Está viendo un tema de ayuda de Laserfiche Cloud. Si no está utilizando Laserfiche Cloud, consulte la Guía del usuario de Laserfiche o la Guía de administración de Laserfiche .

Descripción general de las plantillas de flujo de trabajo

Cada plantilla es un flujo de trabajo totalmente funcional que automatiza un proceso común. Algunos se ejecutan en segundo plano para mantener el repositorio organizado y otros impulsan procesos que interactúan con los usuarios.

Descargue las plantillas de flujo de trabajo.

Puede utilizar estas plantillas como:

• Un punto de partida para sus propios flujos de trabajo. Estas plantillas están configuradas para trabajar con los documentos del maletín Plantillas de flujo de trabajo – Entradas de prueba. Puede cambiar las rutas de acceso, los metadatos y otros detalles específicos del repositorio en el flujo de trabajo para que se ejecuten con la configuración del repositorio.
• Herramientas prácticas de aprendizaje. Las plantillas muestran conceptos comunes de flujo de trabajo y combinaciones de actividades. Examine las actividades de las plantillas y, a continuación, ejecute las plantillas para ver cómo funcionan las actividades. Realice pequeños cambios en las plantillas, vuelva a publicarlas y observe cómo afectan los cambios a las acciones de los flujos de trabajo.
• Un punto de entrada a otros recursos de ayuda de flujo de trabajo. Cada actividad y opción en Flujo de trabajo está completamente documentada en los archivos de ayuda en línea.

Las plantillas se ejecutarán con una configuración mínima o ninguna configuración adicional en las carpetas del maletín. Si importa las plantillas sin el maletín adjunto, tenga en cuenta que debe configurar manualmente las rutas de acceso, los metadatos y los eventos de inicio antes de que los flujos de trabajo se ejecuten correctamente en el repositorio. Se recomienda importar el maletín y ejecutar las plantillas al menos una vez para hacerse una idea de cómo funcionan antes de configurarlas para que funcionen con sus entradas y metadatos específicos.

Importación de maletines Laserfiche y plantillas de flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo están configuradas para ejecutarse con las entradas y metadatos contenidos en el maletín Plantillas de flujo de trabajo – Entradas de prueba. Aunque puede editar las plantillas de flujo de trabajo para que se ejecuten en cualquier configuración del repositorio, se recomienda probarlas primero con las entradas y los metadatos del maletín antes de editarlos para que se ajusten a su configuración.

Requisitos

Antes de utilizar plantillas de flujo de trabajo, debe poder iniciar sesión en el repositorio como un usuario que tiene los siguientes derechos sobre las entradas de la carpeta Plantillas de flujo de trabajo – Entradas de prueba: el derecho Importar característica y los derechos de acceso de entrada Examinar, Leer, Escribir metadatos, Anotar, Crear documentos y Crear carpetas. Obtenga más información sobre la seguridad de Laserfiche.

Importación del maletín Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba

Las plantillas de flujo de trabajo vienen con un maletín Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba lleno de carpetas, documentos y metadatos de Laserfiche. Este maletín funciona como un entorno de prueba en miniatura, lo que le permite ejecutar plantillas de flujo de trabajo y ver cómo interactúan con entradas, metadatos y usuarios de Laserfiche sin interferir con su entorno de producción.

Nota: Importación del maletín Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba importará una plantilla Laserfiche, denominada Plantillas de flujo de trabajo, y sus campos correspondientes. Los campos se nombran según el formato: Plantillas de flujo de trabajo: Nombre de campo. Si lo desea, puede ocultar esta plantilla a otros usuarios mediante derechos de acceso aplantillas.

Para importar el maletín Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba

1. Abra el repositorio de Laserfiche.
2. Vaya al maletín Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba en el paquete Plantillas de flujo de trabajo que descargó del sitio de soporte .
3. Arrastre el maletín al nivel raíz del repositorio.

Importante:Si importa el maletín en una subcarpeta, deberá cambiar las rutas de acceso en las plantillas de flujo de trabajo e iniciar eventos para que se ejecuten las plantillas de flujo de trabajo.

4. En el cuadro de diálogo Importar maletín, haga clic en Aceptar .
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de selección de plantilla informándolo de que se creará la plantilla Plantillas de flujo de trabajo en el repositorio. Haga clic en Aceptar.
6. Una vez completada la importación, el maletín Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba está listo para que se ejecuten los flujos de trabajo.
7. Configurar la seguridad en la carpeta Plantillas de flujo de trabajo – Entradas de prueba. Si desea trabajar con las plantillas sin interferencia de otros usuarios, es posible que solo desee darse acceso a esta parte del repositorio. Obtenga más información sobre la seguridad de Laserfiche.

