor en un campo de varios valores y el uso de la característica de recuento de iteraciones de la actividad Repetir.
Obtenga más información sobre las plantillas de flujo de trabajo.
Cómo funciona
- Una actividad Buscar entrada genera una dirección URL para el documento en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
- Una actividad Mover entrada mueve el documento a la carpeta "Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba" , Investigación y desarrollo, Planes propuestos.
- Una actividad Recuperar valores de campo recupera todos los valores del campo denominado "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo." Además de necesitar los valores de campo para enviar correos electrónicos, el flujo de trabajo también necesita saber cuántos valores hay en el campo.
- La actividad Asignar valores de token crea un token, denominado Cuenta de correo electrónico original, a partir del token "Plantillas de flujo de trabajo: Dirección de correo electrónico del equipo" aplicando una serie de funciones al token para obtener el número de direcciones de correo electrónico. (Se puede acceder a las funciones haciendo clic en un token y seleccionando Aplicar función.) En primer lugar, los campos duplicados y vacíos se quitan del token. A continuación, la función Count reemplaza el token por el número de valores del token en lugar de los propios valores.
- Después de recuperar esta información inicial sobre el campo "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo", una actividad For Each Value pasa por cada valor del token original (no el token editado), les envía un correo electrónico a cada dirección de correo electrónico, alertando al destinatario de que el documento ha cambiado. El correo electrónico incluye una lista de todas las direcciones de correo electrónico en el campo "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo". Observe cómo el token "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico de equipo" tiene una sintaxis diferente en el correo electrónico en comparación con el cuadro Para las propiedades de actividad Para cada valor. La sintaxis indica que el token se edita para que devuelva cada valor en una línea independiente. Puede editar un token haciendo clic en él y seleccionando Aplicar índice.)
- Una actividad Asignar valores de campo borra los valores del campo Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico de equipo.
- Una actividad Repeat garantiza que el documento obtenga el mismo número de direcciones de correo electrónico que tenía antes. Dentro de la actividad Repetir:
- Una actividad Esperar cambio de entrada espera hasta que cambie el campo "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo".
- A continuación, una actividad Recuperar valores de campo recupera los nuevos valores en el campo "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo".
- Con las mismas funciones de edición que se usan para obtener el número inicial de firmas en el campo, una actividad Asignar valores de token crea un token que tiene el número actual de direcciones de correo electrónico en el campo.
- A continuación, la actividad Repetir comprueba si el número actual de direcciones de correo electrónico %(Current Email Count) es igual al número original de direcciones de correo electrónico %(Recuento de correo electrónico original). Si lo hace, una actividad Mover entrada la mueve a la carpeta Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba, Investigación y desarrollo, Archivo y Planes aprobados. Si no es así, las actividades dentro de la actividad Repeat se ejecutan de nuevo.
Para ejecutar esta plantilla de flujo de trabajo en el entorno de prueba proporcionado
- Asegúrese de que el evento de inicio WT- Notify Project Team está habilitado.
- Vaya a la página Condición en Iniciar eventos.
- Seleccione el evento de inicio y haga clic en Habilitar en la parte superior derecha.
- En el repositorio de Laserfiche, cree una anotación en el documento Plan_D en la carpeta Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba, Investigación y desarrollo, Archivo y Planes aprobados. Asegúrese de que el documento tiene al menos un valor en su campo "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo".
- Busque el documento en la carpeta "Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba" , Investigación y desarrollo, Planes propuestos, agregue valores al campo "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo" y guarde el documento. Una vez que el documento tiene el mismo número de direcciones de correo electrónico que lo hizo originalmente, se moverá a la carpeta Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba, Rearch y Desarrollo, Archivo y Plan aprobado.
Como alternativa, puede probar el flujo de trabajo (omitiendo el evento inicial) con el botón Ejecutar flujo de trabajo en el Diseñador de flujo de trabajo. Puede probar este documento en el Plan_D o Plan_E documentos de la carpeta Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba, Rearch y Desarrollo, Archivo y Plan aprobado. Asegúrese de que el documento tiene al menos un valor en su campo "Plantillas de flujo de trabajo: Direcciones de correo electrónico del equipo".
Ideas para ampliar este flujo de trabajo
Cambie el campo Direcciones de correo electrónico del equipo a un campo "Firma" y haga que los usuarios escriban sus nombres en ese campo (en lugar de sus direcciones de correo electrónico). Cree un modelo de entidad que vincule nombres y direcciones de correo electrónico y use una actividad Ejecutar regla para configurar una consulta de entidad que recupere direcciones de correo electrónico en función de los nombres del campo Firma.
Recuerde volver a publicar el flujo de trabajo una vez que haya realizado todos los cambios deseados.