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Envío de correos electrónicos a Laserfiche desde Microsoft Outlook

Integración de Office es un componente Laserfiche que permite a los usuarios aprovechar las características de Laserfiche cuando se trabaja con archivos de Office en sus aplicaciones nativas de Microsoft Office. Integración de Office le permite guardar archivos de Office directamente en el repositorio desde la cinta de opciones de Office o la barra de herramientas.

Además de sus integraciones con Microsoft Word, Excel y PowerPoint, Office Integration ofrece características especiales para importar correos electrónicos de Microsoft Outlook a Laserfiche. Puede guardar correos electrónicos y archivos adjuntos en Laserfiche manualmente, realizar una importación a una carpeta predeterminada con un solo clic, extraer automáticamente información sobre sus correos electrónicos de sus encabezados y guardarlos en los campos del nuevo documento, y especificar cómo manejar los archivos adjuntos.

Nota:Además de guardar directamente desde una aplicación de Office, también puede importar documentos de Microsoft Office como lo haría con cualquier otro tipo de archivo. Consulte Importación de archivos desde el equipo para obtener más información.

Instalación de la integración de Office

Si nunca ha utilizado Office Integration en la estación de trabajo antes, deberá hacerlo antes de poder guardar documentos en Laserfiche desde Office. Esto se puede hacer abriendo cualquier documento de Microsoft Office en el repositorio. Se le pedirá automáticamente que descargue e instale Office Integration.This guardará un archivo en el equipo, que puede ejecutar para instalar Office Integration. Una vez que haya instalado La integración de Office, es posible que se le pida que cierre las aplicaciones de Microsoft Office que tenga abiertas o que reinicie el equipo. Si no se le pide que lo haga, deberá cerrar y volver a abrir las aplicaciones de Office después de la instalación.

Nota:El envío de mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook a Laserfiche utiliza diferentes opciones que el envío de otros tipos de documentos de Office. Consulte Guardar en Laserfiche desde Microsoft Office. Sin embargo, la misma instalación de integración de Office se usa para ambos, por lo que no es necesario volver a instalar la integración de Office antes de usarla con otras aplicaciones de Office.

Una vez que haya instalado La integración de Office, verá la cinta de opciones o la barra de herramientas de Laserfiche en las aplicaciones de Microsoft Office. Puede acceder a las características de la integración de Office desde esta cinta de opciones o barra de herramientas, incluida la función Guardar en Laserfiche.

Al guardar un documento de Office en Laserfiche, puede configurar metadatos sobre ese documento para categorizarlo o facilitar la búsqueda en el futuro. Consulte Metadatos para obtener más información.

Configuración de las opciones de importación de Outlook

Puede configurar la configuración predeterminada que se usará al importar correos electrónicos desde Microsoft Outlook. Estos se utilizarán para todas las importaciones a una carpeta predeterminada (consulte Importación automática de correos electrónicos seleccionados a una carpetapredeterminada), y también serán los valores predeterminados al almacenar manualmente el correo electrónico en Laserfiche, aunque en ese caso tendrá la oportunidad de editar las propiedades antes de almacenar los correos electrónicos (consulte Importación de correos electrónicos a Laserfiche).

Puede configurar una ubicación predeterminada para los correos electrónicos importados, así como la información de plantilla y campo y la configuración para el control de datos adjuntos. El nombre, la ubicación y la información de campo también se pueden extraer de las propiedades del propio correo electrónico. Por ejemplo, puede almacenar la hora en que se recibió el correo electrónico en un valor de campo, o puede almacenar dinámicamente los correos electrónicos en una carpeta con el nombre del remitente del correo electrónico.

  1. Si aún no está en la sección de administración del repositorio de Laserfiche, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha y seleccione Administración del repositorio.
  2. A la izquierda, seleccione Importación de Outlook.
  3. En la opción Comportamiento predeterminado, determine cómo se controlarán los datos adjuntos. Puede dejarlos en el correo electrónico, eliminarlos y archivarlos como un documento independiente, o almacenarlos tanto en el correo electrónico original como en un documento independiente.
  4. Si ha elegido almacenar archivos adjuntos por separado, seleccione Aplicar campos de correo electrónico a los archivos adjuntos para proporcionar a los archivos adjuntos la misma plantilla y campos que el correo electrónico principal.
  5. En la opción Asociaciones de campos, seleccione una plantilla que se aplicará a los correos electrónicos importados de forma predeterminada. La plantilla de correo electrónico ya se ha agregado y configurado automáticamente, pero puede seleccionar otra plantilla o modificar qué propiedades se almacenan en qué campos.
  6. En la opción Carpeta de importación de correo electrónico predeterminada, especifique la ubicación del repositorio donde se almacenarán los correos electrónicos de forma predeterminada. Se ha configurado una ruta de acceso para usted, pero puede modificar esta ruta de acceso para almacenar correos electrónicos en otro lugar. Puede usar el menú desplegable de tokens para archivar correos electrónicos de forma dinámica. (Por ejemplo, en la ruta de acceso preconfigurada, el token de nombre del remitente se utiliza para almacenar automáticamente los correos electrónicos en una carpeta correspondiente a su remitente.)
  7. Si desea volver a las opciones predeterminadas, haga clic en el botón Borrar en Restablecer .
  8. Cuando haya terminado de configurar las opciones de importación, haga clic en el botón Guardar en la parte superior.

