Todo lo contenido en una serie de discos en un repositorio Laserfiche se considera parte de Laserfiche Records Management.
La administración de registros también incluye definiciones para programaciones de retención, instrucciones de corte, eventos, definiciones de ciclo y ubicaciones que se pueden aplicar a los registros. Consulte Administración de administración de registros para obtener más información.
Consulte también Creación de series de registros, carpetas de registros yregistros, localización y visualización de información de administración de registrosy realización de acciones de administración de registros.
Una serie de registros es el nivel más alto de organización en la gestión de registros. Es un tipo de carpeta que se puede crear dentro de la carpeta raíz del repositorio o dentro de otra serie de registros. (Las series de registros solo se pueden crear dentro de otras series de registros si no hay carpetas de registros ya creadas dentro de la serie.) Se le debe asignar el privilegio Administración de registros para crear series de registros.
Las carpetas de registros contienen grupos de registros que normalmente se rigen por el mismo conjunto de instrucciones del ciclo de vida y se encuentran en la misma etapa de su ciclo de vida. Esto significa que los registros de una carpeta de registros suelen seguir el mismo conjunto de instrucciones de administración de registros, lo que permite a los administradores de registros realizar acciones de administración de registros, como el límite o la disposición final, en el nivel de carpeta de registros en lugar de en cada registro individual. Las carpetas de registros se pueden crear dentro de series de registros o dentro de otras carpetas de registros.
Se recomienda realizar acciones de administración de registros en el nivel de carpeta de registros; sin embargo, es importante tener en cuenta que si los registros individuales tienen retenciones no continuarán a través del ciclo de vida con el resto de los registros en su carpeta de registros. Además, si las propiedades de registro se establecen en el nivel de registro y si las acciones de administración de registros se realizan en registros individuales, esos registros se moverán a través de su ciclo de vida por separado del resto de los registros de su carpeta de registros.
Un registro es un documento individual almacenado en una carpeta de registros. Un registro puede contener datos, metadatos o ambos. En Laserfiche, los registros se agrupan en dos categorías de ciclo de vida: activo e inactivo.
Los registros se crean con las mismas propiedades del ciclo de vida (como instrucciones de corte y programaciones de retención) que su serie de registros principal, por lo que normalmente tendrán las mismas propiedades que su carpeta de registros principal y la serie de registros primarios. (Sin embargo, si se cambian las propiedades de la carpeta o serie de registros primarios, los cambios no se propagarán a los registros secundarios.) Además, normalmente los registros dentro de una carpeta de registros estarán en la misma etapa de su ciclo de vida. Las acciones de administración de registros, como el límite, se realizan generalmente en toda la carpeta de registros.
Hay dos excepciones: en primer lugar, los registros individuales que tienen retenciones en ellos no continuarán a lo largo del ciclo de vida con el resto de los registros en sus carpetas, y en segundo lugar, es posible (aunque poco común) establecer propiedades de registro en registros individuales, o realizar acciones de administración de registros en registros individuales, en cuyo caso esos registros se moverán a través de su ciclo de vida por separado del resto de la carpeta de registros.
Los metadatos de un registro se pueden mantener en el repositorio Laserfiche incluso después de que se haya destruido el registro. Esta opción se configura en la programación de retención del registro.