Importación de las plantillas de flujo de trabajo

Después de importar las plantillas de flujo de trabajo, estarán listas para interactuar con las entradas importadas en el repositorio de Laserfiche desde el maletín Plantillas de flujo de trabajo - Entradas de prueba.

Para importar las plantillas de flujo de trabajo

1. Abra Flujos de trabajo en Automatización de procesos.
2. En la página Administrar, haga clic en el botón Importar situado junto a Nuevo .
3. Haga clic en Elegir archivo y busque el archivo.wfi que desea importar desde el paquete que descargó del sitio de soporte. Haga clic en Abriry, a continuación, haga clic en Siguiente.
4. En el paso Actualizar perfiles de conexión, seleccione el repositorio. Haga clic en Siguiente.
5. En el paso Actualizar eventos de inicio de condición, seleccione las casillas de verificación de la derecha para habilitar los eventos. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso Actualizar repositorios de eventos iniciales, seleccione todos los eventos de inicio y use el menú desplegable en la parte inferior de la página para seleccionar el repositorio. Haga clic en Aplicar y, a continuación, en Siguiente.
7. En el paso Actualizar eventos iniciales del temporizador, active la casilla de verificación situada a la derecha para habilitar el evento WT - Aprobación programada. Haga clic enSiguiente.
8. En el paso Actualizar repositorios de eventos de inicio, seleccione el repositorio. Haga clic en Siguiente.
9. El paso Flujos de trabajo para importar enumera cada flujo de trabajo que se va a importar y las opciones de publicación para cada uno. Seleccione las casillas de verificación de la derecha para publicar los flujos de trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
10. Confirme la información en el Resumen de importacióny, a continuación, haga clic en Finalizar para completar la importación.
11. Las plantillas se mostrarán, junto con cualquiera de los flujos de trabajo actuales en la página Administrar. Al seleccionar el flujo de trabajo, puede ver sus eventos iniciales en el panel de la derecha. El esquema de nomenclatura para los eventos de inicio es "WT - [Nombre de regla]."
12. Ahora está listo para trabajar con las plantillas de flujo de trabajo.

Uso de las plantillas

Los flujos de trabajo de plantilla interactúan con las entradas de la carpeta Plantillas de flujo de trabajo – Entradas de prueba del repositorio. Asegúrese de que el maletín y las plantillas se han importado correctamente antes de interactuar con las plantillas de flujo de trabajo.

Obtenga más información sobre el uso de plantillas individuales aquí:

• Aprobar o denegar plantilla
• Crear plantilla de acceso directo
• Entrada de correo electrónico que se creó o cambió la plantilla
• Plantilla de sincronización de metadatos
• Notificar plantilla de equipo de proyecto
• Cambiar el nombre y mover plantilla
• Repetir ruta para plantilla de aprobación
• Plantilla de aprobación de programación

Si desea personalizar las plantillas para su propio uso, tendrá que editarlas para reflejar sus necesidades específicas de proceso de negocio. Estos son los consejos que debe tener en cuenta al convertir una plantilla en un flujo de trabajo de producción:

• Defina y plantee su proceso empresarial antes de crear un flujo de trabajo. Asegúrese de que todos los que participan en el proceso estén a bordo de la automatización propuesta. Además, asigne todos los detalles y excepciones que deben tenerse en cuenta en el proceso. La ejecución de flujos de trabajo que no se ajustan a las expectativas de las personas involucradas solo crea confusión y frustración. Para obtener más información sobre cómo asignar el proceso, consulte el documento técnico Definición y diagramación de procesos empresariales en el sitio de soporte de Laserfiche.
• Configure las actividades para utilizar los metadatos y la estructura de carpetas del repositorio. Seleccione cada actividad y, en el panel de propiedades, examine el repositorio para seleccionar los campos, plantillas, etiquetas y rutas que se ajusten a sus necesidades específicas.

Cambiar el nombre y volver a publicar

Después de realizar todos los cambios deseados en la plantilla, cambie el nombre del flujo de trabajo y publíquelo como un nuevo flujo de trabajo. Puede adjuntar la condición y programar eventos de inicio de la plantilla al flujo de trabajo recién creado, o puede crear sus propios eventos de inicio.