Importación automática de correos electrónicos seleccionados a una carpeta predeterminada

La importación automática de correo electrónico enviará sus correos electrónicos a la carpeta predeterminada especificada en Administración del repositorio, utilizando el nombre del documento y la configuración de plantilla y campo configurada allí. Dado que esta configuración determina cómo se importarán los correos electrónicos, puede importarlos con un solo clic. Si desea configurar cada correo electrónico por separado, consulte Importación de correos electrónicos a Laserfiche, a continuación.

  1. En Microsoft Outlook, abra la cinta de opciones o la barra de herramientas de Laserfiche. (No es necesario que haya iniciado sesión en Laserfiche en su navegador.)
  2. Seleccione uno o más correos electrónicos para importar.
  3. Haga clic en Guardar en carpeta predeterminada.

Importación de correos electrónicos a Laserfiche

Al importar manualmente el correo electrónico, puede configurar las propiedades de cada nuevo documento por separado. De forma predeterminada, se usará la configuración que configuró para las opciones de importación de Outlook, pero puede comprobar cada una de ellas y realizar cambios antes de almacenar el correo electrónico. Si desea utilizar las opciones predeterminadas para todos los correos electrónicos del lote, puede hacerlo más rápidamente guardando en una carpeta predeterminada; consulte Importación automática de correos electrónicos seleccionados a una carpetapredeterminada, arriba.

  1. En Microsoft Outlook, abra la cinta de opciones o la barra de herramientas de Laserfiche. (No es necesario que haya iniciado sesión en Laserfiche en su navegador.)
  2. Seleccione uno o más correos electrónicos para importar.
  3. Haga clic en Guardar en Laserfiche.
  4. Si aún no ha trabajado con un documento de Office mediante la integración de Office, se le pedirá que proporcione la dirección URL de Laserfiche. Escriba o pegue la dirección URL del repositorio en el cuadro y haga clic en Aceptar.
  5. Se le pedirá que inicie sesión. Proporcione su nombre de usuario y contraseña y haga clic en Aceptar.
  6. En la ficha General, puede especificar un nuevo nombre para el documento, escriba un nombre en la opción Nombre del documento. (De forma predeterminada, se utilizará el asunto del correo electrónico.)
  7. Vaya a la carpeta del repositorio donde desea guardar los correos electrónicos.
  8. En la pestaña Campos, puede modificar la plantilla y la información de campo del nuevo documento. Consulte Campos para obtener más información.
  9. Si el correo electrónico tiene archivos adjuntos, se mostrará la pestaña Adjuntos. Configure lo siguiente:
  10. En la pestaña Etiquetas, puede agregar etiquetas al documento. Consulte Etiquetas para obtener más información.
  11. Opcional:Si va a importar varios correos electrónicos a la vez, puede seleccionar Aplicar estas propiedades a todas las entradas importadas en estelote. Esto le permite importar varios correos electrónicos sin tener que configurar cada uno individualmente.
  12. Haga clic en Aceptar para guardar suscorreos electrónicos en Laserfiche.

Importación de archivos adjuntos a Laserfiche

  1. En Microsoft Outlook, abra la cinta de opciones o la barra de herramientas de Laserfiche. (No es necesario que haya iniciado sesión en Laserfiche en su navegador.)
  2. Seleccione uno o más correos electrónicos con archivos adjuntos que desee.
  3. Haga clic en Guardar archivos adjuntos en Laserfiche.
  4. Se le proporcionará una lista de todos los archivos adjuntos en el correo electrónico o correos electrónicos seleccionados. Anule la selección de los archivos adjuntos que no desee importar y haga clic en Aceptar.
  5. Si aún no ha trabajado con un documento de Office mediante la integración de Office, se le pedirá que proporcione la dirección URL de Laserfiche. Escriba o pegue la dirección URL del repositorio en el cuadro y haga clic en Aceptar.
  6. Se le pedirá que inicie sesión. Proporcione su nombre de usuario y contraseña y haga clic en Aceptar.
  7. En la ficha General, puede especificar un nuevo nombre para el documento, escriba un nombre en la opción Nombre del documento. (De forma predeterminada, se utilizará el nombre de archivo del archivo adjunto.)
  8. Vaya a la carpeta del repositorio donde desea guardar los correos electrónicos.
  9. En la pestaña Campos, puede modificar la plantilla y la información de campo del nuevo documento. Consulte Campos para obtener más información.
  10. En la pestaña Etiquetas, puede agregar etiquetas al documento. Consulte Etiquetas para obtener más información.
  11. Opcional:Si va a importar varios correos electrónicos a la vez, puede seleccionar Aplicar estas propiedades a todas las entradas importadas en estelote. Esto le permite importar varios correos electrónicos sin tener que configurar cada uno individualmente.
  12. Haga clic en Aceptar para guardar los archivosadjuntos en Laserfiche.